De directeur was overtuigd na 10 minuten: – Nu besparen we enorm veel tijd

– Ik was overtuigd na tien minuten. Of eigenlijk al eerder. Wij waren degenen die als eerste contact opnamen met Cobrief, lacht Christian Martinsen.

Hij is commercieel directeur bij Knowit Noorwegen. Een van zijn vele verantwoordelijkheden is productowner zijn voor de digitale tools die worden gebruikt in de salesoperatie van het Scandinavische adviesbureau.

Martinsen vertelt dat Knowit graag early adopter is en er niet voor terugdeinst om nieuwe digitale tools te testen – ook die van startups.

– Ik vind het geweldig dat ze een startup zijn die echt de juiste snaar heeft geraakt. We testen veel nieuwe tools bij Knowit, maar Cobrief is een van de weinige die echt voet aan de grond heeft gekregen, zegt hij.

Er is een korte lijn tussen Knowit en Cobrief. Christian Martinsen en Stine Strandvik delen regelmatig feedback over functies en verbeteringen die ze graag zouden zien. Hier samen met medeoprichter en CEO van Cobrief, Jonas Klafstad.

Met Cobrief kreeg Knowit een tool die, volgens Martinsen, "onze taal spreekt en begrijpt hoe we werken".

Vandaag gebruiken circa 20 mensen bij Knowit dagelijks Cobrief. Hoewel Cobrief follow-up, klantenondersteuning en training biedt, koos Knowit ervoor alles zelf te doen. Niet dat er veel te doen was.

Martinsen zegt dat Knowit "nul tijd heeft besteed aan het implementeren van Cobrief".

– Gebruiksvriendelijkheid is de sleutel tot succes met elk product. Cobrief scoort 100 van de 100 op gebruiksvriendelijkheid. We zien het aan hoe snel ons salesteam het heeft geadopteerd, zegt Martinsen.

Openbare inkoop: – Een centraal onderdeel

Knowit is een toonaangevend Scandinavisch adviesbureau met kantoren in zes landen en circa 4.000 medewerkers. Het bedrijf is georganiseerd als een netwerkgebaseerde groep, bestaande uit meer dan 86 autonome dochterondernemingen verspreid over vier bedrijfsgebieden: Solutions, Experience, Insight en Connectivity. Deze vier bedrijfsgebieden leveren consultants en advies op het gebied van technologie, gebruikerservaring, management en organisatieontwikkeling, en embedded technology.

In Noorwegen heeft het bedrijf circa 1.000 medewerkers. Voor Knowit is openbare inkoop een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Martinsen kan niet precies zeggen welk aandeel dit uitmaakt, maar bevestigt dat het aanzienlijk is.

De Noorse publieke sector koopt jaarlijks goederen en diensten in voor circa 800 miljard NOK. Gemiddeld worden er dagelijks 80 nieuwe aanbestedingen gepubliceerd. Veel daarvan zijn gerelateerd aan IT.

Bekijk beschikbare aanbestedingen voor IT-consultants.

– Openbare inkoop is iets waar we elke dag mee werken. Het is een centraal onderdeel van onze bedrijfsvoering, zoveel kan ik wel zeggen, zegt Martinsen.

Zag snel dat het de moeite waard was om te onderzoeken

Als commercieel directeur is Martinsen de schakel tussen de salesteams van Knowits vele bedrijven. Zijn taak is om salesprocessen te coördineren en ervoor te zorgen dat de verschillende eenheden "elkaar niet voor de voeten lopen". Daarnaast is hij systeemeigenaar voor alle tools die worden gebruikt in sales support – inclusief portalen en software gerelateerd aan openbare inkoop.

De AI-functies van Cobrief stroomlijnen zowel kwalificatie als het beantwoorden van aanbestedingen, terwijl de inzichtenmodule Knowit datagedreven besluitvormingsondersteuning biedt voor gericht werk aan nieuwe raamovereenkomsten.

Hij vertelt dat Cobrief "op een presenteerblaadje werd aangereikt" door een Knowit-verkoper op een winternacht in november 2024. De verkoper vond dat dit iets was dat ze nader moesten bekijken. Martinsen begreep snel dat hier iets in zat.

– We werken al jarenlang met openbare inkoop en doen het goed. De processen zijn echter vaak zwaar, moeilijk te beheren, gecompliceerd qua toegang en complex wanneer aanvragen moeten worden opgesteld. De gebruikerservaring was allesbehalve goed.

– Het kost simpelweg veel tijd, zegt Martinsen.

– Nu besparen we enorm veel tijd

Cobrief fungeert als een sales support tool voor openbare inkoop. Het maakt het makkelijker om relevante publicaties te vinden, irrelevante aanbestedingen te filteren en een compleet overzicht te krijgen van deadlines en eisen.

Het heeft de zoekfunctionaliteit voor Knowit radicaal verbeterd. Martinsen vertelt dat processen die voorheen dagen en weken konden duren, nu in minuten worden afgerond.

Het verzamelen van al het aanbestedingswerk op één platform zorgt voor betere coördinatie en optimaal gebruik van middelen, zodat we meer en betere biedingen kunnen uitbrengen, vertellen het Knowit-duo Stine Strandvik en Christian Martinsen.

Het bedrijf krijgt snel relevante informatie, kan zien wie eerder heeft gewonnen en kan snel beslissen of ze een aanbesteding willen nastreven of niet.

De scorefunctie van Cobrief, die de relevantie van elke publicatie beoordeelt op basis van vooraf gedefinieerde trefwoorden en criteria, is ook zeer nuttig gebleken.

– De precisie in de zoekopdrachten is veel beter. Nu besparen we enorm veel tijd op screening en kwalificatie, en kunnen we meer tijd besteden aan het maken van kwalitatieve voorstellen, zegt Martinsen.

– Een supergebruiksvriendelijke tool voor iedereen

Christian Martinsen gelooft dat Cobrief geschikt is voor alle organisaties die op de een of andere manier betrokken zijn bij openbare inkoop of die markt willen betreden.

Martinsen voegt toe dat Cobrief geschikt is voor bedrijven van elke omvang die willen meedingen naar overheidsopdrachten – of het nu grote bedrijven zijn zoals Knowit, of kleinere ondernemingen en startups.

– Je kunt er veel van vinden, maar het feit is dat Noorwegen een grote publieke sector heeft. Er zijn elke dag aanbestedingsprocessen, en het is een aanzienlijke markt.

Met Cobrief krijg je een supergebruiksvriendelijke tool voor iedereen die wil meedingen naar overheidsopdrachten. Martinsen vindt dat de implementatie ongelooflijk eenvoudig was.

– Het is intuïtief, vereist vrijwel geen training en werkt "direct uit de doos", zegt hij.