Näin rakennat tarjoushälytyksen, joka osuu kohdalleen

Hyvän tarjoushälytyksen tulisi tehdä hankintatietokanta-työstä helpompaa, ei raskaampaa. Silti näemme, että monet toimittajat luovuttavat hälytyksensä parin viikon jälkeen, eivät siksi etteikö se toimisi, vaan siksi että se hälyttää liian monesta asiasta. Hälytykset täyttävät sähköpostilaatikon, ja relevantit mahdollisuudet hukkuvat meluun.

Olemme nähneet monia asetuksia vuosien varrella, sekä toimivia että sellaisia, jotka kallistuvat liiaksi yhteen suuntaan. Tässä artikkelissa jaamme sen, mikä toimii niiden toimittajien kohdalla, jotka ovat rakentaneet aidosti hyödyllisen hälytyksen.

Mitä hyvän tarjoushälytyksen pitää tehdä puolestasi

Toisin kuin tarjoushaussa, jossa menet itse aktiivisesti etsimään relevantteja ilmoituksia silloin kun sinulla on aikaa, hälytys on passiivinen työkalu, joka toimittaa sen, mitä olet pyytänyt. On hyvä olla selkeä siitä, mitä haluatte siitä saada, ennen kuin alatte konfiguroida mitään.

Hyvä hälytys yhdistää tyypillisesti kolme tai neljä suodatinta: CPV-koodit leveyteen, avainsanat tarkkuuteen, maantieteellinen rajaus silloin kun se on relevanttia, ja jonkin muotoinen relevanssiarviointi yritysprofiilin pohjalta. Juuri yhdistelmä antaa osumavarmuuden, ei yksittäinen suodatin yksinään.

Aloita CPV-koodeista, mutta älä jää sinne

CPV-koodit ovat useimpien hälytysasetusten perusta, ja siihen on syynsä. Ne ovat standardoituja, ja hankintayksiköt käyttävät niitä kaikissa hankintailmoituksissa. Mutta ne ovat myös karkeampia kuin luulet.

Näemme keskustelemiemme toimittajien aloittavan yhdellä tai kahdella koodilla, joiden "uskovat" sopivan, ja yllättyvän siitä, mitä jää ulkopuolelle. Valittavissa on noin kymmenen tuhatta CPV-koodia, ja sama palvelu voi sijaita useiden melko erilaisten haarojen alla. IT-turvallisuustoimittaja voi löytää osumansa sekä konsultointipalveluiden (72-koodit) että liike-elämän palveluiden (79-koodit) alta.

Voi olla viisasta käyttää hetki CPV-puussa selailuun. Katso, mitä on niiden koodien vieressä, joita ensimmäisinä ajattelitte, ja testaa, antavatko jotkin näistä myös relevantteja osumia.

Avainsanat ja vapaa teksti ovat hyviä tarkkuustyökaluja

Jos CPV-koodit antavat leveyden, avainsanat antavat tarkkuuden. Juuri niillä voit napata ne tietyt hankkeet, joilla ei välttämättä ole ilmeistä koodia.

Esimerkiksi: jos työskentelette "älykäs rakennus" -alueella tai rakennusautomaatiossa, voitte napata hankintoja, jotka on CPV-tunnistettu puhtaiksi rakennusurakoiksi mutta joiden sisältö koskee tosiasiassa automaatiota. Hankintayksikön koodauksessa ei ole mitään väärin, mutta avainsana osuu usein tarkemmin kuin koodi yksin.

Samalla on syytä varoittaa hieman tekemästä avainsanasuodattimista liian kapeita. Jos vaaditte, että sekä "automaatio" että "älykäs" pitää esiintyä tekstissä, menetätte kaikki ne ilmoitukset, joissa käytetään vain toista sanaa. Yhdistelmä leveistä CPV-suodattimista ja kapeammista avainsanasuodattimista antaa yleensä parhaan tasapainon: yksi lista monilla osumilla, joista poimitte itse, ja yksi lista harvoilla osumilla, jotka ovat lähes aina relevantteja.

Maantiede: kuinka paljon hälytyksen pitäisi suodattaa?

Monelle toimittajalle alue tai maakunta on tärkeä. Jos toimitatte fyysisesti paikalla, on vähän järkeä saada hälytyksiä kunnista, joissa ette toimi. Silloin on hyvä asettaa maantieteellinen suodatin heti.

Toisille maantiede on lähes epäolennainen. Digitaalisia palveluja, konsulttitukea ja koko maan kattavia puitejärjestelyjä ei tulisi suodattaa pois sen perusteella, missä hankintayksikkö sijaitsee. Tämä on yksi yleisimmistä sudenkuopista, joita näemme: yritys asettaa maantieteellisen suodattimen pääkaupunkiseutuun ja huomaa vasta useita kuukausia myöhemmin, että ohi meni valtakunnallinen puitejärjestely, jonka hankintayksikön osoite oli toisella puolella maata.

Hyvä lähtökohta on olla väljä maantieteen suhteen alussa ja tiukentaa, kun olette nähneet, millaisia osumia tosiasiassa saatte.

Mitä näemme yleisinä sudenkuoppina

Kun käymme hälytysasetuksia läpi yhdessä toimittajien kanssa, samat asiat toistuvat.

Yksi on liian monta CPV-koodia. Kun lista venyy hyvin pitkäksi, hälytys muuttuu niin leveäksi, että se menettää tarkoituksensa. Saatte hälytyksiä kaikenlaisesta, mikä kuuluu samaan yleiseen kategoriaan, ja tärkeä hukkuu.

Toinen on päinvastainen: vain yksi tai kaksi koodia. Se tuntuu turvalliselta, mutta tarkoittaa lähes aina, että menetätte todellisia mahdollisuuksia, jotka on koodattu hieman eri tavalla kuin oletitte.

Kolmas on, että suodattimia ei koskaan päivitetä. Toimittajalla, joka on lanseerannut uuden palvelun tai laajentanut uudelle maantieteelliselle alueelle, on usein hälytys, joka heijastaa edelleen sitä, missä he olivat hyvä aika sitten.

Ja neljäs, ehkä kaikkein aliarvostetuin: suodattimia ei koskaan testata ennen käynnistämistä. Voi olla arvokasta katsoa viimeaikaisia ilmoituksia, jotka olisivat osuneet, ennen kuin annatte hälytyksen pyöriä. Silloin näette nopeasti, ovatko suodattimet liian leveitä, liian kapeita, vai vain hieman vinossa.

Näin hälytys paranee ajan myötä

Et saa suodattimia kerralla täydellisiksi, eikä tarvitsekaan. Se mikä mielestämme toimii parhaiten, on nähdä hälytys jonain, jota viritellään ajan myötä.

Yksinkertainen keino on kirjata lyhyesti, mitkä osumat avaatte ja käytätte aikaa niiden parissa, ja mitkä heitätte heti pois. Kun olette käyttäneet hälytystä jonkin aikaa, teillä on pieni data-aineisto, joka kertoo, missä suodattimet osuvat hyvin ja missä ohi. Silloin korjaukset muuttuvat konkreettisiksi.

Niille, jotka haluavat helpomman tien sinne, Cobriefin tarjoushälytys on rakennettu yritysprofiilin ympärille. Se antaa jokaiselle tarjouspyynnölle relevanssipistemäärän sen perusteella, mitä yritys tosiasiassa toimittaa, ei vain sen perusteella, mitä koodeja hankintayksikkö on valinnut. Tämä tekee viilauksesta helpompaa, koska järjestelmä oppii siitä, mitä priorisoitte.

Vastaavasti tarjoushakutoiminnossamme on samat suodattimet kuin hälytyksessä, joten voitte testata asetukset historiallisia tietoja vasten ennen kuin otatte hälytyksen käyttöön.

Lopuksi

Hyvin rakennettu tarjoushälytys on yksi harvoista tarjoustyön sijoituksista, joka maksaa itsensä takaisin joka ikinen viikko pitkän aikaa. Vaatii vain hieman työtä saada se kuntoon, ja vähän viilausta matkan varrella. Norjassa erityisesti Doffin on keskeinen kanava, ja Suomessa vastaava on Hilma, mutta sama logiikka pätee molemmissa: portaali kertoo vain ilmoituksista, virityksen pitää teidän tehdä itse. Muuten: Cobriefilla tarjoushälytys on täysin ilmainen! Lisää siitä, miten Doffin nivoutuu muuhun hankintamaisemaan, voit lukea Doffin-artikkelistamme.

Me Cobriefilla otamme mielellämme keskustelun kanssanne, jos haluatte käydä asetuksen läpi yhdessä. Otathan vain yhteyttä, jos jokin askarruttaa.