Näin rakennat tarjoushälytyksen, joka osuu kohdalleen

Hyvän tarjoushälytyksen tulisi tehdä hankintatietokanta-työstä helpompaa, ei raskaampaa. Silti näemme, että monet toimittajat luovuttavat hälytyksensä parin viikon jälkeen, eivät siksi etteikö se toimisi, vaan siksi että se hälyttää liian monesta asiasta. Hälytykset täyttävät sähköpostilaatikon, ja relevantit mahdollisuudet hukkuvat meluun.

Olemme nähneet monia asetuksia vuosien varrella, sekä toimivia että sellaisia, jotka kallistuvat liiaksi yhteen suuntaan. Tässä artikkelissa jaamme sen, mikä toimii niiden toimittajien kohdalla, jotka ovat rakentaneet aidosti hyödyllisen hälytyksen.

Mitä hyvän tarjoushälytyksen pitää tehdä puolestasi

Toisin kuin tarjoushaussa, jossa menet itse aktiivisesti etsimään relevantteja ilmoituksia silloin kun sinulla on aikaa, hälytys on passiivinen työkalu, joka toimittaa sen, mitä olet pyytänyt. On hyvä olla selkeä siitä, mitä haluatte siitä saada, ennen kuin alatte konfiguroida mitään.

Hyvä hälytys yhdistää tyypillisesti kolme tai neljä suodatinta: CPV-koodit ja avainsanat, jotka nappaavat relevantit ilmoitukset, maantieteellisen rajauksen silloin kun se on relevanttia, ja relevanssiarvion yritysprofiilin pohjalta. Tässä on hyödyllistä ymmärtää, miten suodattimet toimivat yhdessä: CPV-koodit ja avainsanat laajentavat saalista, sillä ilmoituksesta hälytetään, jos se osuu joko johonkin koodeistanne tai johonkin avainsanoistanne. Maantiede ja relevanssipisteet tekevät päinvastoin ja rajaavat. Juuri laajentavan ja rajaavan vuorovaikutus antaa osumavarmuuden, ei yksittäinen suodatin yksinään.

Aloita CPV-koodeista, mutta älä jää sinne

CPV-koodit (Cobriefissa "Hankintakoodit") ovat useimpien hälytysasetusten perusta, ja siihen on syynsä. Ne ovat standardoituja, ja hankintayksiköt käyttävät niitä kaikissa hankintailmoituksissa. Mutta ne ovat myös karkeampia kuin luulet.

Näemme keskustelemiemme toimittajien aloittavan yhdellä tai kahdella koodilla, joiden "uskovat" sopivan, ja yllättyvän siitä, mitä jää ulkopuolelle. Valittavissa on noin kymmenen tuhatta CPV-koodia, ja sama palvelu voi sijaita useiden melko erilaisten haarojen alla. IT-turvallisuustoimittaja voi löytää osumansa sekä konsultointipalveluiden (72-koodit) että liike-elämän palveluiden (79-koodit) alta.

Voi olla viisasta käyttää hetki CPV-puussa selailuun. Katso, mitä on niiden koodien vieressä, joita ensimmäisinä ajattelitte, ja testaa, antavatko jotkin näistä myös relevantteja osumia.

Avainsanat ja vapaa teksti ovat hyviä tarkkuustyökaluja

Jos CPV-koodit antavat leveyden, avainsanat antavat tarkkuuden. Juuri niillä voit napata ne tietyt hankkeet, joilla ei välttämättä ole ilmeistä koodia.

Esimerkiksi: jos työskentelette "älykäs rakennus" -alueella tai rakennusautomaatiossa, voitte napata hankintoja, jotka on CPV-tunnistettu puhtaiksi rakennusurakoiksi mutta joiden sisältö koskee tosiasiassa automaatiota. Hankintayksikön koodauksessa ei ole mitään väärin, mutta avainsana osuu usein tarkemmin kuin koodi yksin.

On hyvä tietää, miten avainsanat todella toimivat, sillä se yllättää monet. Jokainen avainsana arvioidaan erikseen, ja ilmoitus osuu, jos teksti sisältää vähintään yhden sanoistanne. Ette siis voi vaatia, että sekä "automaatio" että "älykäs" esiintyvät samassa ilmoituksessa lisäämällä ne kahtena avainsanana: silloin saatte päinvastoin hälytyksiä kaikesta, jossa mainitaan jompikumpi. Se tarkoittaa myös, että useammat avainsanat laajentavat hälytystä, eivät kavenna sitä. Jos haluatte olla tarkempia, kikka on käyttää täsmällisempiä sanoja tai ilmauksia, esimerkiksi "rakennusautomaatio" yhtenä avainsanana sen sijaan, että "älykäs" ja "automaatio" olisivat erikseen (useammasta sanasta koostuva avainsana osuu, kun sanat ovat vierekkäin). Varsinainen rajaus tulee maantieteestä ja relevanssipisteistä, joihin palaamme alla.

Maantiede: kuinka paljon hälytyksen pitäisi suodattaa?

Monelle toimittajalle alue tai maakunta on tärkeä. Jos toimitatte fyysisesti paikalla, on vähän järkeä saada hälytyksiä alueilta, joilla ette toimi. Silloin on hyvä asettaa maantieteellinen suodatin heti.

Tässä on kohta, joka on helppo ymmärtää väärin: Cobriefin maantieteellinen suodatin perustuu suorituspaikkaan, eli siihen, missä toimitus tosiasiassa tehdään, ei siihen, missä hankintayksiköllä on toimiosoitteensa. Pääkaupunkiseudulla sijaitseva hankintayksikkö voi julkaista sopimuksen, joka toimitetaan toisella puolella maata, ja päinvastoin. Valitsette siis toimituksen paikan, ette hankintayksikön sijaintia.

Toisille maantiede on lähes epäolennainen. Digitaalisia palveluja, konsulttitukea ja valtakunnallisia puitejärjestelyjä ei tulisi suodattaa pois. Tällaiset ilmoitukset eivät usein ole sidottuja tiettyyn paikkaan, joten teidän on muistettava ottaa maantieteelliseen suodattimeen mukaan valinta "Ei sidottu paikkaan", muuten ne katoavat. Tämä on yksi yleisimmistä sudenkuopista, joita näemme: yritys rajaa omaan alueeseensa, unohtaa paikkaan sitomattomat ilmoitukset ja huomaa vasta useita kuukausia myöhemmin, että ohi meni valtakunnallinen puitejärjestely.

Hyvä lähtökohta on olla väljä maantieteen suhteen alussa ja tiukentaa, kun olette nähneet, millaisia osumia tosiasiassa saatte.

Mitä näemme yleisinä sudenkuoppina

Kun käymme hälytysasetuksia läpi yhdessä toimittajien kanssa, samat asiat toistuvat.

Yksi on liian monta CPV-koodia. Kun lista venyy hyvin pitkäksi, hälytys muuttuu niin leveäksi, että se menettää tarkoituksensa. Saatte hälytyksiä kaikenlaisesta, mikä kuuluu samaan yleiseen kategoriaan, ja tärkeä hukkuu.

Toinen on päinvastainen: vain yksi tai kaksi koodia. Se tuntuu turvalliselta, mutta tarkoittaa lähes aina, että menetätte todellisia mahdollisuuksia, jotka on koodattu hieman eri tavalla kuin oletitte.

Kolmas on, että suodattimia ei koskaan päivitetä. Toimittajalla, joka on lanseerannut uuden palvelun tai laajentanut uudelle maantieteelliselle alueelle, on usein hälytys, joka heijastaa edelleen sitä, missä he olivat hyvä aika sitten.

Ja neljäs, ehkä kaikkein aliarvostetuin: suodattimia ei koskaan testata ennen käynnistämistä. Voi olla arvokasta katsoa viimeaikaisia ilmoituksia, jotka olisivat osuneet, ennen kuin annatte hälytyksen pyöriä. Silloin näette nopeasti, ovatko suodattimet liian leveitä, liian kapeita, vai vain hieman vinossa.

Näin hälytys paranee ajan myötä

Et saa suodattimia kerralla täydellisiksi, eikä tarvitsekaan. Se mikä mielestämme toimii parhaiten, on nähdä hälytys jonain, jota viritellään ajan myötä.

Yksinkertainen keino on kirjata lyhyesti, mitkä osumat avaatte ja käytätte aikaa niiden parissa, ja mitkä heitätte heti pois. Kun olette käyttäneet hälytystä jonkin aikaa, teillä on pieni data-aineisto, joka kertoo, missä suodattimet osuvat hyvin ja missä ohi. Silloin korjaukset muuttuvat konkreettisiksi.

Niille, jotka haluavat helpomman tien sinne, Cobriefin tarjoushälytys on rakennettu yritysprofiilin ympärille. Se antaa jokaiselle tarjouspyynnölle relevanssipistemäärän sen perusteella, kuinka hyvin se sopii profiiliinne, eli valitsemienne CPV-koodien, avainsanojen ja priorisoimienne hankintayksiköiden mukaan. Pistemäärää voi käyttää kahdella tavalla: tarjouspyyntöjen järjestämiseen niin, että relevanteimmat ovat ylimpänä, ja alarajan asettamiseen niin, ettei tietyn pistemäärän alittavista tarjouspyynnöistä hälytetä lainkaan. Näin voitte vaimentaa melua ilman, että joudutte muuttamaan itse koodeja ja sanoja.

Vastaavasti tarjoushakutoiminnossamme on samat suodattimet kuin hälytyksessä, joten voitte testata asetukset historiallisia tietoja vasten ennen kuin otatte hälytyksen käyttöön.

Lopuksi

Hyvin rakennettu tarjoushälytys on yksi harvoista tarjoustyön sijoituksista, joka maksaa itsensä takaisin joka ikinen viikko pitkän aikaa. Vaatii vain hieman työtä saada se kuntoon, ja vähän viilausta matkan varrella. Norjassa erityisesti Doffin on keskeinen kanava, ja Suomessa vastaava on Hilma, mutta sama logiikka pätee molemmissa: portaali kertoo vain ilmoituksista, virityksen pitää teidän tehdä itse. Muuten: Cobriefilla tarjoushälytys on täysin ilmainen! Lisää siitä, miten Doffin nivoutuu muuhun hankintamaisemaan, voit lukea Doffin-artikkelistamme.

Me Cobriefilla otamme mielellämme keskustelun kanssanne, jos haluatte käydä asetuksen läpi yhdessä. Otathan vain yhteyttä, jos jokin askarruttaa.