Skaaret Landskap wiedt irrelevante aanbestedingen uit in een fractie van de tijd
Sector:
Retail
Geinterviewd:
Vaar Havnelid, Administratief directeur bij Skaaret Landskap
“Het is veel makkelijker om overzicht te krijgen. We komen sneller tot de kern en kunnen uitfilteren wat niet relevant is.”
Twee maanden met Cobrief heeft de manier waarop Skaaret Landskap en SL Stenlegging met aanbestedingen werken volledig veranderd. – Het kost ons minder tijd om te zien waar de opdracht over gaat en welke kwalificatie-eisen worden gesteld, zegt Vaar Havnelid, administratief directeur bij Skaaret Landskap.
Vaarwel spreadsheets
Voorheen werkte Skaaret met grote spreadsheets. Nu ontvangen ze meldingen op basis van geografie, type opdracht en vakgebied. Ze selecteren relevante aanbestedingen, verdelen verantwoordelijkheden en uploaden offerteaanvragen die rechtstreeks van aannemers komen.
– We doen nu het meeste in Cobrief. Meerdere mensen hebben toegang, en verschillende personen zijn verantwoordelijk voor verschillende aanbestedingen. Dat geeft een heel andere workflow en structuur dan voorheen.
De wijk Jordal in Oslo heeft een vernieuwd en modern activiteitenaanbod gekregen met hulp van Skaaret. Foto: Skaaret Landskap
Filtert uit in seconden
– De grootste tijdsbesparing zit in de selectie zelf. We krijgen snel overzicht van wat er wanneer geleverd moet worden, of we capaciteit hebben en vooral of we aan de kwalificatie-eisen voldoen.
In plaats van door het volledige aanbestedingsdossier te moeten ploegen, krijgen ze snel een beeld van de inhoud, eisen en omvang.
– Het is veel makkelijker om overzicht te krijgen. We komen sneller tot de kern en kunnen uitfilteren wat niet relevant is, zoals men in hoveniersjargon zou zeggen.
Skaaret Landskap is een toonaangevende landschapsaannemer met meer dan 60 jaar ervaring. Foto: Skaaret Landskap.
Aanbestedingen zijn niet eng
Kleinere bedrijven kunnen openbare aanbestedingen als overweldigend ervaren. Vaar vindt dat het vooral om structuur gaat.
– Het is niet eng, maar het vereist dat je je zaken op orde hebt. Het vereist goede routines.
Ze zou graag zien dat meer kleinere partijen meedoen, maar ziet dat de kwalificatie-eisen pittig zijn.
– Voor kleinere bedrijven kan het moeilijk zijn om eraan te voldoen, gezien de eisen die worden gesteld aan omzet, middelen en referentieprojecten. Het Oslo-model stelt ook zijn eigen eisen, zegt ze.
_PSST: Werk je als publiek inkoper? _Hier zijn drie eenvoudige tips die zorgen voor meer en betere offertes!
Skaaret bouwt mee aan de oplossingen van morgen voor de buitenruimte in Noorwegen. Foto: Skaaret Landskap
Het Oslo-model en milieu-eisen
– Het Oslo-model gaat over het waarborgen van goede arbeidsomstandigheden, inzet van leerlingen en vakmensen, en het voorkomen van sociale dumping. Dat ervaren wij als positief.
Op milieugebied vindt Vaar dat het het eenvoudigst is wanneer alles als kwalificatie-eis wordt gesteld.
– Het is veel overzichtelijker wanneer milieu als kwalificatie-eis is vastgelegd. Dan kent iedereen de spelregels. Het geeft gelijkheid en minder ruimte voor speculatie.
Als er één ding is waartoe ze de opstellers van aanbestedingen wil oproepen, is het dit:
– Maak aanbestedingsdossiers die geen ruimte laten voor interpretatie. Dat maakt het makkelijker om zowel voorspelbaarheid als gelijke behandeling te waarborgen.
Voorlopig gebruikt Skaaret Landskap Cobrief vooral in de startfase. – We zijn nog maar net begonnen. Het wordt leuk om te zien wat we eruit halen wanneer we nog meer functies in gebruik nemen, zegt administratief directeur Vaar Havnelid. Foto: Skaaret Landskap
– Vaar Havnelid slaat de spijker op z'n kop. Aanbestedingen zijn niet eng, maar het vereist wel dat je je zaken op orde hebt.
Dat zegt medeoprichter en CEO van Cobrief, Jonas Klafstad.
– Het zou niet nodig moeten zijn om uren in zware Excel-bestanden te werken alleen om erachter te komen of je aan de kwalificatie-eisen voldoet of niet. Goede routines maken vaak het verschil tussen verdrinken in administratie en daadwerkelijk een winnende offerte indienen. Wanneer Skaaret Landskap nu een fractie van de tijd besteedt aan het 'uitwieden' van irrelevante opdrachten, besparen ze enorme middelen. Dan hebben ze meer tijd voor wat er echt toe doet: interessante aanbestedingen vinden en goede offertes schrijven die de aanbesteding winnen.
Hij vindt het zeer motiverend om te zien dat Cobrief een betere workflow creëert bij de gebruikers.
– We kijken ernaar uit om verder bij te dragen aan het aanbestedingswerk van Skaaret Landskap.
Wil je vergelijkbare resultaten bereiken?
Sluit je aan bij meer dan 2.000 bedrijven die Cobrief gebruiken om aanbestedingen te winnen.