HENT wint tijd terug met Cobrief

Tekstgeneratie die weken duurde, duurt nu uren

Met Cobrief bespaart HENT aanzienlijke tijd op tekstgeneratie en verificatie dat alle details overeenkomen met de aanbestedingseisen.

Andreas Fornes, Projectingenieur in projectontwikkeling, is betrokken geweest bij het testen van Cobrief bij HENT.

– Elk woord van de projectbeschrijving schrijven... dat gaat nu veel sneller. Je kunt de tekst opbouwen als een soort skelet, punt voor punt, en Cobrief het laten uitschrijven.

Het voordeel zit niet alleen in sneller schrijven. Het zit in betere structuur, slimmere standaardisatie en meer controle over het proces.

– We krijgen meer tijd vrij om in te duiken in de projectbeschrijving. In plaats van energie te besteden aan het schrijven zelf, kunnen we ons richten op wat de opdrachtgever daadwerkelijk zoekt, en vervolgens onze oplossing aanscherpen. We bouwen een structuur op voor de tekst en laten Cobrief vervolgens verifiëren of we alles hebben beantwoord wat in de aanbestedingsdocumentatie wordt gevraagd.

Achter enkele van de belangrijkste gebouwen van Noorwegen

HENT AS is een van de grootste bouwbedrijven van Noorwegen, met circa 1.300 medewerkers. Het bedrijf staat achter grote en complexe projecten zoals Blok A en Blok D van het Regeringskwartier, het nieuwe NRK-hoofdkantoor op Normannsløkka en The Whale, een walvismuseum in Vesterålen, om er maar een paar te noemen.

Grote aanbestedingen vereisen vaak aanzienlijke middelen. Grote aanbestedingsresponsen kunnen maanden in beslag nemen om voor te bereiden, in samenwerking met een breed team van deelnemers, specialisten, architecten, energie- en milieuconsultants, BIM-technici en vakverantwoordelijken voor HVAC, elektra, brandveiligheid en bouwfysica.

Wanneer je meer dan 130 aanbestedingen per jaar indient, telt elk uur.

Het walvismuseum "The Whale" in Vesterålen, verwachte oplevering in 2027. Foto/grafiek: HENT

Verificatie steelt geen tijd meer

Controleren of aan elke eis is voldaan, is een van de meest tijdrovende onderdelen van een aanbesteding. Voorheen betekende dit veel handmatig werk. Nu gaat het sneller.

– Je kunt Cobrief direct vragen stellen over zaken in de documentatie via de chat op de pagina, wat absoluut geweldig is.

Het team hoeft niet meer door honderden pagina's te zoeken om antwoorden te vinden. Ze kunnen vragen stellen en direct antwoord krijgen.

Hij ziet ook het potentieel in het opbouwen van een kennisbank:

– Wanneer je de AI traint op eerdere projecten, geeft het ons een voorsprong de volgende keer dat we indienen bij dezelfde opdrachtgever. De AI kan putten uit ervaring van de vorige aanbesteding en de kennisbank bijwerken, zodat we nog beter raak schieten. Ik geloof dat de voordelen aanzienlijk zullen zijn zodra we vaardig worden in het benutten hiervan.

Het nieuwe NRK-hoofdkantoor op Normannsløkka, verwachte oplevering in 2029. Foto/grafiek: HENT

Onderdeel van een breder AI-initiatief

Circa 150-200 medewerkers werken op elk moment aan aanbestedingen of inkoop bij HENT.

Torbjørn Bratteberg, Directeur Technologie en Duurzaamheid bij HENT, ziet Cobrief als een natuurlijk onderdeel van de bedrijfsontwikkeling.

– We testen diverse AI-mogelijkheden door de hele organisatie heen. Onze eigen systeemontwikkelaars gebruiken AI bij het programmeren. We gebruiken AI voor automatische hoeveelheidsberekening. Nu gaan we het inzetten op een gebied dat zeer tijdrovend is, namelijk afwijkingenregistratie. Met zoveel aanbestedingen die jaarlijks worden ingediend, is het potentieel voor tijdsbesparing aanzienlijk wanneer AI breed wordt ingezet.

Bijblijven met het tempo

– In de tijd dat ik Cobrief gebruik, zijn er veel verbeteringen geweest. De ontwikkeling binnen AI gaat razendsnel, en ik kan zien dat Cobrief het tempo bijhoudt – dat is indrukwekkend.

– Cobrief maakt tijd vrij. Het betekent dat we meer moeite kunnen steken in de inhoud en minder in het schrijven zelf. De kwaliteit verbetert wanneer we daadwerkelijk tijd hebben om na te denken, zegt Fornes.