tarjous

Tarjous julkisissa hankinnoissa on virallinen vastaus, jonka toimittaja jättää hankintayksikölle julkaistuun kilpailuun. Tarjous sisältää toimittajan ratkaisuehdotuksen, hinnoittelun ja dokumentaation, joka osoittaa tarjouspyynnön vaatimusten täyttymisen. Kun tarjouskilpailu kuvaa koko kilpailutusprosessia, tarjous on nimenomaan se, mitä toimittaja jättää.

Miten tarjous toimii?

Kun hankintayksikkö julkaisee hankinnan, tarjouspyyntö kuvaa mitä hankitaan, mitkä soveltuvuusvaatimukset ovat ja mitä vertailuperusteita tarjousten arvioinnissa käytetään. Toimittajan on perehdyttävä näihin huolellisesti ja laadittava tarjous, joka vastaa kohta kohdalta pyydettyyn.

EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU mukaan tarjoukset on jätettävä sähköisesti ennen määräaikaa. Avoimessa menettelyssä vähimmäismääräaika on 35 päivää hankintailmoituksen julkaisemisesta. Toimittaja kantaa riskin tarjouksen täydellisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta. Jätetty tarjous on oikeudellisesti sitova hankintayksikön asettaman voimassaoloajan.

Mitä hyvä tarjous sisältää?

• Ratkaisukuvaus: selkeä esitys tarjottavasta ratkaisusta ja siitä, miten se täyttää vaatimusmäärittelyn
• Hinnoittelu: yksityiskohtainen hintaehdotus tarjouspyynnön hinnoittelumallin mukaisesti
• Soveltuvuusdokumentaatio: todisteet yrityksen soveltuvuudesta, kuten ESPD-lomake, verotodistukset ja referenssit
• Tarpeiden ymmärrys: osoitus siitä, että toimittaja ymmärtää hankintayksikön haasteet ja tavoitteet

Ehdottomista vaatimuksista poikkeaminen johtaa tyypillisesti tarjouksen hylkäämiseen riippumatta poikkeaman vähäisyydestä. Tarjouksen valmistelun varhainen aloittaminen on siksi olennaista. Cobrief auttaa toimittajia löytämään relevantteja hankintamahdollisuuksia ajoissa, jotta tarjouksen laatimiseen jää enemmän aikaa.

Voittava tarjous ei ole vain halvin hinta. Hankintayksiköt valitsevat kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen, jossa laatu, toimituskyky ja muut kriteerit saavat usein merkittävän painoarvon.