Zo bouw je aanbestedingsmeldingen die raak zijn

Goede aanbestedingsmeldingen maken het werken met TenderNed eenvoudiger, niet zwaarder. Toch zien we dat veel leveranciers hun meldingen na een paar weken opgeven, niet omdat ze niet werken, maar omdat ze van te veel waarschuwen. De berichten vullen de inbox, en de relevante kansen verdrinken in de ruis.

We hebben door de jaren heen veel opzetten gezien, zowel die goed werken als die doorslaan. In dit artikel delen we wat we zien dat werkt bij de leveranciers die meldingen hebben gebouwd die ook echt nuttig zijn.

Wat een goede aanbestedingsmelding eigenlijk voor je moet doen

In tegenstelling tot aanbestedingen zoeken, waar jullie zelf gaan zoeken naar relevante aankondigingen wanneer jullie er tijd voor hebben, is de melding een passieve tool die aflevert wat jullie hebben aangevraagd. Het is goed om duidelijk te hebben wat jullie eruit willen halen voordat jullie iets gaan instellen.

Een goede melding combineert meestal drie of vier filters: CPV-codes en trefwoorden die de relevante aankondigingen opvangen, geografie waar dat relevant is, en een relevantiescore op basis van het bedrijfsprofiel. Het helpt om te begrijpen hoe de filters samenspelen: CPV-codes en trefwoorden verbreden de vangst, want een aanbesteding wordt gemeld als die matcht op ofwel een van jullie codes ofwel een van jullie trefwoorden. Geografie en de relevantiescore doen het omgekeerde en versmallen. Het is het samenspel tussen wat verbreedt en wat versmalt dat voor scherpte zorgt, niet één enkel filter op zichzelf.

Begin met de CPV-codes, maar stop daar niet

CPV-codes zijn het fundament van de meeste meldingsopzetten, en daar is een reden voor. Ze zijn gestandaardiseerd, en aanbestedende diensten gebruiken ze op alle aankondigingen. Maar ze zijn ook grover dan je denkt.

Wat we zien bij de leveranciers waarmee we praten, is dat ze beginnen met één of twee codes waarvan ze "denken" dat die passen, en vervolgens verbaasd zijn over wat erbuiten valt. Er zijn ongeveer tienduizend CPV-codes om uit te kiezen, en dezelfde dienst kan onder meerdere, soms behoorlijk verschillende takken vallen. Een leverancier van IT-beveiliging kan zijn treffers vinden onder zowel adviesdiensten (72-codes) als zakelijke diensten (79-codes).

Het is verstandig om wat tijd te besteden aan het verkennen van de CPV-boom. Bekijk wat er naast de codes ligt waaraan jullie eerst dachten, en test of een aantal daarvan ook relevante treffers oplevert.

Trefwoorden en vrije tekst zijn goede precisie-instrumenten

Als CPV-codes je de breedte geven, dan zijn trefwoorden wat je precisie geeft. Daar kun je de specifieke projecten oppikken die niet per se een voor de hand liggende code hebben meegekregen.

Bijvoorbeeld: als jullie werken in "slim gebouw" of "gebouwautomatisering", kunnen jullie aankondigingen vangen die CPV-gemerkt zijn als zuivere bouwopdrachten, maar waarvan de inhoud feitelijk over automatisering gaat. Er is niets mis met de codering door de aanbestedende dienst, maar het trefwoord raakt vaak preciezer dan de code op zich.

Het is de moeite waard om te weten hoe trefwoorden echt werken, want dat verrast veel mensen. Elk trefwoord wordt op zichzelf beoordeeld, en een aankondiging slaat aan als de tekst minstens één van jullie woorden bevat. Jullie kunnen dus niet eisen dat zowel "automatisering" als "slim" in dezelfde aankondiging staan door ze als twee trefwoorden in te voeren: dan krijgen jullie juist meldingen over alles wat het ene of het andere noemt. Dat betekent ook dat meer trefwoorden de melding verbreden, ze versmallen hem niet. Willen jullie preciezer zijn, dan is de truc om specifiekere woorden of uitdrukkingen te gebruiken, bijvoorbeeld "gebouwautomatisering" als één trefwoord in plaats van "slim" en "automatisering" apart (een trefwoord dat uit meerdere woorden bestaat, matcht wanneer die woorden naast elkaar staan). De versmalling zelf komt van geografie en de relevantiescore, waar we hieronder op terugkomen.

Geografie: hoeveel of hoe weinig moet de melding filteren?

Voor veel leveranciers is de regio belangrijk. Als jullie fysiek ter plaatse moeten leveren, slaat het nergens op om meldingen te krijgen over regio's waar jullie niet actief zijn. Dan is het verstandig om meteen een geografisch filter in te stellen.

Er is hier één punt dat makkelijk verkeerd wordt begrepen: het geografische filter in Cobrief gaat over de plaats van uitvoering, dus waar de opdracht daadwerkelijk wordt geleverd, niet waar de aanbestedende dienst zijn kantooradres heeft. Een aanbestedende dienst in Amsterdam kan een opdracht uitschrijven die in Groningen moet worden uitgevoerd, en andersom. Jullie kiezen dus de plaats van levering, niet de vestigingsplaats van de aanbestedende dienst.

Voor anderen is geografie bijna irrelevant. Digitale diensten, adviesondersteuning en landelijke raamovereenkomsten moeten niet weggefilterd worden. Zulke aankondigingen zijn vaak niet aan één plaats gebonden, dus moeten jullie de optie "Niet plaatsgebonden" meenemen in het geografische filter, anders verdwijnen ze. Het is een van de meest voorkomende valkuilen die we zien: een bedrijf beperkt zich tot de eigen regio, vergeet de plaatsloze aankondigingen, en ontdekt pas maanden later dat het een landelijke raamovereenkomst is misgelopen.

Een goed uitgangspunt is om in het begin ruim te zijn met geografie, en pas aan te scherpen nadat jullie hebben gezien wat voor treffers jullie daadwerkelijk krijgen.

Wat we zien als veelvoorkomende valkuilen

Wanneer we meldingsopzetten met leveranciers doornemen, komen dezelfde dingen telkens terug.

De eerste is te veel CPV-codes. Als de lijst heel lang wordt, wordt de melding zo breed dat hij zijn doel verliest. Jullie krijgen meldingen over van alles wat in dezelfde algemene categorie ligt, en het belangrijke verdrinkt.

De tweede is het tegenovergestelde: maar één of twee codes. Het voelt veilig, maar het betekent bijna altijd dat jullie reële kansen mislopen die net iets anders zijn gecodeerd dan jullie hadden aangenomen.

De derde is dat de filters nooit worden bijgewerkt. Een leverancier die een nieuwe dienst heeft gelanceerd, of zijn werkgebied heeft uitgebreid naar een nieuwe regio, heeft vaak nog een melding die de situatie van een hele tijd terug weerspiegelt.

En de vierde, misschien de meest onderschatte: ze testen de filters nooit voordat ze gaan draaien. Het kan de moeite waard zijn om naar de aankondigingen van de afgelopen tijd te kijken die op de filters zouden hebben gematcht, voordat jullie de melding laten lopen. Dan zien jullie snel of de filters te breed, te smal of gewoon een beetje scheef zitten.

Zo wordt de melding beter in de tijd

Je krijgt de filters nooit in één keer perfect, en dat is ook niet de bedoeling. Wat wij ervaren dat het beste werkt, is om de melding te zien als iets wat in de tijd wordt bijgesteld.

Een eenvoudige ingreep is om kort te noteren welke treffers jullie openen en waar jullie tijd in steken, en welke jullie meteen wegklikken. Na een periode van daadwerkelijk gebruik hebben jullie een kleine dataset die jullie vertelt waar de filters goed raken en waar ze missen. Dan worden de aanpassingen concreet.

Voor wie daar een gemakkelijkere weg wil bewandelen, is de aanbestedingsmelding van Cobrief opgebouwd rondom een bedrijfsprofiel. Die geeft elke aanbesteding een relevantiescore op basis van hoe goed die bij jullie profiel past, dus de CPV-codes, trefwoorden en aanbestedende diensten die jullie hebben geprioriteerd. De score is op twee manieren te gebruiken: om aanbestedingen te sorteren met de meest relevante bovenaan, en om een ondergrens in te stellen zodat aanbestedingen onder een bepaalde score helemaal niet gemeld worden. Zo kunnen jullie de ruis dempen zonder de codes en woorden zelf te hoeven aanpassen.

Net zo heeft onze functie voor aanbestedingen zoeken dezelfde filters als de melding, zodat jullie opzetten kunnen testen tegen historische data voordat jullie de melding in gebruik nemen.

Tot slot

Een goed opgebouwde aanbestedingsmelding is een van de weinige investeringen in aanbestedingswerk die elke week, lange tijd terugbetaalt. Het kost maar wat werk om hem fatsoenlijk in te richten, en wat bijstelling onderweg. Meer over hoe TenderNed (en, voor wie ook in Noorwegen actief is, Doffin) past in het bredere aanbestedingslandschap, lees je in ons artikel over Doffin. De Noorse tegenhanger van TenderNed is Doffin, beheerd door DFØ.

Wij bij Cobrief sparren graag met jullie die de opzet samen willen doorlopen. Neem gerust contact op als jullie ergens over twijfelen.