Zo houdt Compass Group volledige controle over 300 aanbestedingen per jaar

Elk jaar beantwoorden Compass Group en schoonmaakdivisie Eir Renhold meer dan 300 aanbestedingen. Van kantines op militaire bases tot schoonmaakdiensten in enkele van de grootste commerciële gebouwen van het land, en van offshore-catering tot Hard-FM en volledig facility management. Met circa 10.000 medewerkers verspreid over meer dan 630 locaties en een gezamenlijke omzet van bijna 10 miljard NOK is dit een van Noorwegens meest complete FM-concerns.

Achter de indrukwekkende aanbestedingsportefeuille zitten onder anderen Henriette Haugsnes, Hoofd Planning en Aanbestedingen bij Eir Renhold, en Marcelle Mauritzson, Bid Manager voor de food-divisie bij Compass Group. Eir Renhold beantwoordt alleen al meer dan 120 schoonmaakaanbestedingen per jaar, en op concernniveau gaat het totaal richting 300 tot 350 inschrijvingen.

Dat betekent dat de teams vrijwel elke dag aanbestedingen indienen.

Hoog risico om iets te missen in een handmatig proces

De teams hadden een goed functionerend systeem: elke aanbesteding die werd overwogen, werd vastgelegd in een Excel-spreadsheet met overzicht van status, eigenaarschap en deadlines. Meldingen kwamen per e-mail binnen van diverse portalen en moesten handmatig worden overgebracht naar de lijst. Het probleem lag een stap eerder, in de meldingslaag zelf.

– Het waarschuwingssysteem dat we gebruikten stuurde soms dezelfde melding meerdere keren over een paar dagen, zegt Haugsnes. – Dan werd je onzeker of iemand het al had opgepakt, of dat je op het punt stond een parallel proces te starten naast een collega. Als we vergaten de aanbesteding in de lijst te registreren, was die in de praktijk verdwenen. Om ervoor te zorgen dat we niets misten, bouwden we veel extra routines op die eigenlijk niet nodig hadden moeten zijn.

Als wereldwijd concern hanteert Compass Group een gestructureerde aanpak bij het bepalen welke aanbestedingen ze prioriteren. Ze beoordelen elke concurrentie holistisch – niet alleen op basis van contractwaarde, maar ook of de voorwaarden en condities een duurzame en voorspelbare samenwerking op lange termijn mogelijk maken.

– Deze voorwaarden kunnen verspreid staan over honderden pagina's, en het boven water krijgen ervan heeft tijd gekost die we beter aan het voorstel zelf hadden kunnen besteden, zegt Haugsnes. – We hebben meegemaakt dat we bijna klaar waren om in te dienen, om ons vervolgens te moeten terugtrekken omdat de contractvoorwaarden niet verenigbaar waren met wat wij kunnen verantwoorden. Het is een situatie die we willen vermijden, en die goed inzicht vroeg in het proces ons helpt te beheersen.

Volledige controle en snellere kwaliteitsbeoordeling

Met Cobrief is de dagelijkse praktijk compleet veranderd. Alle aanbestedingsmeldingen worden nu verzameld in één platform, of ze nu afkomstig zijn van openbare aanbestedingsportalen of van private opdrachtgevers met eigen systemen. Elke melding verschijnt één keer, met duidelijk eigenaarschap en status.

Een van Noorwegens meest ervaren aanbestedingsteams in facility management: Marcelle Mauritzson en Henriette Haugsnes bij Compass Group.

– Nu filteren we snel uit wat niet relevant is, en wat relevant is krijgt meteen een eigenaar. We hebben volledige controle over wat er in de pipeline zit en wie waarvoor verantwoordelijk is, zegt Haugsnes.

De AI-functies van Cobrief analyseren de aanbestedingsdocumentatie automatisch en verzamelen gunningscriteria, contractvoorwaarden, documentatievereisten en potentiële rode vlaggen op één plek. Dit geeft het team al vroeg in het proces een volledig overzicht, waardoor het veel eenvoudiger wordt om te beoordelen of een aanbesteding de juiste is om op in te schrijven, zonder uren te besteden aan het doorzoeken van documenten.

– We krijgen meteen een compleet overzicht. Dat betekent dat we weloverwogen beslissingen kunnen nemen over deelname, en we voorkomen dat we halverwege het schrijven van de inschrijving kritieke obstakels ontdekken, zegt Haugsnes.

Voor Marcelle Mauritzson, die bij Compass Group kwam met een achtergrond als tekstschrijver, is de vrijgemaakte schrijftijd het meest waardevol.

– Het meest tijdrovende onderdeel van aanbestedingswerk is de interne documentatie: belastingverklaringen, financiële capaciteit, referenties. Wat ik echt leuk vind, is het schrijven van het eigenlijke voorstel. We creëren een verhaal dat aanslaat bij de klant, en dat is wat het contract wint, zegt Mauritzson.

– Nu haalt Cobrief de informatie boven water die ik nodig heb, zodat ik mijn energie kan steken in het schrijven van een goed, persoonlijk voorstel. Dat maakt een groot verschil in het dagelijks werk, voegt ze toe.

Meer winnen, minder missen

Het volume aan aanbestedingen is ongeveer hetzelfde als voorheen. Maar de kwaliteit is hoger, en het risico om kansen te missen is aanzienlijk verminderd.

– Het is moeilijker om aanbestedingen te missen nu. We hebben volledig overzicht in Cobrief, en niets valt meer tussen de mazen door zoals vroeger het geval was, zegt Haugsnes.

Tijd die wordt bespaard op handmatig werk, wordt geherinvesteerd in betere voorstellen.

– De tijd die je vrijmaakt, zie je terug in de kwaliteit van wat je levert, zegt Mauritzson.

Henriette Haugsnes en Marcelle Mauritzson van Compass Group met Tellef Tveit, Commercieel Directeur bij Cobrief.

Compass Group benadrukt ook de samenwerking met Cobrief als een belangrijke succesfactor.

– Jullie luisteren echt naar onze suggesties. Er is een heel korte weg van feedback naar daadwerkelijke verbeteringen in het product. En ik waardeer hoe proactief jullie zijn, door direct naar ons toe te komen. Dat betekent veel voor het partnerschap, zegt Haugsnes.