Kies de juiste AI-tool voor aanbestedingswerk

De markt voor AI-tools voor aanbestedingswerk is de afgelopen jaren snel gegroeid. Voor jullie die beslissingen nemen over inkoop bij een leveranciersbedrijf, is de keuze van een tool een strategische beslissing die zowel de data die jullie hanteren, hoe het team werkt, en hoe jullie aan eisen van aanbestedende diensten en regelgeving voldoen, beïnvloedt.

Wat we zien bij de leveranciers waarmee we praten, is dat zij die de juiste tool hebben gekozen, een aantal concrete vragen hebben gesteld voordat ze kozen. En zij die verkeerd hebben gekozen, hebben die vaak niet gesteld. Hier is de checklist die wij doorgaans aanbevelen.

Wat er op het spel staat als jullie een AI-tool kiezen

De aanbestedings- en inschrijvingsdocumenten van het bedrijf bevatten vaak gevoelige informatie: technische oplossingen, prijsstrategieën, referenties, beveiligingsmaatregelen. Wat jullie in een AI-tool invoeren, wordt op de een of andere manier door een externe partij verwerkt. Als die verwerking niet doordacht is, kunnen jullie bedrijfsgeheimen delen of in strijd komen met regels waaraan jullie zelf gehouden zijn.

Bovendien is de keuze langdurig. Een AI-tool wordt al snel een centraal onderdeel van de workflow, en het kan zowel kostbaar als omslachtig zijn om na een jaar of twee te vervangen. Daarom is het de moeite waard om vooraf tijd in de afweging te steken.

Datahantering: wat gebeurt er met de documenten die jullie uploaden?

Het eerste wat jullie willen weten, is wat er gebeurt met de data die jullie in het tool invoeren. Concrete vragen om aan de leverancier te stellen:

• Waar worden de data opgeslagen, geografisch gezien? Binnen de EER, of elders?
• Wie heeft toegang? Alleen jullie, of ook de leverancier van het AI-tool? Eventuele derde partijen?
• Worden de data gebruikt om AI-modellen te trainen, en kunnen jullie daartegen bezwaar maken?
• Hoe lang worden data bewaard, en wat gebeurt er als jullie de overeenkomst beëindigen?
• Wie is eigenaar van de uitwerkingen en documenten die worden geproduceerd?

Er is verschil tussen een leverancier die alles in Europa opslaat en garandeert dat de data niet gebruikt worden voor training, en een die de data doorspeelt aan Amerikaanse taalmodelleveranciers zonder duidelijke grenzen. Dat verschil kan doorslaggevend zijn voor waar jullie het tool rechtmatig voor mogen gebruiken.

Beveiliging en certificeringen

Certificeringen zijn niet alles, maar ze zijn een goede indicator voor seriositeit. Controleer of de leverancier ISO 27001 (informatiebeveiligingsbeheer) of een gelijkwaardige norm heeft, en hoe ze omgaan met AVG-naleving. Vraag om een Trust Center-pagina of andere beveiligingsdocumentatie, en lees die.

Vragen die inzicht geven dat verder gaat dan de certificeringen:

• Wat is de procedure bij een eventuele beveiligingsinbreuk?
• Hoe wordt toegangsbeheer intern bij de leverancier afgehandeld?
• Worden data zowel tijdens transport als bij opslag versleuteld?

Voor een voorbeeld van hoe een AI-leverancier dit kan documenteren, kunnen jullie het Trust Center van Cobrief bekijken. Het is een goede illustratie van wat voor transparantie jullie mogen verwachten van de leveranciers die jullie afwegen.

Vakinhoudelijke verankering: is het tool voor aanbestedingen gebouwd?

Een algemene chatbot (bijvoorbeeld ChatGPT) kan veel beantwoorden, maar dat betekent niet dat hij diep verankerd is in het aanbestedingsvak. Er is groot verschil tussen een tool dat is gebouwd voor overheidsopdrachten, en een dat een chatbot is met een aanbestedingsfilter eroverheen.

Vraag concreet:

• Hoeveel leveranciersbedrijven gebruiken het tool voor openbare aanbestedingen?
• Hoe lang werkt de leverancier van het AI-tool al specifiek met aanbestedingen?
• Begrijpt het tool de Europese en Nederlandse aanbestedingsregelgeving, inclusief de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit? In Noorwegen specifiek geldt de Noorse anskaffelsesloven met bijbehorende uitvoeringsbesluiten (forskrifter), in Duitsland GWB en VgV, et cetera.
• Kunnen jullie een demo zien met echte aanbestedingsstukken uit jullie eigen branche?

Een tool dat voor aanbestedingen is gebouwd, kent de taal, de eisstructuur en de documentpatronen. Een algemeen tool moet door jullie zelf elke keer opnieuw worden ingewerkt.

Hallucinaties en kwaliteitscontrole

Alle AI-modellen kunnen dingen verzinnen die niet kloppen. De vraag is wat de leverancier heeft gedaan om dat risico te beperken. Dat is wat jullie concreet getoond willen krijgen.

• Werkt het tool altijd vanuit een kennisbank, of kan het vrij genereren?
• Verwijst het naar bronnen, zodat jullie het geschrevene kunnen narekenen?
• Heeft het ingebouwde kwaliteitsborgingsstappen die zaken zoals eisdekking, feiten en structuur controleren?

Een dedicated AI-bid manager met een kennisbank verankert de AI in de eigen documenten, instructies en eerdere uitwerkingen van het bedrijf. Dat vermindert hallucinaties omdat het systeem werkt vanuit reële bronnen in plaats van te gokken. Hetzelfde type systeem kan ook kwaliteitsborging in meerdere lagen uitvoeren, onder andere door te controleren of alle eisen zijn afgedekt en of de inhoud onderling klopt. Dat is het type functionaliteit waar jullie naar willen zoeken bij het vergelijken van tools.

De aanpak en waarden van de leverancier

Een goed AI-tool is niet genoeg als de leverancier erachter niet te vertrouwen is. Kijk hoe de leverancier praat over zijn eigen aanpak van AI.

• Zijn ze transparant over welke modellen ze gebruiken, en waar die draaien?
• Nemen ze privacy serieus, of is het iets dat "zich wel regelt"?
• Hoe gaan ze om met het risico van hallucinaties en fouten?
• Bouwen ze hun product om een reëel probleem op te lossen, of om zichzelf een AI-bedrijf te kunnen noemen?

Een voorbeeld van hoe een AI-leverancier zijn eigen aanpak kan beschrijven, vinden jullie in het artikel Onze benadering van AI. Dat dekt dataopslag in Europa, eigendom van data, bronverwijzingen en hoe AI in het product is geïntegreerd. Het kan een goede sjabloon zijn voor welke vragen jullie aan de leveranciers willen stellen die jullie afwegen.

Hoe jullie het tool kunnen testen voordat jullie beslissen

Demo en proefperiode worden onderschat. Het is makkelijker om zwakheden in een tool te ontdekken door het op een echte procedure te gebruiken dan door een productbrochure te lezen.

Praktische stappen die jullie kunnen zetten:

• Vraag of jullie het tool kunnen testen op echte aanbestedingsstukken uit een eerdere of lopende inschrijving
• Vergelijk hoeveel tijd jullie per stap besteden, vergeleken met wat jullie gebruikelijk besteden
• Controleer hoeveel jullie moeten corrigeren nadat de AI een concept heeft geleverd
• Vraag naar referentieklanten in dezelfde branche, en spreek hen direct
• Test ook ondersteuning en opvolging: hoe snel krijgen jullie antwoord als jullie vragen hebben?

Waar jullie naar zoeken, is geen perfect tool. Het is een tool dat aansluit op hoe jullie daadwerkelijk werken, met een leverancier die jullie over tijd kunnen vertrouwen.

Tot slot

De keuze van een AI-tool voor aanbestedingswerk is een strategische beslissing die meer beïnvloedt dan één enkele procedure. Het gaat over hoe het team werkt, hoe de data worden gehanteerd, en hoeveel jullie kunnen vertrouwen op wat er uit komt. Besteed tijd aan de afweging, stel gerust meer vragen dan jullie denken nodig te hebben, en spreek met referentieklanten voor jullie tekenen.

Wij bij Cobrief gaan graag in gesprek over wat belangrijk is om af te wegen, ook als jullie niet voor ons gaan kiezen. Het is beter om jullie te helpen de juiste vragen te stellen dan om een tool te verkopen dat jullie niet nodig hebben.