Hvordan KI kan gjøre anbudsdata til markedsinnsikt

Offentlige anskaffelser er ikke bare en strøm av enkeltkonkurranser. Det er et marked, med oppdragsgivere som har innkjøpsmønstre over tid, leverandører som vinner og taper, og kategorier som vokser eller krymper. Likevel ser vi at mange leverandører fokuserer mest på de ferskeste kunngjøringene som dukker opp. KI gjør det enklere å løfte blikket og se hele bildet.

Markedsinnsikt fra anbudsdata handler ikke om å finne én kontrakt å levere tilbud på. Det handler om å forstå hvilke kontrakter som finnes, hvem som vinner dem, og hvor det er rom for å vinne flere. Vi går gjennom hva det betyr i praksis.

Hva markedsinnsikt fra anbud egentlig betyr

Det er greit å skille mellom to typer innsikt i anbudsverdenen. Den ene er operativ: hvilken konkurranse skal du sjekke nå, når er fristen, hvilke krav gjelder. Det er nyttig hver dag, og det er der varsling og søk kommer inn.

Markedsinnsikt er noe annet. Det handler om å se markedet over tid. Hvilke oppdragsgivere kjøper hva. Hvilke leverandører vinner hvilke kontrakter. Hvor mye penger som faktisk bytter hender innenfor en kategori. Hvilke trender som beveger seg over måneder og år.

Det vi ser hos kundene våre, er at jo større leverandøren blir, jo viktigere blir denne typen markedsinnsikt. Den styrer hvor selskapet investerer i kompetanse, hvilke segmenter det satser på, og hvor det velger ikke å delta.

Hva dataene faktisk kan vise deg

Anbudsdata består av tre hovedtyper informasjon: planlegging, konkurranser og resultater. Alt ligger åpent tilgjengelig på Doffin for norske kontrakter og Tenders Electronic Daily (TED) for kontrakter over EØS-terskel.

Forhåndskunngjøringer og veiledende kunngjøringer gir et tidlig signal om hva som er på vei. De er strengt tatt ikke obligatoriske, men de fleste oppdragsgivere publiserer dem likevel. Konkurransekunngjøringene viser hva som er etterspurt akkurat nå. Resultatene, eller kontraktstildelingene, viser hva som faktisk ble kjøpt, av hvem, og over hvor lang tid.

Pris er som regel oppgitt i tildelingen, men ikke alltid. Det er heller ikke alle oppdragsgivere som publiserer tildelingsdata, så bildet du får er ofte ufullstendig. Samlet over tid gir det likevel et bilde av markedet: hvor stort det er, hvor det vokser, hvor det er konsentrert om noen få leverandører, og hvor det er fragmentert.

Det er denne typen helhetsbilde du sjelden får ved å lese én kunngjøring av gangen.

Hva slags innsikt KI hjelper deg å trekke ut

Det er mye nyttig innsikt anbudsdataene kan gi deg. Noen av de mest vanlige spørsmålene fra leverandørene vi snakker med er:

• Hvilke oppdragsgivere kjøper det vi leverer, og hvor ofte?
• Hvilke segmenter vokser, og hvilke er stabile eller fallende?
• Hvilke kontrakter er på vei ut av varighet og skal kunngjøres på nytt?
• Hva slags vekting og evalueringsmodeller bruker oppdragsgivere i vår kategori?

Spørsmålene over varierer i hvor mye data de krever. Markedssegment-vekst og kommende kontraktsreutlysninger kan ofte leses ut av kunngjøringene alene, mens spørsmål om hvem som faktisk vinner, avhenger av hvor komplett tildelingsdataen er.

KI hjelper ikke ved å finne svarene på magisk vis. Den hjelper ved å gjøre det mye raskere å trekke ut struktur fra rotete data, slik at du kan stille spørsmål uten å vente på en analytiker som har tid neste uke.

Konkrete eksempler på markedsinnsikt i praksis

Det er enklere å forstå hva markedsinnsikt betyr når det blir konkret. La oss se på noen hypotetiske eksempler som illustrerer hvordan slik innsikt kan brukes.

Tenk deg et IT-konsulentselskap som oppdager at én bestemt fylkeskommune systematisk velger lokale leverandører over de billigste alternativene. Det kan endre strategien: i stedet for å konkurrere på pris, kan selskapet bruke tid på å etablere lokal tilstedeværelse i regionen.

Eller forestill deg en leverandør av kontortjenester som ser at en rammeavtale de aldri har kommet inn på, blir vunnet av de samme tre selskapene gang etter gang. Det er kanskje ikke en konkurranse de har reell sjanse i. Eller kanskje de kan inngå et samarbeid med noen for å øke sjansene sine? Innsikten kan endre Go/No-go-vurderingen for fremtidige rammeavtaler i samme segment.

Et tredje eksempel: en leverandør av miljøtjenester oppdager at et nytt segment innenfor klima- og miljøsanering vokser raskt blant kommunale oppdragsgivere. Da kan de bygge kompetanse i god tid før konkurransen tar av.

Hva KI ikke kan gjøre på markedssiden

Som vi har vært inne på tidligere, er det fortsatt mye KI ikke gjør. På markedssiden er det viktigste å huske at KI ikke kan forutsi fremtiden. Den kan vise hva som har skjedd, og hva som tilsynelatende er på vei, men beslutningen om å satse eller la være ligger fortsatt hos mennesker.

KI kan heller ikke erstatte direkte dialog om hva oppdragsgiveren planlegger, eller fange opp det som diskuteres i markedsundersøkelser, leverandørmøter og uformelle samtaler. Vår KI-bid manager kan derimot godt simulere oppdragsgivers perspektiv på et tilbud som del av kvalitetssikringen, noe vi har skrevet mer om i artikkelen vår om KI-bid manageren.

Det vi ser hos kundene våre, er at KI gir den faktabaserte grunnmuren. Det menneskelige laget på toppen er det som gjør innsikten brukbar.

Hva slags arbeidsflyt det åpner for

Markedsinnsikt fungerer best når den er en del av en rytme, ikke en engangsrapport. Vi ser at de leverandørene som får mest verdi ut av dette, har bygget noen faste sjekkpunkter:

• Grundig og hyppig markedsgjennomgang for ledelsen, med data over kontrakter, vinnere og trender
• Forhåndsanalyse før selskapet bestemmer seg for å satse på en ny sektor eller geografi
• Løpende konkurrentovervåking, slik at det ikke kommer som en overraskelse når en aktør beveger seg inn på samme felt

Det er denne typen kontinuerlig arbeidsflyt funksjonen vår for markedsinnsikt er bygget for. Du får samlede data, søkbare visninger og automatiske oppsummeringer som gjør det mulig å holde markedsoversikten oppe uten å ha en dedikert analytiker.

Cobriefs KI-agent kan også jobbe direkte med markedsanalyse for deg i samtaleform. Du kan spørre den om hvem som vinner kontrakter i en kategori, hvilke konkurrenter en spesifikk oppdragsgiver pleier å velge, eller hva slags kontraktsverdier som er typiske i et segment, og få svar med henvisning til kildedataene.

Avslutningsvis

Markedsinnsikt er ikke bare en rapport som blir liggende. Det er en del av strategien for hvordan selskapet jobber med offentlige anskaffelser. Når dataene er på plass, blir spørsmålene tydeligere, og beslutningene mer faktabaserte.

Det fine med å ha markedsinnsikten og det daglige tilbudsarbeidet i samme verktøy, er at når du har identifisert en mulighet, kan du gå rett videre til å jobbe med den i samme agent. Mer om hvordan agenten støtter selve tilbudsarbeidet kan du lese i artikkelen vår om KI-bid manageren.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan markedsinnsikt kan passe inn i hvordan du jobber med offentlige anskaffelser i dag.