Lyreco reageert nu op meer aanbestedingen dan ooit: – Een tool die ons een solide voorsprong geeft

– Voor ons is de aanbestedingsmarkt extreem belangrijk. Daarom zijn we afhankelijk van tools die ons in staat stellen nog beter te werken met aanbestedingsprocessen, zegt Patricia Patoka, bid manager bij Lyreco Noorwegen.

Met Cobrief in het team kan Lyreco nu op meer aanbestedingen reageren dan voorheen. Met Cobrief hebben ze ook tot 50 procent van de productmatching geautomatiseerd.

– We kunnen meer tijd besteden aan meer kwalitatieve beoordelingen en op meer aanbestedingen reageren. We hebben regelmatig vergaderingen waar we de status doornemen van waar we aan werken, en er blijven nieuwe aanvragen binnenkomen. Nu kunnen we aan nog meer tegelijkertijd werken, meer leveren, meer werken aan het vervullen van klantbehoeften en meer winnen, zegt Patricia Patoka.

Patoka maakt deel uit van het team bij Lyreco dat werkt met aanbestedingsprocessen. Samen met collega Bjørn Ove Asprem vertelt ze dat het niet ongewoon is dat het team aan een tweecijferig aantal aanbestedingen tegelijkertijd werkt, waarbij de publieke markt een groot deel uitmaakt.

– Overheidsorganisaties zijn stabiele klanten, en als we een contract winnen, kan het vier jaar lopen. Dat geeft ons voorspelbaarheid en langetermijnstabiliteit, zegt Bjørn Ove Asprem.

Het bid-team bij Lyreco wil vooroplopen als het gaat om het gebruik van AI in aanbestedingswerk. Cobrief is absoluut centraal om dit te bereiken, zeggen bid managers Patricia Patoka en Bjørn Ove Asprem.

Een miljardenconcern

Lyreco is een van 's werelds toonaangevende leveranciers van producten en diensten voor de werkplek. In Noorwegen bedroeg Lyreco's omzet in 2024 bijna 2 miljard NOK.

Met 21 winkels door het hele land associëren velen Lyreco misschien met traditionele kantoorbenodigdhedenwinkels. Maar de grote motor in de Noorse bedrijfsvoering is de zakelijke markt – en leveringen aan de publieke sector.

Op het Noorse hoofdkantoor van het Frans-eigendom familieconcern werkt een toegewijd team uitsluitend aan aanbestedingsprocessen. Openbare aanbestedingen vormen het merendeel hiervan.

Dit zijn specialisten die zowel de regelgeving als de klanten kennen – en die één duidelijk doel hebben: zoveel mogelijk contracten winnen.

– We leveren aan bedrijven, gemeenten en provincies in het hele land. Het kan van alles zijn, van notitieboekjes en pennen tot schoonmaakproducten, kantoormeubilair of koffieoplossingen. Alles wat nodig is om een werkplek of organisatie te laten functioneren, zegt Patricia Patoka.

Meer tijd voor grondige risicoanalyses

De weg naar een getekend contract is lang. Aanbestedingen winnen gaat over veel meer dan prijs.

Voor elke aanbesteding moet Lyreco uitgebreide voorstellen samenstellen waarin ze niet alleen producten en prijzen laten zien, maar ook milieumaatregen, leveringscapaciteit, kwaliteit en serviceniveaus documenteren.

Het voordeel van deze contracten is dat ze stabiel en langlopend zijn – vaak vier jaar. Tegelijkertijd is de complexiteit groter. Er moeten grondige risicoanalyses worden uitgevoerd. Er kan veel gebeuren met leveranciers, prijsontwikkelingen en andere factoren gedurende een meerjarige contractperiode.

Tegelijkertijd is het niet altijd makkelijk om in een hectische werkdag tijd vrij te maken om dit werk zo grondig te doen als ze altijd willen. Met Cobrief is er echter tijd vrijgekomen.

– Bespaart ons enorm veel tijd

Elke aanbesteding bevat vaak tussen de 150 en 1.000 productlijnen die moeten worden gematcht met Lyreco's producten en prijzen.

– Het is een enorm werk om de juiste producten te selecteren en ze in de formaten in te voeren die de opdrachtgever vereist, zegt Asprem.

Dit proces was voorheen handmatig en tijdrovend. Alles moest met de hand worden gematcht en gedocumenteerd – en het nam waardevolle tijd weg van meer strategische beoordelingen. Om het aanbestedingsproces te stroomlijnen en hogere kwaliteit te waarborgen, nam Lyreco in de zomer van 2024 Cobrief in gebruik.

Cobrief helpt ons automatisch de juiste producten te selecteren, op basis van eerdere aanbestedingen en onze eigen productdata. Het kan ook tekstantwoorden voorstellen op de vragen in de aanbestedingsdocumentatie op basis van onze eigen teksten, zegt Patricia Patoka.

– We hoeven niet meer uren te besteden aan het opnieuw creëren van werk dat we eerder hebben gedaan. Het bespaart ons enorm veel tijd en laat ons onze energie richten op wat er echt toe doet: de strategie en hoe we de aanbesteding kunnen winnen, voegt Asprem toe.

Bekijk beschikbare aanbestedingen voor kantoorbenodigdheden.

– Een tool die ons een solide voorsprong geeft

Met Cobrief in het team kan Lyreco nu op meer aanbestedingen reageren dan voorheen. Eerder moest het team harde prioriteiten stellen en vaak aanbestedingen laten schieten. Er waren misschien aanbestedingen die ze hadden kunnen winnen, maar de totale werklast betekende dat ze werden overgeslagen.

Met Cobrief hebben Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem en de rest van het aanbestedingsteam tot 50 procent van de productmatching geautomatiseerd.

– Nu kunnen we sneller een eerste beoordeling maken en zien of een aanbesteding relevant is of niet. We krijgen ook eerder in het proces een nauwkeurigere prijsindicatie, zegt Patoka.

Voor Lyreco zijn technologie en innovatieve oplossingen – waarvan Cobrief een voorbeeld is – onderdeel van een bredere strategie om het bedrijf verder te ontwikkelen.

– Aanbestedingscontracten zijn stabiel en relatief langlopend. Daarnaast zien we een steeds sterkere milieufocus in aanbestedingen, wat goed bij ons past aangezien we actief aan duurzaamheid werken. Met Cobrief krijgen we zowel meer tijd als hogere kwaliteit in onze antwoorden – dat versterkt ons in de concurrentie, zegt Asprem.

Zowel hij als Patoka zijn ervan overtuigd dat slim gebruik van AI in de toekomst bepalend zal zijn.

– We moeten de tools gebruiken die beschikbaar zijn. Als we dat niet doen, lopen we plotseling twee stappen achter op onze concurrenten. Nu hebben we een tool die ons een solide voorsprong geeft, zegt Patoka.