Van weken naar uren: – Aanbestedingswerk is geen tijdverspilling meer

– We zijn overal, zonder dat iemand het echt weet. De klant moet schitteren, niet wij, zegt CEO van Eurosign, Marius Barhaugen.

Hij laat trots de showroom zien op het hoofdkantoor buiten Oslo. Borden in alle maten, kleuren en vormen voor Telenor, Synsam, Apotek 1 en Narvesen, en vele anderen.

Het iconische Freia-bord op Karl Johan. Borden in parken en soortgelijke ruimtes, door en voor de gemeente Oslo. Alles geproduceerd, gedistribueerd en geïnstalleerd door Eurosign.

Eurosign loopt voorop in het toepassen van nieuwe technologische oplossingen om beter en slimmer te werken, maar als het gaat om de borden zelf, blijft veel hetzelfde.

– We gebruiken technologie om te stroomlijnen en tijd vrij te maken – maar niet ten koste van de borden zelf. Die zijn en blijven handwerk. Hier moeten we niet op bezuinigen – juist het tegenovergestelde.

– We willen de vrijgemaakte tijd gebruiken om nog meer zorg en kwaliteit in elk bord te stoppen. De borden zijn ons kernproduct en moeten aan de hoogste standaarden voldoen, zegt Barhaugen. Foto: Eurosign

Openbare aanbestedingen zijn niet met de tijd meegegaan

Eurosign is de grootste speler in Scandinavië op het gebied van signing. Het concern, met een jaaromzet van circa 200 miljoen NOK in Noorwegen en Zweden, heeft meer dan 50 medewerkers.

Toen Barhaugen in januari 2025 de rol van CEO overnam, bracht hij brede leiderschapservaring mee uit de industrie, private equity en familiebedrijven.

Hij kent aanbestedingen goed – het is een rode draad door zijn hele carrière geweest.

– Hoewel er veel is veranderd, zijn openbare aanbestedingen nog steeds zoals ze altijd zijn geweest. Dezelfde eisen, dezelfde documenten, en vaak behoorlijk wat subjectiviteit in de gunningscriteria. De publieke sector heeft simpelweg aanzienlijke ruimte voor verbetering, zegt Barhaugen.

Hij wijst met name op hoe eisen voor "eenheidsprijzen" bij complexe producten leveranciers dwingen risico in te prijzen – wat in de praktijk de eindfactuur voor gemeenten hoger maakt.

– Als ze in grotere mate specifiekere, gerichtere aanbestedingen hadden gebruikt, hadden ze zowel betere kwaliteit als lagere prijzen kunnen bereiken. Velen in de publieke sector zouden meer inzicht moeten hebben in hoe het werkelijk werkt aan de leverancierskant, zegt hij.

Eurosign levert veel signing aan de publieke sector. Zowel nationale als gemeentelijke overheden hebben borden nodig op openbare plaatsen, waaronder parken, kinderdagverblijven, scholen, zwembaden, om er maar een paar te noemen.

Van weken werk – naar uren

Maar één ding is veranderd: de tijd die het kost om een aanbesteding te leveren. Waar Eurosign eerder weken aan één aanvraag besteedde, kan het nu dagen duren – of slechts uren. De reden? Cobrief.

Barhaugen gebruikt de tool sinds het begin van 2025.

– Openbare aanbestedingen zijn en blijven grotendeels hetzelfde, maar nu kun je het daadwerkelijk snel en efficiënt afhandelen, zegt Barhaugen.

In plaats van een aparte bid manager aan te nemen, doen hij en het team het werk zelf. Hij gelooft dat het volledig haalbaar is.

– Ik zit meerdere keren per week in Cobrief, en ik doe veel van het werk zelf samen met anderen. Het is zo efficiënt dat we zowel tijd als een voltijdse positie besparen. Dat alleen al betekent een besparing van ruim één miljoen NOK per jaar, alle kosten inbegrepen, zegt hij.

– Ik was snel overtuigd. Cobrief geeft je een overzicht van nieuwe aanbestedingen, analyseert de documenten en haalt de belangrijkste informatie eruit, zegt Barhaugen.

– Aanbestedingswerk hoeft geen tijdverspilling te zijn

Barhaugen noemt met name de brief-functie, die de kernpunten uit uitgebreide aanbestedingsdocumentatie haalt, zodat je geen honderden pagina's hoeft te lezen.

– Je ziet snel wat ertoe doet en hoe je moet reageren. Het maakt het proces gerichter en veel minder tijdrovend. Het levert zowel een betere workflow als betere kwaliteit in onze leveringen. Wanneer de kwaliteit hoog is, vergroten we onze kans om te winnen.

Cobrief wordt vandaag de dag gebruikt om zowel openbare als private aanbestedingen af te handelen – en is een geïntegreerd onderdeel van Eurosigns strategie om slimmer te werken.

– De tool maakt het makkelijker om de eisen te begrijpen en te beoordelen of we daadwerkelijk moeten deelnemen. Het geeft ons ook flexibiliteit – en de vrijheid om onze middelen verstandiger te prioriteren, zegt Barhaugen.

Hij is duidelijk over één ding: Technologie moet niet decoratief zijn – het moet oplossingsgericht zijn en echte voordelen bieden. Eurosign streeft ernaar tot de koplopers in de branche te behoren op het gebied van efficiëntie en technologie.

– Aanbestedingswerk is geen tijdverspilling meer. Het moet een concurrentievoordeel zijn. En dat wordt het, als je de juiste tools hebt, zegt Marius Barhaugen.