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CPV-Codes erklärt: die Codes, die entscheiden, welche Ausschreibungen Sie sehen
CPV-Codes steuern, welche Ausschreibungen Sie finden und über welche Sie benachrichtigt werden. So funktioniert das Codesystem, und das sind die Fehler, durch die gute Chancen Sie nie erreichen.
Viele Anbieter glauben, den vollen Überblick zu haben, weil sie eine Benachrichtigung für Ausschreibungen eingerichtet haben. Doch eine Benachrichtigung ist nie besser als die Codes dahinter. Wer die falschen Codes wählt, sieht die Vergabeverfahren nie, die er hätte gewinnen können. Sie ziehen einfach still vorbei. Hier erklären wir, wie das Codesystem funktioniert und wie Sie Codes wählen, die wirklich treffen.
Was CPV-Codes sind
CPV steht für Common Procurement Vocabulary, das gemeinsame europäische Vokabular für öffentliche Aufträge. Jede Ware, jede Dienstleistung und jede Art von Bauleistung hat ihren eigenen Code, und der öffentliche Auftraggeber versieht die Bekanntmachung mit den Codes, die den Beschaffungsgegenstand beschreiben. Das Codesystem ist in einer eigenen EU-Verordnung festgelegt und gilt in allen EU- und EWR-Staaten.
Genau das sorgt dafür, dass Suche und Benachrichtigung über Landesgrenzen hinweg funktionieren: Der Code für Ihr Fachgebiet ist in TED, im norwegischen Doffin und auf den nationalen Plattformen etwa in Finnland und den Niederlanden exakt derselbe.
Warum es das Codesystem gibt
Stellen Sie sich einen finnischen Auftraggeber vor, der Beratungsleistungen einkaufen will, und einen norwegischen Anbieter, der genau das anbietet. Ohne ein gemeinsames Codesystem müssten sie sich über Freitext in ihrer jeweiligen Sprache finden. CPV-Codes lösen dieses Problem: Der Code ist sprachneutral, sodass eine Bekanntmachung aus Helsinki von Oslo aus gefunden werden kann, ohne dass jemand etwas übersetzt. Die Codes sind schlicht der Klebstoff, der den europäischen Vergabemarkt zusammenhält.
So ist ein Code aufgebaut
Ein CPV-Code besteht aus acht Ziffern plus einer Prüfziffer am Ende. Die Codes sind hierarchisch geordnet: Die ersten beiden Ziffern bezeichnen die Abteilung, und je weiter Sie in der Hierarchie nach unten gehen, desto genauer wird die Beschreibung. Der Code 45000000 umfasst zum Beispiel Bauarbeiten allgemein, während die Codes darunter das Feld immer weiter eingrenzen.
Sie müssen das System nicht auswendig lernen. Wichtig ist, die Logik zu verstehen: Ein Auftraggeber kann dieselbe Beschaffung breit oder eng codieren, deshalb sollten Sie beim Einrichten von Suche und Benachrichtigung mehrere Ebenen abdecken.
Wo viele stolpern
- Zu eng. Eine Benachrichtigung auf einen einzigen Code erfasst nur Ausschreibungen, die genau mit diesem Code versehen sind. Verwendet der Auftraggeber einen Code eine Stufe höher oder tiefer in der Hierarchie, sehen Sie nichts.
- Zu breit. Wer eine ganze Abteilung abonniert, bei dem gehen die relevanten Ausschreibungen im Rauschen unter. Irgendwann lesen Sie die Benachrichtigungen nicht mehr.
- Die Nachbarkategorien vergessen. Auftraggeber sind nicht immer präzise. Eine Dienstleistung kann mit einem verwandten Code versehen sein, an den Sie nicht gedacht haben.
- Einmal einrichten und vergessen. Ihr Angebot entwickelt sich weiter, und Ihre Codes sollten das auch tun.
So wählen Sie Codes, die treffen
Beginnen Sie in der Praxis, nicht in der Codeliste: Suchen Sie sich einige Bekanntmachungen heraus, von denen Sie wissen, dass sie für Sie relevant waren, und sehen Sie nach, welche Codes die Auftraggeber tatsächlich verwendet haben. Das verrät mehr als das Blättern im Codesystem. Wählen Sie dann einen Kern präziser Codes und ergänzen Sie die Ebene darüber sowie die nächsten Nachbarkategorien. Justieren Sie nach einigen Wochen nach: Bekommen Sie zu viel Rauschen, grenzen Sie ein. Wird es zu still, erweitern Sie. Und wenn Sie Ihre Ausschreibungsbenachrichtigung einrichten, denken Sie daran, dass dieselben Codes in ganz Europa gelten. Die Arbeit, die Sie einmal erledigen, öffnet Ihnen alle Märkte.
Kurz zusammengefasst
CPV-Codes entscheiden, welche Ausschreibungen Sie erreichen. Nutzen Sie Bekanntmachungen, die Sie kennen, als Lösungsschlüssel, decken Sie mehrere Ebenen der Hierarchie ab und justieren Sie mit der Zeit nach. Wir bei Cobrief helfen Ihnen gern, die Codes zu finden, die zu Ihrem Fachgebiet passen. Das dauert selten länger als eine Tasse Kaffee.