CPV-codes uitgelegd: de codes die bepalen welke aanbestedingen je ziet

Veel leveranciers denken dat ze het volledige overzicht hebben omdat ze meldingen voor aanbestedingen hebben ingesteld. Maar een melding is nooit beter dan de codes erachter. Heb je de verkeerde codes gekozen, dan zie je de aanbestedingen die je had kunnen winnen nooit. Ze gaan gewoon stilletjes aan je voorbij. Hier leggen we uit hoe het codesysteem werkt, en hoe je codes kiest die echt raak zijn.

Wat CPV-codes zijn

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary, een gemeenschappelijk Europees codesysteem voor overheidsopdrachten. Elk product, elke dienst en elk soort werk heeft een eigen code, en de aanbestedende dienst voorziet de aankondiging van de codes die beschrijven wat er wordt ingekocht. Het codesysteem is vastgelegd in een aparte EU-verordening en wordt in alle EU- en EER-landen gebruikt.

Daardoor werken zoeken en meldingen over landsgrenzen heen: de code voor jouw vakgebied is precies dezelfde op TenderNed, in TED en op de nationale portalen van bijvoorbeeld Noorwegen en Finland.

Waarom het codesysteem bestaat

Stel je een Finse inkoper voor die advies wil inkopen, en een Noorse leverancier die precies dat aanbiedt. Zonder gemeenschappelijk codesysteem zouden ze elkaar via vrije tekst moeten vinden, elk in hun eigen taal. CPV-codes lossen dat op: de code is taalneutraal, dus wat in Helsinki wordt aangekondigd, is vanuit Oslo te vinden zonder dat iemand iets hoeft te vertalen. De codes zijn simpelweg de lijm die de Europese aanbestedingsmarkt bij elkaar houdt.

Zo is een code opgebouwd

Een CPV-code bestaat uit acht cijfers, plus een controlecijfer aan het eind. De codes zijn hiërarchisch geordend: de eerste twee cijfers geven de hoofdafdeling aan, en hoe verder je in de hiërarchie afdaalt, hoe preciezer de omschrijving wordt. De code 45000000 omvat bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden in het algemeen, terwijl de codes daaronder het steeds verder toespitsen op smallere vakgebieden.

Je hoeft het systeem niet uit je hoofd te leren. Het gaat erom dat je de logica begrijpt: een inkoper kan dezelfde opdracht breed of smal coderen, en daarom kun je bij het instellen van zoekopdrachten en meldingen het beste meerdere niveaus afdekken.

Waar veel mensen struikelen

Te smal. Een melding op één enkele code vangt alleen aanbestedingen die precies met die code zijn gemarkeerd. Gebruikt de inkoper een code één niveau hoger of lager in de hiërarchie, dan zie je niets.
Te breed. Stel je meldingen in op een hele hoofdafdeling, dan verdrinken de relevante aanbestedingen in de ruis. Na een tijdje lees je de meldingen niet meer.
De naburige categorieën vergeten. Inkopers zijn niet altijd precies. Een dienst kan zijn gemarkeerd met een verwante code waar je niet aan had gedacht.
Eén keer instellen en het dan vergeten. Je aanbod ontwikkelt zich, en je codes zouden dat ook moeten doen.

Zo kies je codes die raak zijn

Begin bij de praktijk, niet bij de codelijst: zoek een paar aankondigingen waarvan je weet dat ze relevant voor je waren, en kijk welke codes de inkopers daadwerkelijk hebben gebruikt. Dat zegt meer dan bladeren door het codesysteem. Kies daarna een kern van precieze codes, en voeg het niveau erboven en de dichtstbijzijnde naburige categorieën toe. Stel na een paar weken bij: krijg je te veel ruis, spits dan toe. Wordt het te stil, verbreed dan. En als je aanbestedingsmeldingen instelt, onthoud dan dat dezelfde codes in heel Europa gelden. Het werk dat je één keer doet, opent alle markten.

Kort samengevat

CPV-codes bepalen welke aanbestedingen jou bereiken. Gebruik aankondigingen die je kent als antwoordsleutel, dek meerdere niveaus in de hiërarchie af en stel in de loop van de tijd bij. Wij bij Cobrief helpen je graag de codes te vinden die bij jouw vakgebied passen. Dat kost zelden meer tijd dan een kop koffie.