Tarjouskilpailu on huippu-urheilua: Näin Christian Martinsen työskentelee julkisten hankintojen parissa

Christian Martinsen johtaa konsulttiyritystä Bonka Commercial Management ja on työskennellyt julkisten hankintojen parissa toimittajan näkökulmasta vuodesta 1990. Istuimme alas hänen kanssaan käydäksemme läpi hyvin käytännönläheisen prosessin: siitä hetkestä, kun ensimmäinen hälytys kilahtaa aamulla, siihen, kun valmis tarjousluonnos on kasassa. Katso koko läpikäynti tästä:

Kolme sääntöä hyvään tarjoustyöhön

Ennen kuin sukellamme työkaluihin, kannattaa ottaa mukaan Christianin kolme perussääntöä. Ne ovat yksinkertaisia, mutta useimmat tarjouksia häviävät rikkovat vähintään yhtä niistä.

1. Vastaa siihen, mitä asiakas pyytää. Se kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta se on julkisten hankintojen ykkössääntö. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöön, ei kertoa omaa tarinaasi.

2. Tarjouskilpailu on huippu-urheilua. Harjoittele sitä. Tarjousten voittaminen on taito, jonka rakennat ajan myötä, ei jotain, jonka improvisoit kasaan deadlinen lähestyessä.

3. Aloita ajoissa. ”Olen itse kunniajäsen Loppukirin Ystävät -kerhossa”, Christian myöntää virnistäen, viitaten niihin, jotka aloittavat vasta viime tipassa. Hän tietää, millaista on aloittaa viikkoa ennen deadlinea: hirveän stressaavaa, ja menetät kokonaiskuvan. Juuri tässä tekoälyn tuki astuu kuvaan. Saat ensimmäisen luonnoksen heti ja käytät loppuajan siihen, mikä tosiasiassa ratkaisee kilpailun, eli laadunvarmistukseen.

Tarjouspäivä alkaa kello seitsemän

Christianilla päivä alkaa puhelimesta. Joka aamu kello seitsemän kilahtaa sisään tarjoushälytys Cobriefilta. Hän silmäilee sen nopeasti läpi nähdäkseen, onko jokin tulessa, ja istuu sitten alas pisteytyslistan ääreen.

Parhaiten sopivat kilpailut ovat ylimpänä. Osumatarkkuutta ohjaavat hänen syöttämänsä CPV-koodit ja avainsanat, ja nurkassa oleva osumaprosentti kertoo, kuinka hyvin kukin kilpailu vastaa hänen profiiliaan. Jos hän löytää jotain kiinnostavaa, hän laittaa sen suoraan arviointikansioon.

Hälytyksestä arvioon minuuteissa

Päivän esimerkki on puitesopimus, jonka Kriminalomsorgsdirektoratet (Norjan rikosseuraamuslaitos) julkaisi 18. toukokuuta, ja sen kehys on 620 miljoonaa kruunua. ”Tässä on rahaa tienattavana”, Christian toteaa.

Asiakirjat haetaan suoraan kilpailun toteutusjärjestelmästä ja ladataan sekunneissa. Cobrief antaa heti laajennetun arvion päälle: mistä sopimuksesta on kyse, mikä asiakas, mikä arvo ja mitkä vertailuperusteet pätevät. Alempana ovat soveltuvuusvaatimukset ja tärkeimmät sopimusehdot tiiviisti koottuina.

Omat arviointikriteerit

Tähän Christian ei pysähdy vakioanalyysiin. Hän on rakentanut Cobriefiin omat arviointikriteerinsä, jotka perustuvat kysymyksiin, joihin hän tarvitsee vastaukset joka ikinen kerta.

Ylimpänä on yksinkertainen strategia-analyysi: kuinka suuri osuus puitesopimuksesta on oikeastaan IT-hankintoja? Sopimuksessa on kuusi rinnakkaista osa-aluetta, ja tekoäly laskee jakauman hänen syöttämiensä ohjeiden perusteella. ”Kun tämän saa eteen, pam, juuri siinä hetkessä, se on valtavan iso juttu”, hän sanoo.

Toinen kysymys koskee rankkausmekanismia. Tämä on rinnakkainen puitesopimus, jossa on kahdesta kuuteen toimittajaa, ja se, joka rankataan ykköseksi, voi saada joukon suoria sopimuksia ilman uutta kilpailutusta. Toisin sanoen: ykköseksi pääseminen kannattaa. Se lukee asiakirjassa, mutta Christianin ohjeet nostavat sen esiin selkokielellä, viittauksilla, jotka vievät suoraan oikeaan kohtaan.

Lopuksi hän ajaa go/no-go-analyysin. Tekoäly päätyy ehdolliseen go-ratkaisuun: sopimus on houkutteleva, mutta tietyin ehdoin. Heillä pitää olla riittävästi CV-kapasiteettia, heidän pitää onnistua hinnoittelemaan tarjous oikein ja kestävästi suhteessa voittomahdollisuuksiin, ja heidän pitää käsitellä tietyt tietosuojaelementit. Suositeltu seuraava askel on koota bid-tiimi, käynnistää CV-keruu ja priorisoida, mitä osa-alueita kohti lähdetään.

Päätöksestä tarjousluonnokseen

Kun päätös on tehty, on aika aloittaa itse tarjous, ja kuten Christian alussa sanoi: saa ensimmäinen versio ylös ajoissa.

Cobrief pystyttää tarjoussuunnitelman automaattisesti. Tarjouspäällikkönä Christian jakaa tehtävät tiimille ja asettaa määräajat. Sen jälkeen hän menee tarjoustilaan, jossa ylimpänä oleva tekoälyohje ottaa käyttöön kaiken, mitä hän on jo syöttänyt: CV:t (jotka voidaan myös hakea automaattisesti Flowcasesta), referenssit, prosessikuvaukset, verotodistuksen, ISO-sertifikaatit ja muut muodolliset asiakirjat, koottuna tietopankkiin.

Lopputulos on, että hän voi saada ensimmäisen luonnoksen ylös muutamassa minuutissa ilmoituksen julkaisemisen jälkeen. Cobrief on poiminut tarjoussuunnitelman tehtäviin parhaiten sopivat CV:t, ja tekoäly on vastannut tehtäviin. Siitä hän jatkaa työskentelyä täydessä editorissa: muokkaa, lisää osioita ja muotoilee. Jos asiakas tuo oman mallipohjansa, hän lataa sen ja saa sen valmiiksi täytettynä, hinnat osa-alueittain ja konsulttiyhteenveto mukana. Kun kaikki on valmista, hän vie koko projektin valmiiksi tiedostoiksi.

Viimeinen tarkistuspiste tekoälyagentin kanssa

Lopuksi Cobriefilla on pieni easter egg: tekoälyagentti, jolle voit esittää kysymyksiä. Christian kysyy suoraan: ”Onko kaikkiin tehtäviin vastattu?”

Vastaus on hyödyllinen. Itse vastaukset ja täytettävät mallipohjat ovat valmiina, mutta jotkin muodolliset asiakirjat puuttuvat yhä, muun muassa tuore verotodistus ja päivitetty luottotietoarvio. Juuri sellaisia yksityiskohtia, jotka on helppo unohtaa, ja kallista unohtaa.

Käsityö ratkaisee yhä

Se, mitä Christian havainnollistaa, ei ole se, että tekoäly tekisi työn puolestasi. Se on se, että tekoäly poistaa ajanvarkaat, jotta voit aloittaa ajoissa ja käyttää aikasi siihen, mikä tosiasiassa voittaa kilpailuja. Kuten hän on aiemmin sanonut: tekoäly voi auttaa sinua kirjoittamaan tarjouksen, mutta se ei voi voittaa kilpailua puolestasi.

Christian Martinsen on Bonka Commercial Managementin (BCM) toimitusjohtaja ja neuvonantaja yrityksille, jotka haluavat mukaan julkisten hankintojen markkinoille.