Met Cobrief kan Inventura meer experimenteren: – Geeft ons een strategisch voordeel

Thomas Tinnesand zit in Inventura's kantoor in Oslo aan het Fridtjof Nansens Plein, met uitzicht recht op het Raadhusplein. Hij is partner en hoofd sales en marketing, en wijst naar het stadhuis.

Thomas Tinnesand, partner en hoofd sales en marketing bij Inventura.

– Het voelt bijna symbolisch dat we recht naar beneden kunnen kijken op een van de meest iconische overheidsgebouwen van het land. Een groot deel van ons werk draait om het begrijpen hoe de publieke sector werkt, en hoe we kunnen navigeren in de aanbestedingen die worden gepubliceerd, zegt hij.

Op het kantoor in Stavanger zit zijn collega Karl Sletbakk, jurist en Bid Manager voor de publieke sector.

Hij is degene die als eerste de aanbestedingen op tafel krijgt. Elke dag is hij verantwoordelijk voor het identificeren van nieuwe aanbestedingen, ze te evalueren en ze door te geven binnen de organisatie.

Karl Sletbakk, jurist en bid manager voor de publieke sector bij Inventura.

– We dienen jaarlijks ruim meer dan honderd voorstellen in en evalueren misschien drie keer zoveel aanbestedingen. Processen en tools hebben die het werk efficiënter maken, is absoluut cruciaal, zegt hij.

Anderen assisteren bij aanbestedingswerk

Inventura is vandaag een van de meest ervaren adviesbureaus van Noorwegen op het gebied van inkoop en aanbesteding.

Het bedrijf assisteert overheidsopdrachtgevers bij behoefteanalyses, aanbestedingsstrategieën en contractdocumenten, en beheert aanbestedingsprocessen van begin tot eind.

Tegelijkertijd helpen ze private leveranciers bij het navigeren in de openbare aanbestedingsmarkt – een landschap dat velen als zowel veeleisend als onoverzichtelijk ervaren.

– We leiden grote aanbestedingen namens opdrachtgevers, maar we nemen ook zelf deel wanneer de publieke sector om inkoopadvies vraagt. Dit geeft ons een uniek begrip van de mechanismen in de markt, en het stelt ons in staat onze klanten te helpen beter te leveren, zegt Tinnesand.

Cobrief werd een gamechanger

Voor zowel Tinnesand als Sletbakk markeert de introductie van Cobrief een duidelijk voor-en-na in hoe ze met aanbestedingen werken.

Voorheen moesten ze naar platforms als Doffin gaan, documenten openen en meerdere pagina's doorlezen om te begrijpen waar een aanbesteding werkelijk over ging.

Vandaag krijgen ze alles direct in hun inbox. Cobrief haalt belangrijke parameters eruit zoals scope, eisen, looptijd, waarde en competentie-eisen – wat de evaluatie veel makkelijker maakt.

– We volgden de ontwikkeling nauwgezet, en toen de functies op hun plek waren, was het de juiste tijd om over te stappen. Nu is Cobrief een geïntegreerd onderdeel van hoe we werken, zegt Sletbakk.

Tinnesand knikt en voegt toe:

– De samenvatting stelt ons in staat om in minuten een go/no-go beslissing te nemen. We vermijden tijd te besteden aan valse sporen. Het maakt capaciteit vrij en laat ons onze energie richten op de aanbestedingen die er echt toe doen, zegt Thomas Tinnesand bij Inventura.

– Geeft ons een strategisch voordeel

Aanbestedingstitels kunnen vaak misleidend zijn, maar met Cobrief krijgt Inventura de context die nodig is om relevant van irrelevant te onderscheiden.

Een klassiek voorbeeld is wanneer een titel luidt "aanschaf van graafmachine". Voorheen moest Karl Sletbakk het aanbestedingsdocument openen om te controleren of het ging over het kopen van de machine – wat niet relevant is – of over het bieden van assistentie bij de aanschaf ervan, wat precies hun kernactiviteit is.

– Nu kan ik het in seconden zien in de samenvatting, legt Sletbakk uit.

Verhoogde efficiëntie gaat evenzeer over kwaliteit als over snelheid. Volgens Sletbakk bespaart Inventura circa vijftien minuten per aanbesteding bij de eerste screening.

Wanneer het bedrijf jaarlijks circa 300 aanbestedingen evalueert, komt dat neer op bijna twee werkweken vrijgemaakt.

Voor Tinnesand is de flexibiliteit minstens zo belangrijk.

– Wanneer de kosten om nieuwe markten te evalueren dalen, wordt het makkelijker om te experimenteren. We kunnen gebieden verkennen buiten onze comfortzone zonder veel tijd vast te leggen. Dat geeft ons een strategisch voordeel.

– Een voordeel voor de hele samenleving

Als adviesbureau heeft Inventura diepe expertise opgebouwd in zowel private als openbare aanbestedingen. Tinnesand en Sletbakk delen graag hun ervaringen met anderen die willen slagen in een veeleisende markt.

– Lees de formele eisen zorgvuldig. In de private markt kun je soms wegkomen met afwijkingen, maar bij openbare aanbestedingen riskeer je afwijzing, zegt Tinnesand.

Sletbakk knikt.

– Velen onderschatten hoeveel tijd het kost om een goed voorstel te maken. Je kunt niet simpelweg een standaardpresentatie gebruiken die je naar een private klant zou sturen. Je hebt kwaliteitssystemen, documentatie nodig, en je moet elk voorstel aanpassen aan de specifieke aanbesteding. Als je het niet serieus neemt, val je buiten de boot.

Voor beiden is het duidelijk dat tools als Cobrief de instap makkelijker maken.

– Overheidsopdrachtgevers willen concurrentie. Wanneer leveranciers aanbestedingen makkelijker ontdekken en begrijpen, ontvangen ze meer kwaliteitsvoorstellen. Dat is absoluut een voordeel voor de samenleving, zegt Tinnesand.