Hva er en KI-bid manager, og hva skiller den fra chatboter som ChatGPT?

Chatboter er overalt nå. Generelle KI-verktøy som ChatGPT og lignende brukes til alt fra epost-utkast til kundeservice. Naturlig nok prøver mange å bruke dem også til anbudsarbeid. Det vi ser hos leverandørene vi snakker med, er at et generelt KI-verktøy og en dedikert KI-bid manager løser ganske forskjellige problemer. Forskjellen handler ikke bare om utseendet, men om hva systemet forstår om deg og om konkurransen du jobber med.

Så hva er egentlig en KI-bid manager, og hva skiller den fra slike verktøy?

Hva gjør en bid manager?

En bid manager er den som styrer en leverandørs anbudsprosess fra start til slutt. Det innebærer å vurdere om en konkurranse er verdt å delta i, koordinere teamet som skal bidra, skrive og kvalitetssikre selve besvarelsen, levere innen frist, og følge opp eventuelle forhandlinger eller BAFO etterpå.

Tradisjonelt er det en rolle der mye av verdien ligger i å holde mange tråder i hodet samtidig. Bid manageren har oversikt over hvilke konkurranser som er aktive, hvor de er i prosessen, hvilke krav som må adresseres, og hvem som har ansvar for hva. De beste bid managerne kjenner vi igjen på kombinasjonen av faglig forståelse, prosessoversikt og evne til å få ut de riktige tingene av et team.

Hva en KI-bid manager faktisk er

En KI-bid manager er ikke en ny rolle. Det er et arbeidsverktøy (også kjent som en KI-agent) som bruker kunstig intelligens til å støtte bid manager-arbeidet i hverdagen.

Forskjellen fra en generell språkmodell er at en KI-bid manager er bygget spesifikt for anbudsarbeid. Den kjenner konkurransegrunnlaget du jobber med, har en profil av hva selskapet leverer, og henter fra en kunnskapsbase med tidligere besvarelser og referanser. En generell chatbot starter blankt hver gang, glemmer kontekst og hallusinerer ofte. Det kan være både tungvint og risikabelt i anbudsarbeid. En KI-bid manager starter med hele konteksten allerede på plass.

Det er ikke et verktøy som erstatter bid manageren. Det er et verktøy som både forenkler og forsterker denne rollen ved å ta seg av de mest tidkrevende og komplekse oppgavene, og heller la bid manageren bruke tiden sin på de faglige vurderingene.

Kontekstforståelse er kjerneforskjellen

Hvis du ber et generelt KI-verktøy om å skrive en besvarelse på et tildelingskriterium, må du lime inn hele konkurransegrunnlaget, forklare hva selskapet driver med, og forklare hva slags type tilbud du er ute etter. Resultatet blir så godt som konteksten du klarer å lime inn, og det kan forsvinne når du åpner en ny samtale.

En KI-bid manager har denne konteksten allerede. Den vet hvilken konkurranse du jobber med, hvilken bransje du er i, hvilke referanser og prosjekter du har levert tidligere, og hvordan du pleier å formulere deg. Du slipper å bygge konteksten på nytt for hvert eneste kriterium.

Prosess-støtte: det chatbotene mangler

Generelle chatboter er ikke designet for prosesser. De kan svare på det du spør om, men de husker ofte ikke hvor du er i en anbudsprosess, hva som gjenstår, eller hvilke krav som allerede er adressert.

En KI-bid manager er strukturert rundt selve anbudsprosessen: Go/No-go-vurdering, å trekke ut krav fra konkurransegrunnlaget, besvarelse av tildelingskriterier, kvalitetssikring og levering. Den hjelper med å gjøre vurderingen konsistent på tvers av konkurranser, slik at du ikke vurderer en konkurranse på én måte og den neste på en helt annen.

Det er her en dedikert KI-bid manager skiller seg fra en samtalebasert språkmodell. Vurderingen er strukturert, lagret og sammenlignbar over tid. Det blir både en samtale og et arbeidsdokument.

Det mennesket fortsatt eier

Selv med god kontekstforståelse og prosess-støtte er det mye en KI-bid manager ikke gjør. Den kan ikke ta den strategiske vurderingen om du skal delta i en konkurranse, selv om den kan være en god sparringspartner. Det krever forretningsforståelse, kjennskap til konkurrenter, og ofte en magefølelse for hvilken posisjon du bør ta.

Den kan ikke argumentere i forhandlinger eller forsvare et tilbud i et oppfølgingsmøte. Den kan ikke ta ansvar for det som leveres, juridisk eller forretningsmessig. Og den kan ikke lese mellom linjene i et konkurransegrunnlag på samme måte som en erfaren bid manager kan.

En god KI-bid manager kan derimot godt simulere oppdragsgivers perspektiv på et ferdig tilbud som del av kvalitetssikringen, for eksempel ved å se hvordan tilbudet ser ut fra innkjøpers øyne. Men den strategiske vurderingen om hva som faktisk skal stå der, ligger fortsatt hos mennesket.

Det vi ser hos kundene våre, er at en KI-bid manager blir mest verdifull når menneskene rundt vet hva de selv eier: strategien, prioriteringene og argumentasjonen.

Hva som endres i arbeidshverdagen

En typisk uke for en bid manager før KI ble en del av verktøykassen, ble brukt til å lete, lese, og trekke ut krav fra konkurransegrunnlag. Resten av tiden gikk til å skrive førsteutkast, koordinere team, og kvalitetssikre.

Med en KI-bid manager flyttes balansen. Mye av tiden som før gikk til å lete og lese, går nå til å vurdere og forbedre. En god KI-bid manager lager et førsteutkast basert på konkurransen, selskapsprofilen og tidligere besvarelser. Bid manageren går så inn og forbedrer, justerer og legger til det som krever forretningsforståelse.

Det betyr at en bid manager kan håndtere flere konkurranser per uke, eller bruke mer tid på de konkurransene som virkelig betyr noe.

En typisk arbeidsflyt med KI-bid manageren (agenten)

I praksis henger stegene i en KI-bid manager sammen som en samtale, ikke som separate verktøy. I Cobrief fungerer denne flyten slik:

Det starter gjerne med at du får et varsel om en konkurranse som ser relevant ut. Du åpner den i Cobrief, og agenten (KI-bid manageren) ligger klar i menyen til å hjelpe deg med å starte på anbudsarbeidet.

Du kan be agenten om en Go/No-go-vurdering: oppfyller dere kvalifikasjonskravene, hvilke krav er obligatoriske, hva slags vekting bruker oppdragsgiver. Agenten trekker ut det viktigste fra dokumentene, og du gjør beslutningen på faktagrunnlag i stedet for magefølelse alene.

Hvis dere går videre, skriver agenten et førsteutkast på besvarelsen basert på konkurransegrunnlaget, selskapsprofilen og det du har lagret i kunnskapsbasen fra tidligere tilbud. Den kan fylle ut prisskjemaet, hente CV-er fra biblioteket, og lage et kort sammendrag til bid/no-bid-møtet.

Når du er ferdig med å forbedre og tilpasse, kvalitetssikrer agenten det ferdige tilbudet. Den kan blant annet simulere hvordan tilbudet ser ut fra innkjøpers perspektiv, sjekke at alle krav er dekket, og se om pris og leveringstid henger sammen.

Hele veien skjer arbeidet i dialog med agenten, og panelet følger deg uansett hvilken side i Cobrief du står på. Det er den sammenhengen mellom stegene, ikke et enkelt verktøy, som gjør forskjellen i hverdagen.

Avslutningsvis

Den raskeste måten å oppleve forskjellen mellom en chatbot og en KI-bid manager er å prøve begge på en faktisk konkurranse. Du kan prøve vår KI-bid manager gratis her. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ta en prat om hva dette betyr for hvordan du jobber med anbud i dag.