Cómo elegir la herramienta de IA adecuada para el trabajo de licitaciones

El mercado de herramientas de IA para el trabajo de licitaciones ha crecido rápido en los últimos años. Para los responsables de compras y de adquisiciones en una empresa proveedora, la elección de herramienta es una decisión estratégica que afecta tanto a los datos que manejáis, como a cómo trabaja el equipo y a cómo respondéis a los requisitos de compradores y normativa.

Lo que vemos en los proveedores con los que hablamos es que los que han elegido bien han hecho algunas preguntas concretas antes de decidir. Y los que han elegido mal a menudo no las han hecho. Esta es la lista que solemos recomendar.

Qué está en juego al elegir una herramienta de IA

Los documentos de licitación y oferta de la empresa contienen a menudo información sensible: soluciones técnicas, estrategias de precio, referencias, medidas de seguridad. Lo que metéis en una herramienta de IA será manejado por un tercero de una forma u otra. Si ese tratamiento no está bien pensado, podéis acabar compartiendo secretos comerciales o incumpliendo normativa a la que estáis obligados.

Además, la elección es a largo plazo. Una herramienta de IA se convierte rápidamente en parte central del flujo de trabajo, y puede ser costoso y pesado cambiarla al cabo de uno o dos años. Por eso compensa dedicar tiempo a la valoración previa.

Tratamiento de datos: ¿qué pasa con los documentos que subís?

Lo primero que conviene averiguar es qué ocurre con los datos que introducís en la herramienta. Preguntas concretas para hacer al proveedor:

• ¿Dónde se almacenan los datos, geográficamente? ¿Dentro del EEE u otros lugares?
• ¿Quién tiene acceso? ¿Solo vosotros, o también el proveedor de la herramienta? ¿Eventuales terceros?
• ¿Se usan los datos para entrenar modelos de IA, y podéis oponeros a ello?
• ¿Cuánto tiempo se guardan los datos, y qué pasa si terminamos el contrato?
• ¿Quién es propietario de las respuestas y documentos que se producen?

Hay una diferencia entre un proveedor que almacena todo en Europa y garantiza que los datos no se usan para entrenamiento, y uno que reenvía los datos a proveedores de modelos de lenguaje estadounidenses sin límites claros. Esa diferencia puede ser decisiva para qué podéis usar legalmente la herramienta.

Seguridad y certificaciones

Las certificaciones no son todo, pero son un buen indicador de seriedad. Comprobad si el proveedor tiene ISO 27001 (gestión de seguridad de la información) o equivalente, y cómo gestiona el cumplimiento del RGPD. Pedid una página de Trust Center u otra documentación de seguridad, y leedla.

Preguntas que aportan información más allá de las certificaciones:

• ¿Cuál es el procedimiento ante una posible brecha de seguridad?
• ¿Cómo se gestionan los accesos internamente en el proveedor?
• ¿Se cifran los datos tanto en tránsito como en reposo?

Para un ejemplo de cómo un proveedor de IA puede documentar esto, podéis ver el Trust Center de Cobrief. Es una buena ilustración del tipo de transparencia que deberíais esperar de los proveedores que estéis valorando.

Anclaje técnico: ¿está la herramienta construida para licitaciones?

Un chatbot general (por ejemplo ChatGPT) puede responder a mucho, pero eso no significa que esté anclado en profundidad en el mundo de las licitaciones. Hay una gran diferencia entre una herramienta construida para contratación pública y otra que es un chatbot con un filtro de licitaciones encima.

Preguntad concreto:

• ¿Cuántas empresas proveedoras usan la herramienta para licitaciones públicas?
• ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor de IA trabajando específicamente con licitaciones?
• ¿Entiende la herramienta la normativa europea de contratación (Directiva 2014/24/UE) y, cuando aplica, las leyes nacionales como la LCSP en España, GWB/VgV en Alemania o la ley de contratación pública noruega?
• ¿Podéis ver una demo con unos pliegos de contratación reales de vuestro sector?

Una herramienta construida para licitaciones conoce el lenguaje, la estructura de requisitos y los patrones documentales. Una herramienta general tiene que ser enseñada por vosotros mismos cada vez.

Alucinaciones y control de calidad

Todos los modelos de IA pueden inventar cosas que no son ciertas. La pregunta es qué ha hecho el proveedor para reducir el riesgo. Es lo que deberíais pedir que os enseñen en concreto.

• ¿La herramienta trabaja siempre contra una base de conocimiento, o puede generar libremente?
• ¿Cita las fuentes, para que podáis verificar lo que dice?
• ¿Tiene pasos de control de calidad integrados que comprueben cosas como cobertura de requisitos, hechos y estructura?

Un gestor de licitaciones con IA dedicado con una base de conocimiento ancla la IA en los propios documentos, instrucciones y respuestas previas de la empresa. Eso reduce las alucinaciones porque el sistema trabaja contra fuentes reales en lugar de adivinar. El mismo tipo de sistema puede hacer también control de calidad en varias capas, entre otras cosas comprobando que todos los requisitos están cubiertos y que el contenido es coherente. Es el tipo de funcionalidad que deberíais buscar al comparar herramientas.

El enfoque y los valores del proveedor

Una buena herramienta de IA no basta si el proveedor detrás no es fiable. Mirad cómo el proveedor habla de su propio enfoque sobre la IA.

• ¿Son transparentes sobre qué modelos usan, y dónde se ejecutan?
• ¿Se toman en serio la privacidad, o es algo que "ya se arreglará"?
• ¿Cómo gestionan el riesgo de alucinaciones y errores?
• ¿Construyen su producto para resolver un problema real, o para poder llamarse una empresa de IA?

Un ejemplo de cómo un proveedor de IA puede describir su propio enfoque lo encontráis en el artículo Nuestro enfoque sobre la IA. Cubre almacenamiento de datos en Europa, propiedad de los datos, referencias a fuentes y cómo está integrada la IA en el producto. Puede ser una buena plantilla de qué preguntas hacer a los proveedores que evaluéis.

Cómo probar la herramienta antes de decidir

La demo y el periodo de prueba están infravalorados. Es más fácil descubrir las debilidades de una herramienta usándola en un procedimiento real que leyendo un folleto.

Acciones prácticas que podéis hacer:

• Pedid probar la herramienta sobre unos pliegos reales de una oferta anterior o actual
• Comparad cuánto tiempo dedicáis a cada paso frente a lo que dedicáis habitualmente
• Comprobad cuánto tenéis que corregir después de que la IA entregue un borrador
• Pedid clientes de referencia del mismo sector y habladles directamente
• Probad también el soporte y el seguimiento: ¿con qué rapidez recibís respuesta cuando tenéis preguntas?

Lo que buscáis no es una herramienta perfecta. Es una herramienta que encaje con cómo trabajáis realmente, con un proveedor en el que podáis confiar a lo largo del tiempo.

Para cerrar

La elección de una herramienta de IA para el trabajo de licitaciones es una decisión estratégica que afecta a más que a un solo procedimiento. Trata sobre cómo trabaja el equipo, cómo se gestionan los datos y cuánto podéis confiar en lo que sale. Dedicad tiempo a la valoración, haced más preguntas de las que creáis que necesitáis, y hablad con clientes de referencia antes de firmar.

En Cobrief charlamos con gusto sobre qué es importante valorar, aunque no vayáis a elegirnos. Es mejor ayudaros a hacer las preguntas correctas que vender una herramienta que no necesitáis.