– We betaalden meer dan 100.000 per jaar voor een aanbestedingsdienst die we niet begrepen

Daarom stapte Randstad over naar Cobrief

Randstad behandelde vorig jaar zo'n 150 aanbestedingen met een klein team van drie personen. Nu zijn ze van tool gewisseld en hebben ze betere controle, zowel over tijd, kosten als de keuze welke aanbestedingen ze beantwoorden.

Randstad heeft een gezamenlijk aanbestedingsteam dat offertes schrijft voor het hele concern: werving, bemiddeling, gezondheidsdiensten en digitale consultancydiensten.

– Het oude systeem was buitengewoon kostbaar, zegt Kyrre Engelund, Strategic Sales en Bid Manager bij Randstad Digital.

Hij had veel te veel tijd besteed aan het begrijpen van wat ze daadwerkelijk betaalden.

– De factuur was onnodig complex, met weinig transparantie over de kosten. Er waren ook uitdagingen rondom de opzegging van het contract.

Cobrief geeft een score en een duidelijke go/no-go

Voordat ze overstapten, gebruikte Randstad een eigen analyse om te beoordelen of ze op een aanbesteding moesten inschrijven. Het proces was grondig, maar het kostte veel tijd. Het oude systeem leidde ertoe dat ze op te veel aanbestedingen reageerden.

– We hebben er waarschijnlijk te veel nagejaagd, zegt Engelund.

Met Cobriefs eigen beoordelingssysteem is dat veranderd.

– Cobrief geeft ons een betere basis voor go/no-go-beslissingen. Dat zorgt ervoor dat we onze tijd effectiever besteden.

Experts worden ingezet waar ze de meeste waarde creëren

Veel van de vakkennis bij Randstad zit bij klanten op locatie of heeft andere verantwoordelijkheden dan aanbestedingen. Dat maakte experts tot knelpunten in het aanbestedingsproces.

– Ik heb geen specialistische kennis meer nodig om een aanbesteding te starten. Ik krijg een gestructureerd eerste concept direct in Cobrief. Experts komen erbij waar ze de meeste waarde toevoegen, niet om van nul te beginnen.

Een wens aan opdrachtgevers

Hij heeft een wens voor degenen die aanbestedingen opstellen:

– We moedigen aanbestedingen aan die ruimte bieden voor brede concurrentie. Meer open aanbestedingen geven een beter beslissingsgrondslag en sterkere offertes.

Voor Randstad gaat de overstap naar Cobrief vooral om het leveren van betere offertes.

– We zijn gegaan van een weinig transparante oplossing naar een structuur die logisch is. We besteden minder tijd, kiezen beter welke aanbestedingen we beantwoorden, en de kwaliteit van de offertes gaat omhoog. Dat is de kern van de waarde die we uit Cobrief halen.