Valitse oikea tekoälytyökalu tarjoustyöhön

Tekoälytyökalujen markkina tarjoustyöhön on kasvanut nopeasti viime vuosina. Teille, jotka olette hankinnasta vastaavia päätöksentekijöitä toimittajayrityksessä, työkalun valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa sekä käsittelemiinne tietoihin, siihen miten tiimi työskentelee, että siihen miten vastaatte hankintayksiköiden ja sääntelyn vaatimuksiin.

Näemme keskustelemiemme toimittajien kohdalla, että ne, jotka ovat valinneet oikean työkalun, ovat esittäneet muutamia konkreettisia kysymyksiä ennen valintaa. Ja ne, jotka ovat valinneet väärin, eivät usein ole esittäneet niitä. Tässä on tarkistuslista, jota tavallisesti suosittelemme.

Mitä on pelissä, kun valitsette tekoälytyökalua

Yrityksenne tarjous- ja tarjousasiakirjat sisältävät usein arkaluonteista tietoa: teknisiä ratkaisuja, hinnoittelustrategioita, referenssejä, turvatoimenpiteitä. Se, mitä syötätte tekoälytyökaluun, päätyy ulkopuolisen toimijan käsiteltäväksi tavalla tai toisella. Jos käsittely ei ole harkittua, voitte päätyä jakamaan liikesalaisuuksia tai rikkomaan sääntelyä, johon olette itse velvollisia.

Lisäksi valinta on pitkäaikainen. Tekoälytyökalusta tulee nopeasti keskeinen osa työnkulkua, ja sen vaihtaminen yhden tai kahden vuoden jälkeen voi olla sekä kallista että vaivalloista. Siksi etukäteen arviointiin kannattaa käyttää aikaa.

Tietojen käsittely: mitä tapahtuu lataamillenne asiakirjoille?

Ensimmäinen asia, jonka teidän pitäisi selvittää, on, mitä tapahtuu tiedoille, joita syötätte työkaluun. Konkreettisia kysymyksiä toimittajalle:

• Missä tiedot säilytetään maantieteellisesti? EU/ETA-alueella vai muualla?
• Kenellä on pääsy? Vain teillä, vai myös tekoälytyökalun toimittajalla? Mahdollisilla kolmansilla osapuolilla?
• Käytetäänkö tietoja tekoälymallien kouluttamiseen, ja voitteko kieltäytyä siitä?
• Kuinka kauan tiedot säilytetään, ja mitä tapahtuu, jos lopetatte sopimuksen?
• Kuka omistaa työkalun tuottamat vastaukset ja asiakirjat?

On ero toimittajalla, joka säilyttää kaiken Euroopassa ja takaa, ettei tietoja käytetä kouluttamiseen, ja sellaisella, joka lähettää tiedot eteenpäin amerikkalaisille kielimallitoimittajille ilman selkeitä rajoja. Tämä ero voi olla ratkaiseva sen suhteen, mihin voitte lainmukaisesti työkalua käyttää.

Turvallisuus ja sertifioinnit

Sertifioinnit eivät ole kaikki, mutta ne ovat hyvä vakavuuden mittari. Tarkistakaa, onko toimittajalla ISO 27001 (tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä) tai vastaava ja miten he käsittelevät GDPR-yhdenmukaisuutta. Pyytäkää Trust Center -sivu tai muu tietoturvadokumentaatio ja lukekaa se.

Kysymyksiä, jotka antavat näkemystä sertifiointien ulkopuolelta:

• Mikä on menettely mahdollisessa tietoturvaloukkauksessa?
• Miten toimittaja hallitsee pääsynhallintaa sisäisesti?
• Salataanko tiedot sekä siirron aikana että säilytyksessä?

Esimerkin siitä, miten tekoälytoimittaja voi dokumentoida tämän, näette Cobriefin Trust Centeristä. Se on hyvä havainnollistus siitä, millaista läpinäkyvyyttä teidän tulisi odottaa harkitsemiltanne toimittajilta.

Ammatillinen pohja: onko työkalu rakennettu tarjouksille?

Yleinen chatbot (esimerkiksi ChatGPT) voi vastata moneen, mutta se ei tarkoita, että se olisi syvällisesti perehtynyt tarjousalaan. Suuri ero on työkalulla, joka on rakennettu julkisia hankintoja varten, ja sellaisella, joka on chatbot tarjoussuodattimella päällä.

Kysykää konkreettisesti:

• Kuinka monta toimittajayritystä käyttää työkalua julkisiin tarjouksiin?
• Kuinka kauan tekoälytyökalun toimittaja on työskennellyt erityisesti tarjousten parissa?
• Ymmärtääkö työkalu eurooppalaista ja paikallista hankintasääntelyä, mukaan lukien hankintalain ja siihen liittyvät asetukset?
• Voitteko nähdä demon todellisella oman alanne tarjouspyynnöllä?

Työkalu, joka on rakennettu tarjouksia varten, tuntee kielen, vaatimusrakenteen ja asiakirjamallit. Yleinen työkalu pitää opettaa joka kerta itse.

Hallusinaatiot ja laadunvarmistus

Kaikki tekoälymallit voivat keksiä asioita, jotka eivät pidä paikkaansa. Kysymys on siitä, mitä toimittaja on tehnyt riskin pienentämiseksi. Sitä teidän tulisi pyytää näytettäväksi konkreettisesti.

• Työskenteleekö työkalu aina tietopohjaa vasten, vai voiko se tuottaa vapaasti?
• Viittaako se lähteisiin, niin että voitte tarkistaa sen, mikä on kirjoitettu?
• Onko siinä sisäänrakennettuja laadunvarmistusvaiheita, jotka tarkistavat asioita kuten vaatimusten kattavuus, faktat ja rakenne?

Erillinen tekoäly-tarjouspäällikkö tietopohjalla ankkuroi tekoälyn yrityksen omiin asiakirjoihin, ohjeisiin ja aiempiin vastauksiin. Se vähentää hallusinaatioita, koska järjestelmä työskentelee oikeita lähteitä vasten arvauksen sijaan. Samantyyppinen järjestelmä voi myös tehdä laadunvarmistusta useassa kerroksessa, muun muassa tarkistamalla, että kaikki vaatimukset on katettu ja että sisältö pysyy koossa. Sellaista toiminnallisuutta teidän tulisi etsiä työkaluja vertailtaessa.

Toimittajan lähestymistapa ja arvot

Hyvä tekoälytyökalu ei riitä, jos sen takana oleva toimittaja ei ole luottamuksen arvoinen. Tarkistakaa, miten toimittaja puhuu omasta lähestymistavastaan tekoälyyn.

• Ovatko he läpinäkyviä siitä, mitä malleja he käyttävät ja missä ne ajavat?
• Ottavatko he tietosuojan vakavasti, vai onko se jotain, mikä "järjestyy"?
• Miten he käsittelevät hallusinaatioiden ja virheiden riskiä?
• Rakentavatko he tuotteensa todellisen ongelman ratkaisemiseksi, vai voidakseen kutsua itseään tekoälyyritykseksi?

Esimerkin siitä, miten tekoälytoimittaja voi kuvata omaa lähestymistapaansa, löydätte artikkelista Lähestymistapamme tekoälyyn. Se kattaa tietojen säilytyksen Euroopassa, tietojen omistajuuden, lähteviittaukset ja sen, miten tekoäly on integroitu tuotteeseen. Se voi olla hyvä malli siihen, mitä kysymyksiä teidän tulisi esittää harkitsemillenne toimittajille.

Miten testata työkalua ennen päätöstä

Demo ja kokeilujakso on aliarvostettu. Työkalun heikkouksia on helpompi havaita käyttämällä sitä oikeassa kilpailussa kuin lukemalla tuote-esitettä.

Käytännön keinoja, joita voitte tehdä:

• Pyytäkää testata työkalua aiemmasta tai olemassa olevasta tarjouksesta tulleella todellisella tarjouspyynnöllä
• Verratkaa, kuinka paljon aikaa käytätte kuhunkin vaiheeseen verrattuna siihen, mitä tavallisesti käytätte
• Tarkistakaa, kuinka paljon teidän pitää korjata sen jälkeen, kun tekoäly on toimittanut luonnoksen
• Pyytäkää referenssiasiakkaita samalta alalta ja puhukaa heille suoraan
• Testatkaa myös tukea ja jälkihoitoa: kuinka nopeasti saatte vastauksen, kun teillä on kysymyksiä?

Se, mitä etsitte, ei ole täydellistä työkalua. Se on työkalu, joka sopii siihen, miten tosiasiassa työskentelette, ja toimittaja, johon voitte luottaa ajan myötä.

Lopuksi

Tekoälytyökalun valinta tarjoustyöhön on strateginen päätös, joka vaikuttaa enempään kuin yksittäiseen kilpailuun. Kyse on siitä, miten tiimi työskentelee, miten tiedot käsitellään ja kuinka paljon voitte luottaa siihen, mitä toimitetaan ulos. Käyttäkää aikaa arviointiin, esittäkää mielellään enemmän kysymyksiä kuin luulette tarvitsevanne, ja puhukaa referenssiasiakkaille ennen kuin allekirjoitatte.

Me Cobriefilla otamme mielellämme keskustelun siitä, mikä on tärkeää arvioida, vaikka ette valitsisikaan meitä. On parempi auttaa teitä esittämään oikeat kysymykset kuin myydä sisään työkalua, jota ette tarvitse.