Wanneer kunstmatige intelligentie onderdeel wordt van je manier van werken

Een beter uitgangspunt

Wat Cobrief relevant maakte voor AIDER, waren niet beloftes over automatisering, maar hoe de oplossing de workflow in het aanbestedingsproces veranderde.

In plaats van te beginnen met een leeg document, krijgt het team nu een gestructureerd eerste concept van een voorstel. Het concept is gebaseerd op eerdere leveringen, bestaand materiaal en de specifieke eisen van het inkoopproces. Dit betekent dat het werk begint met het beoordelen van inhoud, eisen en relevantie, in plaats van het opbouwen van de tekst vanaf nul.

– Wat ons fascineerde, was hoe Cobrief daadwerkelijk begrijpt wat er beantwoord moet worden, en ons eigen archief gebruikt om een eerste concept te maken. Dat betekent dat we snel bij de inhoudelijke kern komen, zegt Klas Forfang, Hoofd Innovatie bij AIDER.

Het resultaat is meer tijd voor beoordelingen en prioriteiten.

– Cobrief helpt ons de tijd te verschuiven van handmatig werk naar professionele beoordelingen. Daar zit de waarde voor ons.

AIDER heeft ongeveer 2.000 medewerkers verspreid over 55 kantoren in Noorwegen.

Simpelweg een betere manier van werken

Voor AIDER is kunstmatige intelligentie geen zijproject of experiment. Het moet in de praktijk werken om impact te hebben.

– Voor ons is AI geen modewoord. Het is een voorwaarde om onze expertise op een verstandige manier te schalen. Als we op meer aanbestedingen willen reageren zonder de organisatie te overbelasten, moeten we slimmer werken, zegt Forfang.

Wanneer je rond de 2.000 medewerkers hebt die vanuit 55 kantoren in Noorwegen werken, moeten tools gewoon werken in de dagelijkse praktijk. Cobrief was eenvoudig in gebruik te nemen, zonder langdurige training of zware processen.

– Mensen komen snel op gang. Dat betekent dat de oplossing daadwerkelijk door meer mensen wordt gebruikt.

Betere prioritering levert betere trefzekerheid

Het voordeel gaat niet alleen over tijdsbesparing. Cobrief heeft het ook makkelijker gemaakt om te beoordelen aan welke aanbestedingen AIDER zou moeten deelnemen.

Met sneller inzicht in eisen, omvang en verwachtingen wordt de basis voor besluitvorming duidelijker. Dit resulteert in een hogere trefzekerheid en een gerichtere inzet van middelen.

– Dan kunnen we onze krachten richten op aanbestedingen die echt bij ons passen, zowel vakinhoudelijk als strategisch. Het levert betere kwaliteit en maakt aanbestedingswerk op termijn beter beheersbaar, zegt Forfang.

Betere workflow

Forfang is duidelijk dat dit geen oplossing is die slechts in een hoek van de organisatie wordt gebruikt. Ervaringen worden gedeeld, besproken en gaandeweg bijgesteld, en het gebruik heeft zich ontwikkeld in lijn met de behoeften van de teams.

Het gaat niet om het vervangen van expertise, maar om het vrijmaken ervan.

– Technologie moet onze professionals ondersteunen, niet hun werk overnemen. Wanneer we geen tijd meer hoeven te besteden aan repetitieve taken, kunnen we meer tijd besteden aan wat daadwerkelijk waarde creëert.

Voor AIDER is Cobrief een concreet voorbeeld geworden van hoe kunstmatige intelligentie de grootste impact heeft wanneer het nauw is geïntegreerd in het werkproces, en wanneer de focus verschuift van technologie naar daadwerkelijk nut.

– Dit heeft ons een betere flow, hogere kwaliteit en meer capaciteit gegeven waar het er echt toe doet. Het is een manier van werken waar we mee doorgaan, zegt Forfang.

Een tool dat vooruitgang mogelijk maakt

Een aider is ook de naam van een klimgereedschap. Een hulpmiddel dat wordt gebruikt wanneer de wand steil wordt en de voortgang stokt. Niet om het werk van de klimmer over te nemen, maar om het mogelijk te maken om verder te komen.

Het is een treffende parallel met hoe Cobrief wordt gebruikt in het aanbestedingswerk bij AIDER. Een tool dat professionele expertise niet vervangt, maar professionals helpt verder te komen wanneer het proces anders zwaar en tijdrovend wordt.

En dat is vaak precies wat nodig is.