Zo bouw je een goed aanbestedingsteam

De meeste leveranciers die werken met openbare aanbestedingen hebben in een of andere vorm een aanbestedingsteam, formeel of informeel. Wat we bij onze klanten zien, is dat het verschil tussen een team dat consistent wint en een team dat middelmatige inschrijvingen levert, draait om hoe het team georganiseerd is.

Rollen, routines, verantwoordelijkheden en kennis zijn de bouwstenen. Wanneer die ontbreken, wordt elke inschrijving een soort brandweerklus. In dit artikel doorlopen we wat we zien werken bij de leveranciers waarmee we praten.

Wat een aanbestedingsteam eigenlijk is

Een aanbestedingsteam is niet per se een formele afdeling. In veel leveranciersbedrijven is het eerder een netwerk van mensen die aan elke inschrijving bijdragen: een bid manager die coördineert, vakspecialisten die inhoud leveren, een directeur die de beslissing neemt om deel te nemen, en een kwaliteitsborger die nog eens doorleest voor er ingediend wordt.

Het belangrijke is niet dat er een formele afdeling is. Het belangrijke is dat er een duidelijke structuur is: wie waarvoor verantwoordelijk is, wie de beslissingen neemt, en hoe de informatie tussen hen stroomt.

Wat we ervaren is dat de beste aanbestedingsteams klein en gefocust zijn. Het is zelden een groot apparaat. Het is vaak een bid manager met een duidelijk mandaat, een handvol vakspecialisten die weten wat van hen verwacht wordt, en een beslisser die beschikbaar is wanneer dat nodig is.

De rollen die ingevuld moeten zijn

De meeste aanbestedingsteams hebben een aantal kernrollen nodig, onafhankelijk van hoeveel personen die invullen.

Bid manager. Degene die het hele proces aanstuurt. Beoordeelt de aanbestedingsstukken, coördineert het werk, bewaakt de termijnen en borgt de kwaliteit van de afgewerkte inschrijving. In kleine bedrijven kan dat de directeur zijn; in grotere bedrijven is het een aparte rol.

Vakspecialisten. Mensen met veel kennis over wat geleverd zal worden. Zij schrijven de technische secties, leveren voorbeelden, en kunnen instaan voor wat er staat. Zonder hen worden inschrijvingen generiek.

Accountmanager (KAM). Bij professionele leveranciers is er vaak een accountmanager, of KAM, die in de loop van de tijd een relatie met de aanbestedende dienst opbouwt. De accountmanager kan bijdragen met context over de inkoper, geschiedenis van eerdere procedures, en informele dialoog die de strategie kan informeren. Zelden schrijft de accountmanager de inschrijving, maar hij of zij is een belangrijke bron van inzicht.

Inschrijvingsschrijver. Niet iedereen heeft hier een aparte persoon, maar iemand moet de hoofdverantwoordelijkheid hebben voor het eigenlijke tekstwerk, dus structuur, redactie en de rode draad. Dat kan de bid manager zelf zijn, of een aparte rol in grotere teams.

Kwaliteitsborger. Iemand die de inschrijving met frisse ogen leest voor er ingediend wordt. Liefst niet dezelfde persoon die hem heeft geschreven. Kan een collega zijn, een externe, of een combinatie van meerdere.

Beslisser. Degene die het mandaat heeft om ja of nee te zeggen tegen deelname, de prijs goed te keuren, en de inschrijving te ondertekenen. Het is belangrijk dat deze persoon beschikbaar is wanneer er snel beslissingen genomen moeten worden.

Het is niet ongewoon dat dezelfde persoon meerdere rollen invult, vooral in kleinere bedrijven. Maar het is belangrijk dat duidelijk is wie in elke procedure welke verantwoordelijkheid draagt.

Overzicht over alle lopende procedures

Een aanbestedingsteam dat over tijd wint, heeft altijd overzicht over wat er loopt en wat eraan komt. De goede bid managers zijn niet alleen reactief op procedures die al zijn aangekondigd. Ze hebben ook grip op wat eraan zit te komen: welke contracten op het punt staan af te lopen bij bestaande leveranciers, welke aanbestedende diensten overwegen de markt op te gaan, en op welke segmenten het de moeite waard is om voorbereid te zijn. Reactief en proactief aanbestedingswerk lopen naast elkaar.

Elke afzonderlijke procedure bevindt zich in een fase: in afweging, in uitwerking, ingediend, in onderhandeling, gewonnen of verloren.

Wat we zien bij de leveranciers die slagen, is dat ze een gezamenlijk overzicht hebben over waar elke procedure staat. Dat kan een spreadsheet zijn, een bord aan de muur, of een dedicated tool. Het belangrijke is niet de techniek, maar dat er één plek is om te zien wat actief is en hoe het ervoor staat.

Zonder dat overzicht kunnen procedures vergeten worden, termijnen over het hoofd gezien, of kunnen twee personen aan dezelfde inschrijving werken zonder van elkaar te weten. Wat we ervaren is dat zelfs kleine teams veel waarde halen uit een eenvoudig overzicht, zolang het regelmatig wordt bijgewerkt.

Heldere taakverdeling

Binnen elke afzonderlijke procedure zijn er veel taken die gedaan moeten worden: de aanbestedingsstukken lezen, geschiktheid afwegen, verschillende delen van de uitwerking schrijven, referenties opzoeken, de prijs checken, kwaliteit borgen, indienen.

Wat we het beste zien werken, is dat elke taak één verantwoordelijke en een termijn heeft. Niet "we moeten hier mee aan de slag", maar "Per schrijft de sectie over milieu, klaar uiterlijk woensdag". Wanneer de verantwoordelijkheid onduidelijk is, worden taken op het laatste moment gedaan of helemaal niet.

Voor grotere inschrijvingen kan het de moeite waard zijn om het werk al van het begin tot het eind op te splitsen in een takenlijst waar het team zich doorheen werkt. Dat verlaagt de stress in de eindfase en maakt het makkelijker om te zien waar het vastloopt.

Termijnkalender met buffers

Alle aanbestedingsteams werken tegen termijnen. Dat is een van de dingen die aanbestedingswerk onderscheidt van veel ander werk. Maar er is groot verschil tussen een team met een overzichtelijke termijnkalender met ingebouwde buffers, en een team dat in constant brand-blussen verkeert.

Wat we zien werken is een kalender die niet alleen de inleverdatum toont, maar ook interne mijlpalen: wanneer het eerste concept klaar moet zijn, wanneer de kwaliteitsborging begint, wanneer de daadwerkelijke indiening plaatsvindt. Liefst met goede marge voor de formele termijn.

Buffers worden onderschat. Wanneer er iets fout gaat, zoals een verkeerd bestandstype, een ontbrekende bijlage of een server die hapert, is dat het verschil tussen een afgewerkte inschrijving en een die op het laatste moment moest worden ingetrokken.

Een gestructureerd datafundament waar het team op kan bouwen

Een van de grootste verschillen tussen een aanbestedingsteam dat in kwaliteit groeit en een dat zich niet ontwikkelt, zit in hoe kennis wordt gedeeld en hergebruikt.

Elke inschrijving die jullie schrijven, bevat waardevolle informatie: goede formuleringen van wat het bedrijf levert, geactualiseerde referentieprojecten, kwaliteitsgeborgde beschrijvingen van hoe jullie omgaan met beveiliging, milieu of levering. Als dat verspreid ligt op bestanden op de eigen harde schijven van mensen, moet het elke keer opnieuw worden geschreven.

Wat we zien bij de beste teams is dat ze een gestructureerd en kwaliteitsgeborgd datafundament hebben gebouwd waar afgewerkte teksten, documenten, referenties, cases en klantinformatie op één plek samenkomen. In de praktijk wordt het één betrouwbare plek om feiten op te halen over wat het bedrijf kan, heeft gedaan, en waar het voor kan instaan. Zo'n fundament wordt vaak een kennisbank genoemd.

Het betekent niet dat elke uitwerking hetzelfde wordt. Het betekent dat het team elke procedure begint vanaf een stevig fundament, en de tijd besteedt aan op maat maken in plaats van alles opnieuw te schrijven.

Hier krijgt onze functie om offertes met AI te schrijven ook veel van zijn waarde: hij werkt tegenover de kennisbank en kan voor elke procedure relevante inhoud naar boven halen, zodat het team niet met een blanco vel begint.

Ritme: wekelijkse en maandelijkse routines

Een goed aanbestedingsteam heeft een goed ritme. Dat ritme is niet iets dat één keer wordt opgezet en daarna vergeten; het vereist regelmatig onderhoud.

Wat we zien werken is een aantal vaste routines: een korte wekelijkse doorloop van lopende procedures, een maandelijkse afweging van nieuwe kansen, en een grondiger marktanalyse voor het management met vaste tussenpozen. Het kan veel klinken, maar dit is wat ervoor zorgt dat er niets tussen wal en schip valt.

Daarnaast is het de moeite waard om een aantal routines rondom het inkoopproces te hebben dat het team volgt. Hoe beginnen jullie aan een nieuwe inschrijving? Hoe wordt Go/No-go beslist? Wie tekent waarvoor, en wanneer? Routines geven voorspelbaarheid en zorgen ervoor dat jullie niet elke keer opnieuw vanaf nul beginnen.

AI als versterking, niet als vervanging

Een goed georganiseerd aanbestedingsteam met stevige routines haalt veel meer uit AI dan een team zonder structuur. Dat komt omdat AI bestaande competenties versterkt. Hij vervangt ze niet. AI werkt het best wanneer hij mag voortbouwen op een bestaand proces met heldere rollen, goede documenten en gedisciplineerde kwaliteitsborging.

Voor een team dat de kennisbank en routines op orde heeft, kan AI veel van het tijdrovende werk afhandelen: eisen uit aanbestedingsstukken trekken, eerste concepten maken, procedures afwegen in de Go/No-go-fase, en kwaliteit borgen dat alle eisen geadresseerd zijn.

Meer over hoe AI past in de rol van de bid manager lees je in ons artikel over de AI-bid manager. We hebben ook geschreven over wat inschrijvingen die winnen onderscheidt van de rest.

Maar het is nog steeds het team dat wint, niet de AI. Het zijn nog steeds de mensen die de strategische beslissingen nemen en het commerciële inzicht bezitten.

Tot slot

Een goed aanbestedingsteam wordt over tijd opgebouwd. Rollen, routines, kennis en ritme versterken elkaar wanneer ze op hun plek staan, en vanuit dat fundament wordt elke afzonderlijke inschrijving beter.

Wat we zien is dat de leveranciers die het best presteren in aanbestedingen, zich eerst goed organiseren. Daarna focussen ze op de tools.

Wij bij Cobrief gaan graag in gesprek over hoe onze AI-bid manager een goede oplossing kan worden in jullie aanbestedings- en inschrijvingsprocessen.