Cobrief voor verdere groei: – Precies het gereedschap dat we nodig hebben

Eind 2024 werd Martine Løkka, Head of Consulting bij Witted Noorwegen, door een branchegenoot getipt over een tool dat de tijd vermindert die nodig is om op aanbestedingen te reageren.

– Toen ik me er wat in verdiepte, begreep ik al snel dat dit precies is wat we nodig hebben om verder te groeien, zegt Løkka.

Witted is gewend aan het concurreren en winnen van aanbestedingen in de particuliere markt. Dat zullen ze blijven doen, maar daarbovenop hebben ze de ambitie om meer te leveren aan de publieke sector.

Voor een bedrijf met ambities om in de publieke sector in te stappen – maar met een slanke organisatie en beperkte middelen – werd Cobrief een sleutelfactor. Ze hadden een tool nodig waarmee ze op een snelle, eenvoudige en effectieve manier met de publieke sector konden werken.

– De publieke sector is een nieuw en spannend terrein voor ons. Tegelijkertijd kan het tijdrovend werk zijn. Met Cobrief achter ons hebben we wat nodig is om slim en snel te schalen, zegt Isaac Gray, Commercial Director in Noorwegen en een van de oprichters van het bedrijf.

Voorheen kon het een hele werkdag duren om zich in een aanbesteding te verdiepen. Met Cobrief kunnen Martine Løkka en Isaac Gray de aanbesteding in enkele minuten beoordelen. Hier op het kantoor van Witted in Oslo.

«Volgende generatie adviesbureau»

Witted werd in 2016 opgericht in Finland en is vandaag een beursgenoteerd IT-adviesbureau met kantoren in heel de Noordse regio. Het bedrijf levert een breed scala aan IT-diensten via zowel eigen medewerkers als een groot netwerk van zelfstandigen en partners.

Witted benadrukt dat ze niet slechts een consultancymakelaar zijn. Ze volgen alle projecten nauwgezet van A tot Z. Ze maken deel uit van de levering – bouwen teams op, volgen op en waarborgen kwaliteit gedurende het hele traject.

Het model heeft zich bewezen als robuust – zelfs door een moeilijk 2023, gekenmerkt door grote tech-bezuinigingen en marktverschuivingen.

– We hebben een uitdagend landschap genavigeerd en zijn geslaagd met een model dat zowel flexibel als kwaliteitsbestendig is. Nu hebben we een enorm netwerk van specialisten: UX-designers, fullstack-ontwikkelaars, data engineers, cloud-architecten en cybersecurity-experts, om er maar een paar te noemen, zegt Isaac Gray.

Witted beschrijft zichzelf als een soort «volgende generatie adviesbureau», met de ambitie om een alternatief te zijn voor zowel traditionele IT-giganten als platformen zoals Upwork en Fiverr.

– Aanbestedingen die we anders niet hadden beantwoord

Sinds de invoering van Cobrief heeft Witted op meer openbare aanbestedingen gereageerd dan voorheen. Processen die eerder een hele dag konden duren, zijn nu in minuten afgerond.

Het bedrijf gebruikt Cobrief al voor een reeks aanbestedingen ter waarde van honderden miljoenen kronen.

Martine Løkka vertelt dat het indienen van grote aanbestedingen de betrokkenheid van veel middelen vereist, zowel intern als extern. Wanneer de tijd beperkt is, is het een groot voordeel om een tool te hebben dat het hele aanbestedingsproces ondersteunt en het makkelijker maakt om de aanbesteding te beoordelen en de offerte te schrijven.

– We hebben niet altijd de capaciteit gehad om alle relevante aanbestedingen te beoordelen en te beantwoorden. Cobrief maakt het mogelijk om offertes in te dienen op aanbestedingen die we eerder moesten laten gaan, simpelweg omdat het zonder zo'n tool te tijdrovend zou zijn, zegt Løkka.

Zelfs ervaren partijen weten dat uitgebreide aanbestedingsdossiers vaak cruciale voorwaarden verbergen – soms verkeerd geplaatst door de inkoper. Dit kan het uitdagend maken om de aanbesteding snel te beoordelen en te beantwoorden.

Met Cobrief krijgt Witted binnen minuten overzicht. Het tool vangt verborgen eisen op, verzamelt alles op één plek en maakt het eenvoudiger om de juiste prioriteiten te stellen. Het resultaat: preciezere beoordelingen, meer ingediende offertes en een hogere trefzekerheid.

Bekijk beschikbare aanbestedingen voor IT-consultants.

Maakt tijd vrij voor wat telt

Het bedrijf is ook begonnen met een grotere investering in de gereedschapskist – en kijkt vooral naar de mogelijkheden die AI biedt.

Ze gebruiken dagelijks een reeks AI-tools. De AI-functie van Cobrief vinden ze uitstekend werken. De tijd die ze besparen door repetitieve taken over te slaan, kan worden besteed aan veel waardevoller werk voor een groeiend bedrijf.

– AI gaat niet over het vervangen van mensen, maar over het vrijmaken van tijd van repetitieve taken zodat mensen zich kunnen richten op het kernwerk waar mensen het beste in zijn – in dialoog met klanten en in de daadwerkelijke levering, zegt Gray.