Cobrief als concurrentievoordeel: – In een drukke werkdag is het ongelooflijk efficiënt

NoA Ignite was een van de eersten die Cobrief adopteerde. Bijna twee jaar later is de tool een integraal onderdeel van hun dagelijks werk -- en de sleutel tot zowel meer inschrijven als meer winnen van aanbestedingen.

-- Alleen al snel kunnen zien wie eerder op een aanbesteding heeft ingediend, geeft een goed beeld van de concurrentie. Het bespaart ons enorm veel tijd, zegt Øyvind Aak, Senior Bid Manager en Partner Manager bij NoA Ignite.

Hij legt uit dat het eerder uren kon duren om uit te vinden wie er eerder had ingediend. Nu is het in minuten gedaan, zo niet seconden, in Cobrief.

Aangezien NoA Ignite een lean salesoperatie heeft, is het belangrijk om middelen juist te prioriteren. Elke aanbestedingsronde moet zorgvuldig worden geëvalueerd: Is dit de moeite waard om op in te schrijven? Hoe groot is de kans op winnen? -- Cobrief helpt ons hierin te slagen.

We besparen veel tijd in de beginfasen -- tijd die we kunnen besteden aan wat er echt toe doet: Het ontwikkelen en leveren van een winnende aanbesteding, zegt Aak.

Heeft een hand gehad in de ontwikkeling

NoA Ignite was een van de eersten die met Cobrief begon. Sinds begin 2024 heeft het bedrijf regelmatig feedback gegeven over functionaliteit en verbeterpunten. Het Cobrief-team heeft de input met open armen ontvangen.

-- Het was leuk om de ontwikkeling te volgen en te zien hoeveel beter het is geworden in zo'n korte tijd, zegt Henriette Vien, Client Operations Manager bij NoA Ignite.

Øyvind Aak knikt en voegt toe: -- Er is veel gebeurd -- en het ging snel. De tool heeft zich sneller ontwikkeld dan wij alle functies konden adopteren, zegt hij met een glimlach.

NoA Ignite is gegaan van zware, handmatige processen naar het kwalificeren -- en diskwalificeren -- van aanbestedingen in een fractie van de tijd. -- Het is moeilijk voor te stellen hoe we eerder werkten, zegt Øyvind Aak. Hier samen met Henriette Vien.

Bouwt digitale oplossingen voor heel Noorwegen

NoA Ignite is een Nordisch adviesbureau met circa 400 medewerkers verspreid over Oslo, Stockholm, Kopenhagen, Helsinki en Wroclaw. Het bedrijf maakt deel uit van The North Alliance (NoA). NoA Ignite is gespecialiseerd in gebruikersgerichte digitale producten en diensten.

Onder de oplossingen die NoA Ignite heeft geleverd, vinden we de Ruter-app, nieuwe websites, een nieuw woningtraject en een digitaal dienstverleningsplatform voor Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), en het AMK-project voor Vestre Viken Health Trust, dat 113-operators in staat stelt noodsituaties in real-time te zien via de mobiele camera.

NoA Ignite heeft ook grote projecten geleverd voor websites als Regjeringen.no en BaneNor.no -- met geavanceerde CMS-oplossingen, contentmodellen en complexe integraties. -- Regjeringen.no is eigenlijk een van 's werelds grootste informatieportalen, en daar werken we met zowel technologie als contentstructuur, zegt Vien.

Cobrief maakt het makkelijker voor meer mensen bij NoA Ignite om aanbestedingsprocessen te evalueren en eraan bij te dragen -- en daarmee kansen te pakken die anders misschien over het hoofd waren gezien.

-- Kan op meer relevante aanbestedingen inschrijven

Voordat Cobrief onderdeel werd van de dagelijkse workflow van het salesteam bij NoA Ignite, werd het aanbestedingswerk gekenmerkt door tijdrovende en handmatige processen: Documenten moesten worden gedownload, doorgestuurd, geüpload en toegankelijk gemaakt voor meerdere mensen.

Het salesteam werd uiteindelijk een soort "poortwachters" voor alle informatie gerelateerd aan openbare aanbestedingen. Ze besteedden veel tijd aan het delen van diverse documenten en bestanden over afdelingen heen.

-- Nu wordt alles gedeeld in Slack via de Cobrief-integratie, zodat iedereen die wil kan meekijken, zegt Aak tevreden. Het feit dat meer mensen nu aanbestedingen snel en onafhankelijk kunnen evalueren, betekent dat potentiële kansen altijd worden opgepikt.

-- Het is niet altijd het salesteam dat alles opmerkt. Nu kan een vakexpert snel het potentieel zien in een aanbesteding die we misschien hadden gemist. In de praktijk betekent dit dat we op meer relevante aanbestedingen kunnen inschrijven, zegt hij.

-- Ongelooflijk efficiënt

Er zijn vooral twee functies die het duo bij NoA Ignite uitlicht. -- De landingspagina voor elke aanbesteding is een belangrijk hulpmiddel geworden. Daar krijgen we beoordelingscriteria, kerninformatie en contractwaarde snel -- zonder het volledige aanbestedingspakket te hoeven openen en lezen, zegt Vien.

De AI-functies leveren ook concrete voordelen op in termen van bespaarde tijd. De chatbot wordt gebruikt om details te vinden die eerder lang konden duren om te lokaliseren -- zoals eisen voor lokale aanwezigheid, contracttype, deadlines en data, of speciale voorwaarden.

-- We gebruiken AI om specifieke vragen te stellen. In een drukke werkdag is het ongelooflijk efficiënt. Nu kunnen we snel een aanbesteding beoordelen. Er wordt zeer weinig tijd verspild aan het evalueren of dit iets voor ons is of niet, zegt Vien.

-- Aanbestedingen die daadwerkelijk winnen

Hoewel NoA Ignite vandaag Cobrief voornamelijk gebruikt voor kwalificatie en informatieverzameling, zien ze grotere mogelijkheden aan de horizon -- met name op het gebied van AI en hergebruik van eerdere inzendingen.

-- We testen nu AI-gebaseerde tekstsuggesties, gebaseerd op eerdere aanbestedingen. Het is een spannend pad voorwaarts -- maar de kwaliteit moet top zijn. Je wint niet met iets dat "goed genoeg" is, zegt Aak.

Voor hem gaat het niet om tijdsbesparing in de schrijffase, maar om het slimmer gebruiken van tijd. Het gaat erom al het onnodige aan het begin te schrappen en in plaats daarvan energie te steken waar het ertoe doet: Een aanbesteding schrijven die raak schiet.

*PSST**: Wist je dat Cobrief gratis aanbestedingsmeldingen heeft, zonder proefperiode? **Bekijk het hier!*