Met 7.500 productlijnen bespaart Oda weken dankzij Cobriefs productmatchingfunctie

Aanbestedingsreacties kostten enorm veel tijd voor Noorwegens toonaangevende online boodschappenspeler, bezorgservice Oda. Voordat Cobrief in beeld kwam, werd het aanbestedingswerk bij Oda gekenmerkt door uren handmatig werk, eindeloze prijsbladen en spreadsheets die heen en weer gingen.

-- Voorheen besteedden één tot twee mensen van de commerciële afdeling meerdere dagen aan het vinden van het juiste product tegen de juiste prijs. Er konden 350 tot 500 productlijnen zijn, en het meeste werd handmatig gedaan, zegt Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager bij Oda.

Toen Cobrief voor het eerst werd uitgeprobeerd, waren het de aanbestedingsmeldingen die de interesse wekten. Maar het was de productmatchingfunctie die de echte gamechanger bleek te zijn.

-- We testten het met een gezonde dosis scepsis. Het bleek een ongelooflijk goede tool te zijn die onze hele manier van werken heeft veranderd, zegt hij.

Oda System pikt producten in een AI-gestuurde productielijn. Foto: Oda

80 procent trefzekerheid bij de eerste poging

Cobriefs productmatchingfunctie is de belangrijkste tool voor Oda. Door hun volledige productcatalogus te uploaden, laten ze de AI automatisch prijsbladen invullen en het juiste product matchen met de eisenspecificatie.

-- Bij een aanbesteding met 350 producten trof Cobrief raak op 80 procent van de productlijnen bij de eerste poging. Een collega en ik besteedden twee uur aan steekproefsgewijze controle en bijsturing. 90 procent was het juiste product; de overige tien wisselden we om strategische redenen. Slechts circa tien procent waren daadwerkelijke fouten. Dat is absoluut ongelooflijk, zegt Torkjel.

Met meer dan 7.500 actieve productlijnen in hun assortiment is de tijdsbesparing enorm.

-- Voorheen besteedden we twee tot drie weken aan dit werk. Nu besteden we twee tot drie dagen. Hoe meer data we invoeren, hoe beter het wordt, zegt hij.

Het juiste percentage vis in de vissticks?

De uitdaging in de supermarktbranche is de complexiteit: grote prijsbladen met honderden producten die exact moeten overeenkomen met de eisenspecificatie.

-- We hebben het niet over vijf tot tien producten. Hier moeten we het visgehalte in vissticks goed hebben, het vleespercentage in gehakt en vleesmassa, land van herkomst, versheid en houdbaarheid, halalproducten, allergeenvriendelijke artikelen en etikettering met certificeringen als Fairtrade en MSC. Het detailniveau is enorm, zegt Torkjel.

Van honderden productlijnen tot een afgewerkt pakket. Foto: Oda

Nog steeds behoefte aan menselijke betrokkenheid

Oda gebruikt Cobrief actief sinds bijna zeven maanden en ervaart dat de dienst steeds beter wordt naarmate ze meer data invoeren. Het werk gaat sneller, en wat vroeger handmatige controles waren, zijn nu eenvoudige checkpoints geworden.

Voor Torkjel gaat het er ook om het aanbestedingsproces toegankelijker te maken.

-- Veel mensen denken dat het eng is om met aanbestedingen te beginnen. Dat is het niet. Met goede tools als Cobrief krijg je de hele weg ondersteuning en vermijd je veel klassieke fouten.

Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager bij Oda. Foto: Oda

Ondanks automatisering en AI gelooft Torkjel dat er altijd een persoonlijke touch achter de voorstellen moet zitten die je schrijft.

-- Ik geloof niet dat AI aanbestedingen kan oplossen zonder menselijke betrokkenheid. Cobrief biedt een uitstekend uitgangspunt, maar je moet de inzending nog steeds op maat maken. Je merkt het wanneer een voorstel specifiek voor die bepaalde opdrachtgever is geschreven. Je hebt een beetje menselijke touch nodig, zegt hij.

Wil je zien hoe Cobrief je dagen werk kan besparen? Je kunt een demo bekijken, je aanmelden voor ons wekelijkse webinar of het zelf gratis proberen.