Vaatimukset kertovat, kenen kanssa olet tekemisissä

Moni avaa uuden tarjouskilpailun ja siirtyy suoraan vaatimusmäärittelyyn. Silloin aloitat väärästä päästä, sanoo Thomas Tinnesand, Inventuran osakas ja CCO. Vaatimukset eivät kerro vain sitä, mitä sinun pitää toimittaa, vaan myös sen, kenen kanssa olet tekemisissä.

Lue koko tarjouspyyntö

Vaatimusten taustalla on valinta: mitä hankintayksikkö haluaa hallita itse, ja mitä se jättää markkinoiden ratkaistavaksi? Lue siksi kaikki tarjouspyynnön osat:

• Soveltuvuusvaatimukset kertovat, kuinka korkealle rima on asetettu.
• Vaatimusmäärittely kertoo, kuinka paljon liikkumavaraa saat.
• Vertailuperusteet kertovat, mistä palkitaan.
• Sopimusehdot kertovat, miten riski on jaettu.

Sopimus on helppo ohittaa. ”Hyvin usein näkee vakiosopimuksen ja ajattelee, että asia on hoidossa. Siellä voi kuitenkin hyvin olla muutoksia”, Thomas sanoo.

Katso myös yksityiskohtaisuuden tasoa. Toiminnallinen vaatimusmäärittely jättää tilaa menetelmälle ja ratkaisulle. Monet ehdottomat vaatimukset tarkoittavat usein, että hinta ratkaisee.

Ristiriitaiset vaatimukset ovat vaarallisempia kuin tiukat

”Tiukkojen vaatimusten noudattaminen voi olla hyvin ennustettavaa”, Thomas sanoo. ”Arvaamatonta on se, jos vaatimukset on asetettu epäjohdonmukaisesti.” Katso näitä kolmea lausetta, jotka voisivat hyvin olla samassa tarjouspyynnössä:

Hankintayksikkö haluaa innovaatiota ja joustavuutta, mutta painotus palkitsee matalan hinnan, eikä sopimus anna mahdollisuutta hinnoitella muutoksia. Tällaiset ristiriidat tarkoittavat usein, että tarve on selvittämättä ja riski piilossa. ”Silloin oikeastaan pedataan riitoja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeiseen aikaan.”

Kysy siksi hankintayksiköltä ajoissa, mitä se oikeastaan tarkoittaa, mieluiten tarjouspyyntöä koskevilla lisäkysymyksillä hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Myös vastauksen puuttuminen on tietoa.

Arvioi, kuinka kypsä hankintayksikkö on

Kypsä hankintayksikkö tuntee oman tarpeensa ja kuvaa ongelman hyvin, vaikka se ei välttämättä tunne ratkaisua. Soveltuvuusvaatimuksista sopimukseen kulkee punainen lanka, ja riski on siellä, missä sitä voidaan hallita.

Etsi näitä punaisia lippuja:

• korkea kunnianhimo ja epäselvät prioriteetit
• riski, joka sysätään aina toimittajalle
• vähän tietoa siitä, miten sopimusta seurataan

Pitäisikö sinun sitten jättää kypsymättömät hankintayksiköt väliin? Vain jos ette ole siihen valmiita, Thomas sanoo. ”Kypsymättömän hankintayksikön kanssa työskentely ei ole mikään ongelma, jos tiedät, mitä on vastassa. Ongelma on, jos et tiedä sitä ja menet mukaan naiivisti.”

Thomas Tinnesand on norjalaisen konsulttiyhtiö Inventuran osakas ja CCO. Neuvot ovat peräisin esityksestä ja paneelikeskustelusta Cobriefin aamiaisseminaarissa ”Miten valita sinulle sopivat tarjouskilpailut?” 29. lokakuuta 2026.