Skriv tilbudet for den som skal gi deg poeng

Det er lett å tro at et godt tilbud er et som høres imponerende ut. Men den som sitter og vurderer tilbudet ditt, leter ikke etter fine ord. Hen leter etter svar på det konkurransen spør om, og skal gi poeng for det som faktisk står der. Jo lettere du gjør den jobben, jo bedre stiller du. Her går vi gjennom hvorfor det er slik, og deler noen grep som kan gjøre tilbudet lettere å vurdere.

Den som leser tilbudet ditt, har en sjekkliste og dårlig tid

Et tilbud i offentlige anskaffelser blir ikke lest som en fortelling. Det blir vurdert opp mot tildelingskriteriene, kriterium for kriterium, ofte av flere personer som skal begrunne poengene sine skriftlig. Vi har tidligere skrevet om hvordan innkjøperen regner om tilbudet ditt til poeng, og den prosessen sier mye om hvordan du bør skrive.

Den som evaluerer, skal finne svaret ditt på hvert kriterium, forstå det og kunne begrunne poengsummen etterpå. Et svar som ligger langt inne i et avsnitt om noe annet, er tyngre å finne og tyngre å gi poeng for.

Samtidig er det fort gjort å skrive tilbudet på egne premisser: grundig og faglig sterkt, men bygget opp slik forfatteren tenker, ikke slik leseren leter. Et nyttig utgangspunkt kan være det motsatte. Tenk at leseren har en sjekkliste og lite tid, og gjør det enkelt å finne svaret og hake av.

Uklart språk er en risiko – helt bokstavelig

Dette handler om mer enn stil. Anskaffelsesforskriften § 23-3 sier det rett ut: «Leverandøren har risikoen for uklarheter i tilbudet.» Det følger også av fast praksis fra KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser), som samtidig legger til grunn at oppdragsgiver bærer risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget. Innkjøperen kan ikke legge til grunn noe annet enn det som faktisk står i tilbudet. Er noe uklart formulert, går det ut over deg, i poeng eller i verste fall gjennom avvisning.

Fire grep som kan gjøre tilbudet lettere å vurdere

1. Følg konkurransens struktur og ordlyd

Blir du bedt om å beskrive hvordan du løser noe, kan det være lurt å begynne med nettopp det. Bruk gjerne samme ord og samme rekkefølge som oppdragsgiver bruker i kriteriene. Heter kriteriet «Leveringsdyktighet og kapasitet», kan det være fornuftig å bruke det som overskrift i tilbudet også, fremfor «Om oss». Da blir det lettere for leseren å finne frem, og hvert svar havner der poengene settes. Dette er ett av mønstrene vi har beskrevet i artikkelen om tilbud som vinner offentlige anbud. Her handler det om å gjennomføre det i selve teksten.

2. Konklusjonen først, forklaringen etterpå

Fagfolk bygger gjerne opp et resonnement og lander poenget til slutt. I et tilbud kan det være lurt å snu på det. Start gjerne hvert delsvar med konklusjonen, for eksempel «Vi bemanner oppdraget med tre seniorrådgivere fra dag én», og la begrunnelsen komme etterpå. Da får leseren svaret med en gang, og kan lese videre for å bli trygg på det.

3. Konkret slår generelt

En setning som «Vi har lang erfaring og høy kvalitet» kan være vanskelig å vurdere, rett og slett fordi den ikke kan etterprøves. «Vi har levert samme tjeneste til tre kommuner de siste to årene, med under to timers responstid» gir leseren noe konkret å ta stilling til. Vær spesifikk, og vis heller enn å påstå. En enkel test kan være å spørre: kan påstanden i setningen etterprøves? Hvis ikke, er det verdt å vurdere å skrive den om eller stryke den.

4. Kutt fyllet

Korte setninger. Ett poeng om gangen. Overskrifter som sier hva avsnittet handler om. Vær varsom med interne forkortelser og stammespråk, og husk at den som evaluerer, ikke nødvendigvis deler fagspråket ditt. Kan et ord fjernes uten at meningen forsvinner, er det ofte trygt å fjerne det.

Test tilbudet slik det vil bli lest

En ting som kan være fornuftig å gjøre før dere leverer: gi besvarelsen til en kollega som ikke har skrevet den, sammen med tildelingskriteriene. Be kollegaen finne svaret på hvert kriterium og sette en poengsum på egen hånd. Der kollegaen nøler, leter eller spør, er det grunn til å tro at den som evaluerer vil oppleve det samme. Da vet dere hvor teksten bør jobbes mer med.

Avslutningsvis

Klart språk handler ikke om å gjøre tilbudet enklere enn det er, men om å gjøre det lett å lese og lett å gi poeng til. Og siden det er leverandøren som bærer risikoen for uklarheter i eget tilbud, er tydelighet også god risikostyring. Det kan være en av de rimeligste måtene å heve et tilbud på: du trenger ikke noe nytt å si, bare si det tydeligere.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan du kan skrive tilbud som er lette å gi poeng til.