Så behåller Compass Group full kontroll över 300 upphandlingar per år

Varje år svarar Compass Group och städdivisionen Eir Renhold på över 300 upphandlingar. Från personalmatsalar på militära baser till städtjänster i några av landets största kontorsbyggnader, och från offshore-catering till fullständig facility management. Med ungefär 10 000 anställda fördelade på över 630 platser och en samlad omsättning på nästan 10 miljarder NOK är detta en av Norges mest heltäckande FM-koncerner.

Bakom den imponerande upphandlingsportföljen finns bland andra Henriette Haugsnes, planerings- och upphandlingschef på Eir Renhold, och Marcelle Mauritzson, bid manager för food-divisionen på Compass Group. Eir Renhold svarar ensamma på över 120 städupphandlingar per år, och på koncernnivå är totalen 300 till 350 svar.

Det innebär att teamen lämnar in anbud nästan varje dag.

Högre risk att missa något i en manuell process

Teamen hade ett välfungerande system: alla upphandlingar som utvärderades registrerades i ett Excel-ark med översikt över status, ansvar och datum. Notiser kom in via e-post från olika portaler och behövde föras över manuellt till listan. Problemet låg ett steg tidigare, i varningssystemet självt.

– Varningssystemet vi använde skickade ibland samma meddelande flera gånger under några dagar, säger Haugsnes. – Då blev man osäker på om någon redan hade fångat upp det, eller om man höll på att starta en parallell process vid sidan av en kollega. Glömde vi att registrera upphandlingen i listan, var den i princip borta. För att se till att vi inte missade något byggde vi upp många extra rutiner som egentligen inte borde ha behövts.

Som börsnoterat bolag, tätt kopplat till en global koncern i Storbritannien, arbetar Compass Group inom strikta ramar för vilka kontrakt som är lönsamma att lägga bud på. Obegränsade skadeståndsskyldigheter, ogynnsamma uppsägningsvillkor och bristfällig prisreglering är alla röda flaggor som kan göra ett anbud olämpligt, oavsett kontraktets storlek.

– Dessa villkor kunde ligga utspridda över hundratals sidor, och att gräva fram dem tog tid vi hellre hade lagt på själva anbudet, säger Haugsnes. – Vi har suttit nästan redo att lämna in, och sedan tvingats att dra tillbaka upphandlingen för att köparen hade orimliga kontraktsvillkor. Det är en sårbar position att befinna sig i.

Full kontroll och snabbare kvalitetsbedömning

Med Cobrief är vardagen en annan. Alla upphandlingsnotiser samlas nu i en och samma plattform, oavsett om de kommer från offentliga upphandlingsportaler eller privata aktörer med egna system. Varje notis visas en gång, med tydligt ägarskap och status.

Ett av Norges mest erfarna upphandlingsteam inom facility management: Marcelle Mauritzson och Henriette Haugsnes på Compass Group.

– Nu sorterar vi snabbt bort det som inte är relevant, och det som är relevant får en ägare direkt. Vi har full kontroll över vad som finns i pipeline och vem som ansvarar för vad, säger Haugsnes.

Cobriefs AI-funktioner analyserar upphandlingsdokumenten automatiskt och samlar tilldelningskriterier, kontraktsvillkor, dokumentationskrav och potentiella röda flaggor på ett ställe. Det ger teamet full överblick tidigt i processen och gör det mycket enklare att bedöma om en upphandling är rätt att delta i, utan att spendera timmar på att gräva igenom dokument.

– Vi får en komplett överblick direkt. Det innebär att vi kan fatta välgrundade beslut om vi ska delta, och vi slipper upptäcka kritiska hinder halvvägs in i skrivandet av svaret, säger Haugsnes.

För Marcelle Mauritzson, som kom till Compass Group med bakgrund som copywriter, är det den frigjorda skrivtiden som betyder mest.

– Det mest tidskrävande i upphandlingsarbetet är den interna dokumentationen: skatteintyg, finansiell kapacitet, referenser. Det jag verkligen tycker om är att skriva själva anbudet. Vi skapar en berättelse som träffar kunden, och det är det som vinner kontraktet, säger Mauritzson.

– Nu tar Cobrief fram informationen jag behöver, så att jag kan lägga min energi på att skriva ett bra, personligt anbud. Det gör en stor skillnad i vardagen, tillägger hon.

Vinner mer, missar färre

Volymen upphandlingar är ungefär densamma som förut. Men kvaliteten är högre och risken att missa möjligheter har minskat avsevärt.

– Det är svårare att förlora upphandlingar nu. Vi har full överblick i Cobrief, och ingenting faller mellan stolarna som det kunde göra tidigare, säger Haugsnes.

Tid som sparas på manuellt arbete återinvesteras i bättre anbud.

– Den tid du frigör ser du igen i kvaliteten på det du levererar, säger Mauritzson.

Henriette Haugsnes och Marcelle Mauritzson från Compass Group med Tellef Tveit, kommersiell chef på Cobrief.

Compass Group lyfter också fram samarbetet med Cobrief som en framgångsfaktor.

– Ni lyssnar faktiskt på våra förslag. Det är väldigt kort väg från återkoppling till verkliga förbättringar i produkten. Och jag uppskattar hur proaktiva ni är och att ni söker upp oss direkt. Det betyder mycket för samarbetet, säger Haugsnes.