Drie eenvoudige tips: Zo krijg je als publieke inkoper meer en betere offertes

Ben je een publieke inkoper die meer gekwalificeerde leveranciers en betere offertes wil? Lees dan verder.

Cobrief helpt meer dan 400 leveranciers bij het vinden van publieke aanbestedingen, het beoordelen van deze aanbestedingen en het schrijven van offertes. We horen vaak wat ervoor nodig is om een leverancier een offerte te laten indienen, en wat ervoor zorgt dat ze het niet doen.

Kort samengevat kunnen we zeggen dat hoe eenvoudiger het aanbestedingsproces is voor leveranciers, hoe meer (en betere) offertes de inkoper ontvangt.

Samengevat: Drie tips voor meer offertes

• Publiceer alles op Doffin: Ook marktonderzoeken en aanbestedingen onder de drempelwaarde.
• Vul het volledige aankondigingsformulier in: Maak het gemakkelijk om kwalificaties te beoordelen zonder in documenten te hoeven graven.
• Eis open toegang tot de aanbestedingsstukken: Zorg ervoor dat de KGV-oplossing gratis en directe toegang tot de aanbestedingsstukken biedt, zoals de wet vereist.

Hier kun je meer lezen over deze drie eenvoudige maatregelen waarvan we weten dat leveranciers ze zeer zullen waarderen:

Tip 1: Publiceer alles op Doffin

Doffin is gemaakt voor absoluut alle fasen in alle soorten aanbestedingen, zowel eenvoudige, complexe, grote als kleine. We merken dat veel inkopers geen marktonderzoeken plaatsen omdat ze denken dat het moeilijk is, of niet weten dat ze het kunnen doen. Vooral als het onder de nationale drempelwaarde is!

Het is zeer eenvoudig om op Doffin te publiceren. Dit zorgt ervoor dat alle relevante leveranciers de aanbesteding oppikken. Hoe meer er openbaar beschikbaar is, hoe meer relevante leveranciers de kans opmerken.

Hier zijn enkele handige dingen om te onthouden:

• In de planningsfase: Publiceer een eenvoudig marktonderzoek.
• In de competitiefase: Publiceer alle aanbestedingen, zelfs die onder de nationale drempelwaarde. Het is supergemakkelijk! Dan pikt onze gratis aanbestedingsmelder het op, die dagelijks door meer dan 1500 leveranciers wordt gebruikt.
• Na de competitie: Publiceer het resultaat! Dit is vaak verplicht binnen 30 dagen. Een publicatie zorgt ervoor dat leveranciers nog meer leren en hun offertes voor de volgende keer verbeteren. Dit kan het aantal verzoeken om inzage verminderen, die vaak meer tijd kosten dan simpelweg het resultaat publiceren.

Tip 2: Vul het volledige aankondigingsformulier in

Doffin is gebouwd op eForms, en dat is fantastisch! Het laat je bijna alle aspecten van de aanbesteding direct in de aankondiging specificeren. Wanneer je dit goed invult, hoeven leveranciers niet door het hele aanbestedingsdossier te graven alleen om te beoordelen of ze gekwalificeerd zijn.

Eenvoudig voor leveranciers = Meer relevante offertes voor jou.

Tip 3: Eis gratis, directe en onbeperkte toegang tot het aanbestedingsdossier

Wist je dat bij bijna 90% van de Noorse aanbestedingen het aanbestedingsdossier beperkt is, en leveranciers omslachtige extra stappen moeten doorlopen om het volledige beeld te krijgen bij elke aanbesteding?

De wet vereist "gratis, directe en onbeperkte elektronische toegang" tot het aanbestedingsdossier. Ga in gesprek met je KGV-leverancier en eis dat ze hieraan voldoen, ook voor systemen zoals Cobrief, die het dossier ophalen namens de leveranciers.

Gaan jullie een nieuwe KGV-oplossing inkopen? Stel dan eisen hierover in het eisenpakket.

Lees ook de aanbevelingen van DFØ hier.

Een eenvoudigere aanbestedingswerkdag

Ons doel is om een eenvoudigere aanbestedingswerkdag te creëren voor alle partijen, en de beste leveranciers naar voren te brengen.

Wil je meer weten over hoe we gekwalificeerde leveranciers helpen bij het vinden en beoordelen van publieke aanbestedingen, en het schrijven van offertes? Of wil je meer tips over hoe je meer gekwalificeerde leveranciers kunt krijgen om offertes in te dienen?

Neem gerust een kijkje op cobrief.com en chat met ons daar.

Nog een fijne aanbestedingsdag verder!