Skriv anbudet för den som ska sätta poäng

Det är lätt att tro att ett bra anbud är ett som låter imponerande. Men den som sitter och utvärderar ditt anbud letar inte efter fina ord. Hen letar efter svar på det som upphandlingen frågar om, och ska sätta poäng på det som faktiskt står där. Ju lättare du gör det jobbet, desto bättre står du dig. Här går vi igenom varför det är så, och delar några grepp som kan göra anbudet lättare att bedöma.

Den som läser ditt anbud har en checklista och ont om tid

Ett anbud i offentlig upphandling läses inte som en berättelse. Det bedöms mot tilldelningskriterierna, kriterium för kriterium, ofta av flera personer som ska motivera sina poäng skriftligt. Vi har tidigare skrivit om hur upphandlaren räknar om ditt anbud till poäng, och den processen säger mycket om hur du bör skriva.

Den som utvärderar ska hitta ditt svar på varje kriterium, förstå det och kunna motivera poängen efteråt. Ett svar som ligger långt in i ett stycke om något annat är tyngre att hitta och tyngre att sätta poäng på.

Samtidigt är det lätt hänt att skriva anbudet på egna villkor: grundligt och fackmässigt starkt, men uppbyggt som skribenten tänker, inte som läsaren letar. En användbar utgångspunkt kan vara den motsatta. Tänk att läsaren har en checklista och lite tid, och gör det enkelt att hitta svaret och bocka av.

Otydligt språk är en risk, alldeles bokstavligt

Det här handlar om mer än stil. I hela EES gäller samma uppdelning: leverantören bär risken för otydligheter i det egna anbudet, medan den upphandlande myndigheten bär risken för otydligheter i upphandlingsdokumenten. Det följer av principerna om likabehandling och öppenhet i artikel 18 i direktiv 2014/24/EU, som i Sverige genomförts i LOU, och av fast rättspraxis som säger att dokumenten ska vara utformade så att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla anbudsgivare kan läsa dem på samma sätt. I Norge står den första halvan uttryckligen i upphandlingsförordningen: ”Leverantören bär risken för otydligheter i anbudet.” Den praktiska följden är densamma överallt. Upphandlaren kan inte lägga något annat till grund än det som faktiskt står i ditt anbud. Är något otydligt formulerat går det ut över dig, i poäng eller i värsta fall genom uteslutning.

Fyra grepp som kan göra anbudet lättare att bedöma

1. Följ upphandlingens struktur och ordval

Blir du ombedd att beskriva hur du löser något kan det vara klokt att börja med just det. Använd gärna samma ord och samma ordning som den upphandlande myndigheten använder i kriterierna. Heter kriteriet ”Leveransförmåga och kapacitet” kan det vara vettigt att använda det som rubrik i anbudet också, i stället för ”Om oss”. Då blir det lättare för läsaren att hitta, och varje svar hamnar där poängen sätts. Det här är ett av mönstren vi beskrivit i artikeln om anbud som vinner offentliga upphandlingar. Här handlar det om att genomföra det i själva texten.

2. Slutsatsen först, förklaringen sedan

Fackfolk bygger gärna upp ett resonemang och landar poängen till sist. I ett anbud kan det vara klokt att vända på det. Börja gärna varje delsvar med slutsatsen, till exempel ”Vi bemannar uppdraget med tre seniorkonsulter från dag ett”, och låt motiveringen komma efteråt. Då får läsaren svaret direkt, och kan läsa vidare för att bli trygg med det.

3. Konkret slår allmänt

En mening som ”Vi har lång erfarenhet och hög kvalitet” kan vara svår att bedöma, helt enkelt för att den inte går att pröva. ”Vi har levererat samma tjänst till tre kommuner de senaste två åren, med under två timmars svarstid” ger läsaren något konkret att ta ställning till. Var specifik, och visa hellre än att påstå. Ett enkelt test kan vara att fråga: går påståendet i meningen att pröva? Om inte är det värt att överväga att skriva om den eller stryka den.

4. Skär bort utfyllnaden

Korta meningar. En poäng i taget. Rubriker som säger vad stycket handlar om. Var försiktig med interna förkortningar och internjargong, och kom ihåg att den som utvärderar inte nödvändigtvis delar ditt fackspråk. Kan ett ord tas bort utan att meningen försvinner är det ofta tryggt att ta bort det.

Testa anbudet så som det kommer att läsas

En sak som kan vara vettig att göra innan ni lämnar in: ge svaret till en kollega som inte har skrivit det, tillsammans med tilldelningskriterierna. Be kollegan hitta svaret på varje kriterium och sätta en poäng på egen hand. Där kollegan tvekar, letar eller frågar finns det skäl att tro att den som utvärderar upplever detsamma. Då vet ni var texten behöver arbetas mer med.

Avslutningsvis

Klarspråk handlar inte om att göra anbudet enklare än det är, utan om att göra det lätt att läsa och lätt att sätta poäng på. Och eftersom det är leverantören som bär risken för otydligheter i sitt eget anbud är tydlighet också god riskhantering. Det kan vara ett av de billigaste sätten att lyfta ett anbud: du behöver inget nytt att säga, bara säga det tydligare.

Vi på Cobrief pratar gärna om hur du kan skriva anbud som är lätta att sätta poäng på.