Zo bespaart WRK tot 80 procent van de tijd met Cobrief

– Vanaf het begin hebben we de beste en meest effectieve oplossingen willen gebruiken. Cobrief is een goed voorbeeld van een tool dat echt waarde levert, vertelt medeoprichter van WRK Medic en WRK Bemanning, Jon Erling Skarsholt.

WRK Medic is een bemiddelingsbureau dat gespecialiseerd is in artsenbemiddeling. Het bedrijf werft huisartsen en medisch specialisten voor vaste functies of bemiddelt hen voor kortere en langere opdrachten in de particuliere en publieke gezondheidszorg.

WRK Bemanning werft en helpt met bemiddeling binnen jeugdzorg, gezondheidszorg, opvoeding en verpleging.

Beide WRK-bedrijven zien een toenemende behoefte aan medisch personeel in Noorwegen. De ambitie is helder: verder groeien binnen de publieke sector – zonder concessies te doen aan kwaliteit.

– We willen offensief zijn bij aanbestedingen en op topniveau leveren. Cobrief is een belangrijk puzzelstukje hierin. Het maakt ons efficiënt en het geeft ons de zekerheid dat we leveren wat nodig is. Ik vind dat Cobrief geschikt is voor alle kleine en middelgrote bedrijven die willen inzetten op aanbestedingen, zegt Skarsholt.

WRK Medic werd opgericht in 2021, en het bemiddelingsbedrijf WRK Bemanning volgde kort daarna. De bedrijven hebben vandaag een omzet van circa 80 miljoen kronen en leveren diensten aan zowel gemeenten, ziekenhuizen als particuliere partijen. Hier zien we de oprichters van WRK Medic: Jon Erling Skarsholt, Cecilie Nilsen en André Ekdahl. Foto: WRK Medic.

– Nu kunnen we het doen in een fractie van de tijd

Op de vraag hoe een aanbestedingsproces eruitzag voordat beide WRK-bedrijven Cobrief gingen gebruiken, beschrijft Skarsholt een proces dat zowel zwaar als gefragmenteerd was.

Meerdere personen moesten vele dagen vrijmaken om documentatie te verzamelen en tekst op te stellen. Het was niet ongebruikelijk dat er aanzienlijk veel tijd moest worden vrijgemaakt – tot een week werk om een offerte te schrijven.

– We moesten mensen hebben die meerdere dagen thuiswerkten alleen om zich op het proces te concentreren, zegt Skarsholt.

Dat is niet meer het geval. Met Cobrief werd alles ten goede omgekeerd.

– Nu kunnen we het doen in een fractie van de tijd. We hebben de tijdsbesteding aan aanbestedingen met tot 80 procent verminderd. In plaats van de hele bedrijfsvoering stil te leggen om offertes te schrijven, kunnen we het naast de dagelijkse activiteiten doen. Dat is een enorm verschil, zegt Jon Erling Skarsholt.

Cobrief helpt het bedrijf bij het verzamelen van documentatie, hergebruik van teksten en het inzetten van AI voor het formuleren van antwoorden op complexe vragen in aanbestedingen.

– Het levert zowel efficiëntie als precisie op, en we zien dat de kwaliteit van onze offertes is gestegen, zegt hij.

In de toekomst is WRK van plan Cobrief te gebruiken bij al hun aanbestedingen en meer digitale oplossingen te verkennen die de bedrijfsvoering verder kunnen efficiëntiseren. – We zien dat tools als deze ons een echt concurrentievoordeel geven. Het zorgt ervoor dat we sneller kunnen groeien en tegelijkertijd nog betere kwaliteit aan onze klanten kunnen leveren, zegt Skarsholt. Hier krijgt hij het jaarlijkse griepvaccin van Cecilie Nilsen, medeoprichter en vakverantwoordelijke bij WRK Medic. Foto: WRK Medic.

Winnen op kwaliteit

Efficiëntie is één ding – maar voor WRK gaat het bovenal om kwaliteit. En de resultaten laten niet op zich wachten.

Ze wonnen onlangs een aanbesteding met een volledige score op kwaliteit. De aanbesteding werd geschreven met hulp van Cobriefs AI-functie, die de gebruiker helpt om de offerte snel, efficiënt en vooral nauwkeurig te schrijven.

Hoewel WRK niet de goedkoopste was, zorgde de kwaliteit ervoor dat ze toch met de overwinning naar huis gingen. Hierin speelt Cobrief een centrale rol, voegt hij toe.

– Het tool geeft ons zowel overzicht als zekerheid. We hebben een kennisbank in Cobrief opgebouwd die het eenvoudig maakt om goede teksten op te halen, te laten zien hoe we afwijkingen behandelen en de kwaliteit van onze leveringen te documenteren. Dat is goud waard wanneer je wordt beoordeeld ten opzichte van de grote partijen.

– We zijn nog steeds een MKB-bedrijf, maar we dagen de grote en gevestigde bedrijven uit. Onze kracht is dat we zelf lange ervaring hebben in het medische veld. We weten welke eisen worden gesteld, en we zijn compromisloos op kwaliteit. Ik denk dat dat ons onderscheidt van veel concurrenten, zegt Skarsholt. Hier in een klassieke aanbestedingsvergadering met André Ekdahl, Sondre Solnørdal (Hoofd Bemiddeling bij WRK Medic), en Karen Mathea Odeland (Hoofd werving en bemiddeling bij WRK Bemanning). Foto: WRK Medic.