Artikel
Schrijf de inschrijving voor degene die punten moet geven
Wie uw inschrijving beoordeelt, zoekt geen mooie woorden maar antwoorden om punten aan toe te kennen. Dit zijn de ingrepen die een inschrijving makkelijker leesbaar en makkelijker te beoordelen maken.
Het is verleidelijk om te denken dat een goede inschrijving er een is die indrukwekkend klinkt. Maar wie uw inschrijving zit te beoordelen, zoekt geen mooie woorden. Diegene zoekt antwoorden op wat de aanbesteding vraagt, en moet punten toekennen aan wat er daadwerkelijk staat. Hoe makkelijker u dat werk maakt, hoe beter u ervoor staat. We lopen langs waarom dat zo is, en delen een paar ingrepen die een inschrijving makkelijker te beoordelen maken.
Wie uw inschrijving leest, heeft een checklist en weinig tijd
Een inschrijving bij overheidsopdrachten wordt niet als een verhaal gelezen. Ze wordt getoetst aan de gunningscriteria, criterium voor criterium, vaak door meerdere mensen die hun punten schriftelijk moeten onderbouwen. We schreven eerder over hoe de inkoper uw inschrijving omrekent naar punten, en dat proces zegt veel over hoe u zou moeten schrijven.
Wie beoordeelt, moet uw antwoord op elk criterium vinden, het begrijpen en de score achteraf kunnen onderbouwen. Een antwoord dat diep in een alinea over iets anders verstopt zit, is lastiger te vinden en lastiger van punten te voorzien.
Tegelijk is een inschrijving zo geschreven op eigen voorwaarden: grondig en inhoudelijk sterk, maar opgebouwd zoals de schrijver denkt en niet zoals de lezer zoekt. Een bruikbaar uitgangspunt is het omgekeerde. Ga ervan uit dat de lezer een checklist heeft en weinig tijd, en maak het makkelijk om het antwoord te vinden en af te vinken.
Onduidelijke taal is een risico, heel letterlijk
Dit gaat over meer dan stijl. In de hele EER geldt dezelfde verdeling: de inschrijver draagt het risico van onduidelijkheden in de eigen inschrijving, terwijl de aanbestedende dienst het risico draagt van onduidelijkheden in de aanbestedingsstukken. Dat volgt uit de beginselen van gelijke behandeling en transparantie in artikel 18 van richtlijn 2014/24/EU, in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012, en uit vaste rechtspraak dat de stukken zo moeten zijn opgesteld dat alle redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijvers ze op dezelfde manier kunnen lezen. In Noorwegen staat de eerste helft met zoveel woorden in de aanbestedingsverordening: "De leverancier draagt het risico van onduidelijkheden in de inschrijving." Het praktische gevolg is overal hetzelfde. De inkoper mag niets anders aan de beoordeling ten grondslag leggen dan wat er werkelijk in uw inschrijving staat. Is iets onduidelijk geformuleerd, dan gaat dat ten koste van u, in punten of in het ergste geval via uitsluiting.
Vier ingrepen die een inschrijving makkelijker te beoordelen maken
1. Volg de structuur en de bewoordingen van de aanbesteding
Wordt u gevraagd te beschrijven hoe u iets oplost, dan loont het om daar meteen mee te beginnen. Gebruik dezelfde woorden en dezelfde volgorde als de aanbestedende dienst in de criteria hanteert. Heet het criterium "Leveringsvermogen en capaciteit", dan kan het verstandig zijn dat ook als kop in de inschrijving te gebruiken, in plaats van "Over ons". Zo vindt de lezer makkelijker de weg, en belandt elk antwoord daar waar de punten worden gegeven. Dit is een van de patronen die we beschreven in ons stuk over inschrijvingen die overheidsopdrachten winnen. Hier gaat het erom het door te voeren in de tekst zelf.
2. Eerst de conclusie, daarna de uitleg
Vakmensen bouwen graag een redenering op en landen het punt aan het eind. In een inschrijving loont het om dat om te draaien. Begin elk deelantwoord met de conclusie, bijvoorbeeld "Wij bemensen de opdracht vanaf dag één met drie senioradviseurs", en laat de onderbouwing volgen. Zo krijgt de lezer het antwoord meteen, en kan die verder lezen om er zeker van te worden.
3. Concreet verslaat algemeen
Een zin als "Wij hebben ruime ervaring en hoge kwaliteit" is lastig te beoordelen, simpelweg omdat hij niet te toetsen is. "Wij leverden dezelfde dienst de afgelopen twee jaar aan drie gemeenten, met responstijden onder de twee uur" geeft de lezer iets concreets om te wegen. Wees specifiek, en laat zien in plaats van te beweren. Een simpele test is de vraag: valt de bewering in deze zin te toetsen? Zo niet, dan is het het overwegen waard om hem te herschrijven of te schrappen.
4. Snijd het vulsel weg
Korte zinnen. Eén punt tegelijk. Koppen die zeggen waar de alinea over gaat. Wees zuinig met interne afkortingen en huisjargon, en bedenk dat wie beoordeelt niet per se uw vaktaal deelt. Kan een woord weg zonder dat de betekenis verdwijnt, dan kan het meestal veilig weg.
Test de inschrijving zoals ze gelezen zal worden
Eén ding dat de moeite waard kan zijn voor u indient: geef de uitwerking aan een collega die haar niet geschreven heeft, samen met de gunningscriteria. Vraag die collega het antwoord op elk criterium te vinden en zelfstandig een score te geven. Waar uw collega aarzelt, zoekt of vraagt, is er reden om aan te nemen dat de beoordelaar hetzelfde ervaart. Dan weet u waar de tekst meer werk nodig heeft.
Tot slot
Heldere taal gaat er niet om de inschrijving eenvoudiger te maken dan ze is, maar om haar makkelijk leesbaar te maken en makkelijk van punten te voorzien. En omdat het de inschrijver is die het risico van onduidelijkheden in de eigen inschrijving draagt, is helderheid ook goed risicobeheer. Het is misschien wel een van de goedkoopste manieren om een inschrijving op te tillen: u hoeft niets nieuws te zeggen, alleen het duidelijker te zeggen.
Wij bij Cobrief praten graag over hoe u inschrijvingen schrijft waar makkelijk punten aan te geven zijn.