«Do more with less»: – Cobrief helpt ons succesvol te zijn

Voor Dennis Hedö, Managing Director bij Onitio Solutions, staat het vast: Cobrief is het gereedschap dat de bedrijfsfilosofie van meer leveren met minder – «Do more with less» – werkelijkheid maakt.

– We zijn niet van plan om een groot team te hebben dat zich volledig aan aanbestedingen wijdt. Dat is niet ons model. Maar met Cobrief kunnen we net zo concurrerend zijn als partijen met complete afdelingen op dit gebied.

– De technologie zorgt ervoor dat we op hetzelfde speelveld kunnen meedoen zonder de bezetting te verhogen. Voor ons is dat de ideale oplossing, zegt hij.

Onitio Solutions ziet grote kansen voor de toekomst. Het bedrijf heeft onlangs een onderneming in Zweden overgenomen en wil nu een sterkere Noordse aanwezigheid opbouwen.

– We hebben al een solide klantenbestand en goede referenties hier thuis. Nu gaat het erom te laten zien dat we dezelfde waarde ook in Zweden en de rest van de Noordse landen kunnen leveren. Openbare aanbestedingen worden een belangrijk onderdeel van deze reis, en Cobrief wordt een tool dat ons helpt daarin te slagen, zegt Hedö.

Onitio Solutions levert IT-infrastructuur aan retail, transport, logistiek en apotheken. Foto: Onitio

Oplossingen die je dagelijks tegenkomt

De technologie van Onitio Solutions maakt deel uit van het dagelijkse leven van de meeste Noren. Het bedrijf levert alles van zelfscanners en zelfbedieningskassa's in supermarkten tot digitale prijsetiketten, schermen en wachtrijsystemen.

Ze staan ook achter de click-and-collect-oplossing in de taxfree-winkel op de luchthaven van Oslo. Bij meerdere grote logistieke bedrijven zorgen de systemen van Onitio ervoor dat miljoenen pakketten getraceerd en gescand kunnen worden.

– Wanneer twee miljoen Noren elke week boodschappen doen, pakketten ophalen of door winkels lopen, is de kans groot dat ze een van onze oplossingen tegenkomen. Het is een beetje onzichtbaar werk, maar dat is juist het punt: alles moet naadloos functioneren, zonder dat de klant erbij hoeft na te denken, zegt Hedö.

Onitio Solutions ontwikkelt technologie die het dagelijks leven eenvoudiger maakt – van zelfscanners in de winkel tot digitale wachtrijsystemen in de gezondheidszorg. Foto: Onitio

– Gekwalificeerde beslissing in minuten

De particuliere sector is de hoofdmarkt, maar openbare aanbestedingen zijn een steeds aantrekkelijker groeigebied geworden. De uitdaging was capaciteit.

Publieke aanbestedingen vereisen een hoge mate van structuur en documentatie, en Onitio had slechts een halve functie om het hele proces te beheren. Dezelfde persoon was bovendien verantwoordelijk voor de projectafdeling.

– Zij is zeer bekwaam, maar het spreekt voor zich dat er weinig tijd overblijft voor aanbestedingen wanneer je zoveel rollen vervult. Het resultaat was dat we vaak aanbestedingen moesten laten liggen, zelfs wanneer we goede winkansen hadden, vertelt Hedö.

Toen Onitio in het voorjaar van 2025 Cobrief in gebruik nam, veranderde de aanbestedingspraktijk fundamenteel.

– Cobrief zorgt ervoor dat we de markt continu kunnen monitoren en relevante aanbestedingen kunnen oppikken zonder uren te besteden aan handmatig zoeken. We krijgen kant-en-klare samenvattingen die laten zien waar de aanbesteding over gaat, welke eisen worden gesteld en hoe goed het bij ons past.

– Daardoor kunnen we een gekwalificeerde beslissing nemen in minuten in plaats van er een hele dag aan te besteden, zegt Hedö.

Hedö benadrukt dat het voordeel evenveel over kwaliteit als over tijdsbesparing gaat. – We hoeven geen tijd meer te verspillen aan irrelevante aanbestedingen. Dat maakt capaciteit vrij om grondiger te werken aan de aanbestedingen die er echt toe doen. Foto: Onitio

Meer doen met minder mensen

Voorheen kon het een hele werkdag duren om een aanbesteding te beoordelen, documentatie te verzamelen en een offerte te structureren. Met Cobrief is het proces teruggebracht tot een fractie van de tijd.

– We maken meerdere werkdagen per maand vrij. Voor een halve fte maakt dat het hele verschil. Waar we voorheen aan één aanbesteding konden deelnemen, kunnen we er nu vijf doen. Dat betekent dat we aan meer aanbestedingen kunnen deelnemen met dezelfde bezetting, zegt Hedö.

Het voordeel is al duidelijk zichtbaar. Kort nadat ze Cobrief in gebruik namen, won Onitio een aanbesteding voor een digitaal wachtrijsysteem voor een ziekenhuis in West-Noorwegen.

– Dat is een project dat we waarschijnlijk niet op tijd hadden kunnen indienen zonder Cobrief. Het tool hielp ons om snel te kwalificeren en het antwoord te structureren, zodat we een concurrerende offerte konden indienen, vertelt Hedö.

Kwaliteit en efficiëntie

Voor Hedö zijn het vooral twee dingen die Cobrief tot een voltreffer voor Onitio maken. Het eerste is de Kennisbank-functie, waarmee het bedrijf eerdere antwoorden en documentatie kan structureren en hergebruiken.

– Voorheen moesten we bijna elke keer van nul beginnen. Nu bouwen we voort op bestaand materiaal, en dat levert zowel kwaliteit als efficiëntie op, zegt hij.

De tweede factor is gebruiksvriendelijkheid.

– Cobrief is gemaakt om eenvoudig te zijn. Iedereen kan het vanaf dag één gebruiken, zonder zware trainingen. En als we ergens over twijfelen, is de support altijd bereikbaar. Dat geeft een zekerheid die goud waard is.