¿Deberían las pequeñas empresas presentarse a licitaciones públicas?

"Las licitaciones son sobre todo para los grandes." Es una de las razones más habituales que dan las pequeñas empresas para no participar en una licitación pública. Pero esa imagen se sostiene peor de lo que muchos creen. Aquí repasamos cuatro de los mitos más extendidos y vemos qué se aplica en realidad.

Mito 1: "Hay demasiado papeleo"

El papeleo ha sido una barrera real, y precisamente por eso se cambió la normativa. El Documento Europeo Único de Contratación (DEUC) hace que no tengas que presentar todos los certificados de entrada. Primero declaras que cumples los requisitos, y por regla general solo el adjudicatario tiene que documentarlo todo al final. La barrera para participar es más baja que antes.

Mito 2: "Los contratos son demasiado grandes para nosotros"

Los contratos grandes existen, pero no tienen por qué licitarse como un único paquete. En los contratos por encima de los umbrales de contratación, el órgano de contratación tiene la obligación de valorar la división del contrato en lotes más pequeños, entre otras cosas para que puedan participar proveedores más pequeños. Si decide no dividirlo, debe justificarlo. La regla procede de la directiva europea de contratación pública (2014/24/UE, artículo 46) y en España está recogida en la LCSP. Esto significa que, más a menudo que antes, puedes presentar oferta a una parte que sí puedes asumir.

Mito 3: "Los de siempre ganan igualmente"

Es cierto que algunos proveedores ganan con frecuencia. Pero el órgano de contratación debe elegir la oferta según los criterios de adjudicación fijados, no según quién sea más grande o más conocido. Si eres bueno en un subcriterio que pesa mucho, puedes ganar a una empresa mayor. La presencia local, la flexibilidad y la especialización suelen ser ventajas de las pequeñas empresas.

Mito 4: "Nuestra empresa es demasiado joven para cualificar"

Muchas licitaciones establecen requisitos de solvencia sobre experiencia, por ejemplo que el licitador haya ejecutado un número determinado de entregas similares o haya trabajado en un ámbito un número determinado de años. Para una empresa de reciente creación puede parecer una puerta cerrada: la empresa no tiene el histórico, aunque las personas que la forman lleven años trabajando en el sector.

Pero la fecha de constitución de la empresa y el conocimiento que hay dentro son dos cosas distintas, y la normativa es menos categórica de lo que muchos creen. La directiva permite al órgano de contratación exigir prueba de la formación y las cualificaciones profesionales de las personas que van a ejecutar realmente el trabajo, no solo de la empresa como persona jurídica. Además, los requisitos de solvencia deben ser proporcionados, es decir, no más estrictos de lo que exige el contrato.

Noruega ofrece un ejemplo útil. La autoridad noruega de compras públicas DFØ señala en su guía para la compra de servicios de consultoría que los proveedores de reciente creación pueden acreditar la experiencia necesaria remitiéndose a la experiencia que las personas o los recursos ofertados hayan adquirido al servicio de terceros distintos del proveedor. DFØ también recomienda a los compradores que la experiencia de los empleados cuente tanto como la de la propia empresa, ya que de lo contrario los requisitos de experiencia pueden dejar fuera a las empresas nuevas. El órgano noruego de recursos en contratación pública, KOFA, ha valorado exactamente esto. En el asunto 2023/1152 el proveedor elegido era una empresa relativamente nueva, y el órgano partió de que un requisito de solvencia basado en la experiencia no impide dar peso a la experiencia que los empleados hayan adquirido en otros sitios. Las resoluciones noruegas no vinculan a los órganos de contratación españoles, pero se apoyan en reglas de la misma directiva.

Esto no significa que todo valga. El órgano de contratación puede seguir exigiendo experiencia de la propia empresa, y cada licitación hay que leerla en concreto. Pero sí significa que una empresa joven con gente experimentada está sin opciones menos veces de lo que la lista de requisitos puede dar a entender. Nuestro consejo: documenta de forma concreta la experiencia de tus personas clave (currículos y proyectos de referencia de empleadores anteriores) y, si el requisito está redactado como experiencia absoluta de la empresa, plantea la pregunta al órgano de contratación antes del plazo de consultas: ¿puede la experiencia de las personas clave ofertadas cumplir el requisito? La pregunta no cuesta nada, y la respuesta pasa a formar parte de los pliegos para todos.

La UE va en la misma dirección

Esto no es una peculiaridad nacional. La UE trabaja activamente para dar entrada a las pequeñas y medianas empresas, entre otras vías mediante la división en lotes y menos documentación en la primera ronda. El planteamiento de este artículo sirve igual de bien para un proveedor que quiera presentarse en otros países de Europa.

Qué deberías hacer

Si te reconoces en alguno de los mitos, no hay motivo para esperar a la ocasión perfecta. Así puedes empezar:

• Mira qué se licita de verdad en tu sector. Busca en Cobrief lo que ofrecéis. A mucha gente le sorprende cuántas licitaciones hay en su propio sector y su región. Configura alertas de licitaciones y así no tendrás que revisarlo manualmente.
• Lee los requisitos antes de dedicar tiempo a la oferta. Repasa pronto el anuncio de licitación y los requisitos de solvencia. ¿Los cumplís, o puede contar la experiencia de vuestros empleados, como hemos descrito arriba? Si algo no está claro, pregunta al órgano de contratación antes del plazo.
• Busca los lotes. No hace falta asumir toda la entrega. Si la licitación está dividida, podéis ofertar la parte que podéis asumir.
• Empieza por lo pequeño. Elige una licitación menor como primer intento. El objetivo de la primera es tanto aprender el proceso como ganar.

Para terminar

Las licitaciones públicas no están reservadas a las grandes empresas. Al contrario, la normativa está construida para dar entrada a más proveedores: documentación más sencilla en la primera ronda, división en lotes y requisitos de solvencia que deben guardar proporción con el contrato. La mayor barrera suele ser la creencia de que esto no es para nosotros.

En Cobrief hablamos encantados sobre cómo una empresa pequeña puede empezar con las licitaciones públicas.