Ontbijtseminar: Hoe moet je in de toekomst werken met openbare aanbestedingen?

Met croissants op tafel, een volle zaal en een flinke groep die digitaal meekeek, hoorden we van drie van de meest ervaren stemmen in openbare aanbestedingen in Noorwegen: Christian Martinsen van Bonka, Anne Buan van CMS Kluge en Thomas Tinnesand van Inventura. Allen met verschillende perspectieven, maar met één gedeelde observatie: AI heeft het aanbestedingswerk al veranderd, en het tempo van verandering versnelt.

AI maakt indienen makkelijker, maar winnen moeilijker

Een terugkerend thema in alle drie de presentaties was de paradox die AI heeft gecreëerd in de aanbestedingsmarkt. Christian Martinsen verwoordde het al in zijn openingspresentatie: AI heeft het makkelijker gemaakt om inschrijvingen in te dienen, maar moeilijker om ze te winnen. Wanneer iedereen naar een hoger niveau wordt getild, verdwijnen de oude differentiatiepunten. En zoals hij waarschuwde: kritiekloos gebruik, waarbij je uploadt, genereert en indient zonder iets eigens toe te voegen, leidt tot saaie inschrijvingen die vrijwel niet van elkaar te onderscheiden zijn.

Anne Buan van CMS Kluge bevestigde dit vanuit juridisch perspectief. Ze ziet nu al een toename in het aantal ingediende inschrijvingen, en de algehele kwaliteit is gelijkmatiger geworden. Het gevolg? Het wordt moeilijker voor inkopers om onderscheid te maken tussen leveranciers, wat nieuwe juridische uitdagingen creëert rond evaluatie en motivering van gunningsbeslissingen.

Thomas Tinnesand van Inventura voegde een belangrijk punt toe: vakexpertise moet de drijvende kracht blijven. Laat AI niet voor je schrijven, maar met je. De winnaars in de toekomst zijn degenen die AI-efficiëntie combineren met oprechte domeinexpertise en strategisch denken.

Het panelgesprek: meer dialoog, minder schrijfoefeningen

Na de presentaties brachten we alle drie de sprekers samen met Cobrief-CEO Jonas Klafstad voor een panelgesprek. Hier kwam het echte debat op gang.

Een centraal thema was hoe de evaluatie van inschrijvingen gaat veranderen. Anne Buan voorspelde een verschuiving richting meer verifieerbare criteria zoals certificeringen, gedocumenteerde resultaten en demonstraties, in plaats van zachte, tekstzware criteria als opdrachtbegrip en methodiek. Christian Martinsen waarschuwde echter dat dit het innovatievermogen zou kunnen verzwakken en aanbestedingen zou kunnen reduceren tot binaire checklists.

Het gesprek ging ook over de vraag of we meer tweetrapsprocedures zullen zien met voorselectie om het groeiende volume aan inschrijvingen te beheersen, en of inkopers meer dialoog, demonstraties en interviews zullen gaan gebruiken als onderdeel van de evaluatie. Thomas Tinnesand merkte op dat hoewel dit wenselijk is, het buitengewoon arbeidsintensief is, en tijd is vaak waar inkopers het minst van hebben.

Jonas Klafstad wierp een provocerende vraag op: wat gebeurt er wanneer AI-modellen zo goed worden dat je in feite tien inschrijvingen in één minuut kunt genereren? Op dat punt moet je aanbestedingswerk op een heel ander niveau benaderen, strategischer en menselijker. Christian Martinsen was het eens met de richting, maar benadrukte dat verfijning en contextueel begrip cruciaal zullen blijven.

Het panel ging ook in op internationale concurrentie en het feit dat Noorwegen wordt beschouwd als een van de minst competitieve aanbestedingsmarkten in Europa. AI zou potentieel de drempels voor buitenlandse spelers kunnen verlagen, maar cultureel begrip en lokale kennis zullen een beslissende rol blijven spelen.

Een belangrijk punt van Anne Buan was gegevensbeveiliging. Veel leveranciers delen gevoelige informatie met AI-tools zonder na te denken over de gevolgen. Christian Martinsen deelde dezelfde zorg, met name voor aanbestedingen met beveiligingseisen en vertrouwelijke documenten.

De weg vooruit

Het ontbijtseminar maakte overduidelijk dat AI niet slechts een hulpmiddel is, maar een kracht die het hele aanbestedingsproces hervormt, van leverancierszijde tot inkoperszijde, en van het juridisch kader tot de dagelijkse praktijk.

De boodschap van alle panelleden kan als volgt worden samengevat: gebruik AI voor waar het goed in is, namelijk analyse, structuur en efficiëntie. Maar onthoud dat het nog steeds mensen zijn die context begrijpen, relaties opbouwen en de strategische beslissingen nemen die bepalen wie wint.

Bij Cobrief kijken we ernaar uit dit gesprek voort te zetten gedurende 2026. Heb je suggesties voor wat we op het volgende ontbijtseminar moeten behandelen? Stuur ons een bericht!