Zo bouw je aanbestedingsmeldingen die raak zijn

Goede aanbestedingsmeldingen maken het werken met TenderNed eenvoudiger, niet zwaarder. Toch zien we dat veel leveranciers hun meldingen na een paar weken opgeven, niet omdat ze niet werken, maar omdat ze van te veel waarschuwen. De berichten vullen de inbox, en de relevante kansen verdrinken in de ruis.

We hebben door de jaren heen veel opzetten gezien, zowel die goed werken als die doorslaan. In dit artikel delen we wat we zien dat werkt bij de leveranciers die meldingen hebben gebouwd die ook echt nuttig zijn.

Wat een goede aanbestedingsmelding eigenlijk voor je moet doen

In tegenstelling tot aanbestedingen zoeken, waar jullie zelf gaan zoeken naar relevante aankondigingen wanneer jullie er tijd voor hebben, is de melding een passieve tool die aflevert wat jullie hebben aangevraagd. Het is goed om duidelijk te hebben wat jullie eruit willen halen voordat jullie iets gaan instellen.

Een goede melding combineert meestal drie of vier filters: CPV-codes voor de breedte, trefwoorden voor de precisie, geografie waar dat relevant is, en een vorm van relevantiescore op basis van het bedrijfsprofiel. Het is de combinatie die voor scherpte zorgt, niet één enkel filter op zichzelf.

Begin met de CPV-codes, maar stop daar niet

CPV-codes zijn het fundament van de meeste meldingsopzetten, en daar is een reden voor. Ze zijn gestandaardiseerd, en aanbestedende diensten gebruiken ze op alle aankondigingen. Maar ze zijn ook grover dan je denkt.

Wat we zien bij de leveranciers waarmee we praten, is dat ze beginnen met één of twee codes waarvan ze "denken" dat die passen, en vervolgens verbaasd zijn over wat erbuiten valt. Er zijn ongeveer tienduizend CPV-codes om uit te kiezen, en dezelfde dienst kan onder meerdere, soms behoorlijk verschillende takken vallen. Een leverancier van IT-beveiliging kan zijn treffers vinden onder zowel adviesdiensten (72-codes) als zakelijke diensten (79-codes).

Het is verstandig om wat tijd te besteden aan het verkennen van de CPV-boom. Bekijk wat er naast de codes ligt waaraan jullie eerst dachten, en test of een aantal daarvan ook relevante treffers oplevert.

Trefwoorden en vrije tekst zijn goede precisie-instrumenten

Als CPV-codes je de breedte geven, dan zijn trefwoorden wat je precisie geeft. Daar kun je de specifieke projecten oppikken die niet per se een voor de hand liggende code hebben meegekregen.

Bijvoorbeeld: als jullie werken in "slim gebouw" of "gebouwautomatisering", kunnen jullie aankondigingen vangen die CPV-gemerkt zijn als zuivere bouwopdrachten, maar waarvan de inhoud feitelijk over automatisering gaat. Er is niets mis met de codering door de aanbestedende dienst, maar het trefwoord raakt vaak preciezer dan de code op zich.

Tegelijk is het de moeite waard om te waarschuwen voor te smalle trefwoord-filters. Als jullie eisen dat zowel "automatisering" als "slim" in de tekst staan, missen jullie alle aankondigingen die maar één van de twee woorden gebruiken. Een combinatie van brede CPV-filters en smallere trefwoord-filters geeft meestal de beste balans: één lijst met veel treffers waar jullie zelf uit kiezen, en één met weinig treffers die bijna altijd relevant zijn.

Geografie: hoeveel of hoe weinig moet de melding filteren?

Voor veel leveranciers is provincie of regio belangrijk. Als jullie fysiek ter plaatse moeten leveren, slaat het nergens op om meldingen te krijgen over gemeenten waar jullie niet actief zijn. Dan is het verstandig om meteen een geografisch filter in te stellen.

Voor anderen is geografie bijna irrelevant. Digitale diensten, adviesondersteuning en raamovereenkomsten die het hele land bestrijken, moeten niet weggefilterd worden door waar de aanbestedende dienst zetelt. Het is een van de meest voorkomende valkuilen die we zien: een bedrijf stelt een geografisch filter in op Amsterdam en omstreken, en ontdekt pas maanden later dat het een landelijke raamovereenkomst is misgelopen met een aanbestedende dienst gevestigd in Groningen.

Een goed uitgangspunt is om in het begin ruim te zijn met geografie, en pas aan te scherpen nadat jullie hebben gezien wat voor treffers jullie daadwerkelijk krijgen.

Wat we zien als veelvoorkomende valkuilen

Wanneer we meldingsopzetten met leveranciers doornemen, komen dezelfde dingen telkens terug.

De eerste is te veel CPV-codes. Als de lijst heel lang wordt, wordt de melding zo breed dat hij zijn doel verliest. Jullie krijgen meldingen over van alles wat in dezelfde algemene categorie ligt, en het belangrijke verdrinkt.

De tweede is het tegenovergestelde: maar één of twee codes. Het voelt veilig, maar het betekent bijna altijd dat jullie reële kansen mislopen die net iets anders zijn gecodeerd dan jullie hadden aangenomen.

De derde is dat de filters nooit worden bijgewerkt. Een leverancier die een nieuwe dienst heeft gelanceerd, of zijn werkgebied heeft uitgebreid naar een nieuwe regio, heeft vaak nog een melding die de situatie van een hele tijd terug weerspiegelt.

En de vierde, misschien de meest onderschatte: ze testen de filters nooit voordat ze gaan draaien. Het kan de moeite waard zijn om naar de aankondigingen van de afgelopen tijd te kijken die op de filters zouden hebben gematcht, voordat jullie de melding laten lopen. Dan zien jullie snel of de filters te breed, te smal of gewoon een beetje scheef zitten.

Zo wordt de melding beter in de tijd

Je krijgt de filters nooit in één keer perfect, en dat is ook niet de bedoeling. Wat wij ervaren dat het beste werkt, is om de melding te zien als iets wat in de tijd wordt bijgesteld.

Een eenvoudige ingreep is om kort te noteren welke treffers jullie openen en waar jullie tijd in steken, en welke jullie meteen wegklikken. Na een periode van daadwerkelijk gebruik hebben jullie een kleine dataset die jullie vertelt waar de filters goed raken en waar ze missen. Dan worden de aanpassingen concreet.

Voor wie daar een gemakkelijkere weg wil bewandelen, is de aanbestedingsmelding van Cobrief opgebouwd rondom een bedrijfsprofiel. Die geeft elke aanbesteding een relevantiescore op basis van wat het bedrijf werkelijk levert, niet alleen welke codes de aanbestedende dienst heeft gekozen. Dat maakt het bijstellen eenvoudiger omdat het systeem leert van wat jullie prioriteren.

Net zo heeft onze functie voor aanbestedingen zoeken dezelfde filters als de melding, zodat jullie opzetten kunnen testen tegen historische data voordat jullie de melding in gebruik nemen.

Tot slot

Een goed opgebouwde aanbestedingsmelding is een van de weinige investeringen in aanbestedingswerk die elke week, lange tijd terugbetaalt. Het kost maar wat werk om hem fatsoenlijk in te richten, en wat bijstelling onderweg. Meer over hoe TenderNed (en, voor wie ook in Noorwegen actief is, Doffin) past in het bredere aanbestedingslandschap, lees je in ons artikel over Doffin. De Noorse tegenhanger van TenderNed is Doffin, beheerd door DFØ.

Wij bij Cobrief sparren graag met jullie die de opzet samen willen doorlopen. Neem gerust contact op als jullie ergens over twijfelen.