Välj rätt AI-verktyg till anbudsarbetet

Marknaden för AI-verktyg till anbudsarbete har vuxit snabbt de senaste åren. För er som är beslutsfattare för inköp hos ett leverantörsföretag är valet av verktyg ett strategiskt beslut som påverkar både datan ni hanterar, hur teamet jobbar, och hur ni möter krav från upphandlare och regelverk.

Det vi ser hos leverantörerna vi pratar med är att de som valt rätt verktyg, har ställt några konkreta frågor innan de valde. Och de som valt fel, har ofta inte ställt dem. Här är checklistan vi brukar rekommendera.

Vad som står på spel när ni väljer ett AI-verktyg

Företagets anbuds- och offertdokument innehåller ofta känslig information: tekniska lösningar, prisstrategier, referenser, säkerhetsåtgärder. Det ni matar in i ett AI-verktyg hanteras av en extern aktör på ett eller annat sätt. Om hanteringen inte är genomtänkt kan ni hamna i att dela affärshemligheter eller bryta mot regelverk ni själva är förpliktade att följa.

Dessutom är valet långsiktigt. Ett AI-verktyg blir snabbt en central del av arbetsflödet, och det kan vara både kostsamt och tungrott att byta ut efter ett eller två år. Därför är det värt att lägga tid på bedömningen i förväg.

Datahantering: vad händer med dokumenten ni laddar upp?

Det första ni bör ta reda på är vad som händer med datan ni matar in i verktyget. Konkreta frågor att ställa leverantören:

• Var lagras datan, geografiskt? Inom EU/EES, eller andra platser?
• Vem har åtkomst? Bara ni, eller också leverantören av AI-verktyget? Eventuella tredje parter?
• Används datan för att träna AI-modeller, och kan ni reservera er mot det?
• Hur länge lagras data, och vad händer om ni avslutar avtalet?
• Vem äger de anbudssvar och dokument som produceras?

Det är skillnad på en leverantör som lagrar allt i Europa och garanterar att datan inte används för träning, och en som skickar datan vidare till amerikanska språkmodellsleverantörer utan tydliga gränser. Den skillnaden kan vara avgörande för vad ni lagligt kan använda verktyget till.

Säkerhet och certifieringar

Certifieringar är inte allt, men de är en bra indikator på seriositet. Kontrollera om leverantören har ISO 27001 (informationssäkerhetsledning) eller motsvarande, och hur de hanterar GDPR-efterlevnad. Be om en Trust Center-sida eller annan säkerhetsdokumentation, och läs den.

Frågor som ger insikt utöver certifieringarna:

• Vad är proceduren vid en eventuell säkerhetsincident?
• Hur hanteras åtkomststyrning internt hos leverantören?
• Krypteras datan både under överföring och vid lagring?

För ett exempel på hur en AI-leverantör kan dokumentera detta, kan ni se Trust Center hos Cobrief. Det är en bra illustration av vilken typ av transparens ni bör förvänta er från leverantörerna ni bedömer.

Förankring i sakkunskap: är verktyget byggt för upphandlingar?

En generell chatbot (till exempel ChatGPT) kan svara på mycket, men det betyder inte att den är djupt förankrad i upphandlingsområdet. Det är stor skillnad på ett verktyg som är byggt för offentlig upphandling, och ett som är en chatbot med ett upphandlingsfilter ovanpå.

Fråga konkret:

• Hur många leverantörsföretag använder verktyget till offentliga upphandlingar?
• Hur länge har leverantören av AI-verktyget arbetat med upphandlingar specifikt?
• Förstår verktyget det svenska, norska och europeiska upphandlingsregelverket, inklusive LOU och tillhörande förordningar?
• Kan ni se en demo med ett verkligt upphandlingsdokument från er egen bransch?

Ett verktyg som är byggt för upphandlingar känner språket, kravstrukturen och dokumentmönstren. Ett generellt verktyg måste läras upp av er själva varje gång.

Hallucinationer och kvalitetskontroll

Alla AI-modeller kan hitta på saker som inte stämmer. Frågan är vad leverantören har gjort för att minska risken. Det är det ni bör be om att få visat konkret.

• Jobbar verktyget alltid mot en kunskapsbas, eller kan det generera fritt?
• Refererar det till källor, så att ni kan kontrollera det som står?
• Har det inbyggda kvalitetssäkringssteg som kontrollerar saker som kravtäckning, fakta och struktur?

En dedikerad AI-anbudsansvarig med en kunskapsbas förankrar AI:n i företagets egna dokument, instruktioner och tidigare anbudssvar. Det minskar hallucinationer eftersom systemet jobbar mot verkliga källor i stället för att gissa. Samma typ av system kan också göra kvalitetssäkring i flera lager, bland annat genom att kontrollera att alla krav är täckta och att innehållet hänger ihop. Det är den typen av funktionalitet ni bör titta efter när ni jämför verktyg.

Leverantörens ansats och värderingar

Ett bra AI-verktyg räcker inte om leverantören bakom inte går att lita på. Kontrollera hur leverantören pratar om sin egen ansats till AI.

• Är de transparenta med vilka modeller de använder, och var de kör?
• Tar de personuppgiftsskydd på allvar, eller är det något som "ordnar sig"?
• Hur hanterar de risken för hallucinationer och fel?
• Bygger de sin produkt för att lösa ett verkligt problem, eller för att kunna kalla sig ett AI-företag?

Ett exempel på hur en AI-leverantör kan beskriva sin egen ansats hittar ni i artikeln Vårt förhållningssätt till AI. Den täcker datalagring i Europa, ägarskap till data, källreferenser och hur AI är integrerat i produkten. Det kan vara en bra mall för vilka frågor ni bör ställa leverantörerna ni bedömer.

Hur ni testar verktyget innan ni bestämmer er

Demo och provperiod är underskattat. Det är enklare att upptäcka svagheter i ett verktyg genom att använda det på en verklig upphandling än att läsa en produktbroschyr.

Praktiska grepp ni kan göra:

• Be om att få testa verktyget på ett faktiskt upphandlingsdokument från ett tidigare eller pågående anbud
• Jämför hur mycket tid ni lägger på varje steg jämfört med vad ni gör till vanligt
• Kontrollera hur mycket ni behöver korrigera efter att AI:n levererat ett utkast
• Be om referenskunder i samma bransch, och prata med dem direkt
• Testa också support och uppföljning: hur snabbt får ni svar när ni har frågor?

Det ni letar efter är inte ett perfekt verktyg. Det är ett verktyg som passar hur ni faktiskt jobbar, med en leverantör ni kan lita på över tid.

Avslutningsvis

Val av AI-verktyg till anbudsarbetet är ett strategiskt beslut som påverkar mer än en enskild upphandling. Det handlar om hur teamet jobbar, hur datan hanteras, och hur mycket ni kan lita på det som levereras. Lägg tid på bedömningen, ställ gärna fler frågor än ni tror ni behöver, och prata med referenskunder innan ni skriver under.

Vi på Cobrief pratar gärna med er om vad som är viktigt att bedöma, även om ni inte ska välja oss. Det är bättre att hjälpa er ställa de rätta frågorna än att sälja in ett verktyg ni inte behöver.