Cobrief como ventaja competitiva: – En un día de trabajo ajetreado, es increíblemente eficiente

NoA Ignite fue uno de los primeros en adoptar Cobrief. Casi dos años después, la herramienta es una parte integral de su trabajo diario, y la clave tanto para presentar como para ganar más licitaciones.

-- Solo poder ver rápidamente quién ha presentado anteriormente en una licitación, da una gran imagen de la competencia. Nos ahorra una enorme cantidad de tiempo, dice Øyvind Aak, Responsable Sénior de Licitaciones y Gestor de Socios en NoA Ignite.

Explica que antes podía tomar horas averiguar quién había presentado anteriormente. Ahora se hace en minutos, si no en segundos, en Cobrief.

Dado que NoA Ignite tiene una operación de ventas ajustada, es importante priorizar los recursos correctamente. Cada ronda de licitación debe evaluarse cuidadosamente: ¿Vale la pena presentar? ¿Cuáles son las posibilidades de ganar? -- Cobrief nos ayuda a tener éxito en esto.

Ahorramos mucho tiempo en las fases iniciales; tiempo que podemos dedicar a lo que realmente importa: desarrollar y entregar una licitación ganadora, dice Aak.

Ha participado en el desarrollo

NoA Ignite fue uno de los primeros en empezar a usar Cobrief. Desde principios de 2024, la empresa ha proporcionado comentarios regulares sobre funcionalidad y áreas de mejora. El equipo de Cobrief ha recibido las aportaciones con los brazos abiertos.

-- Ha sido divertido seguir el desarrollo y ver cuánto ha mejorado en tan poco tiempo, dice Henriette Vien, Gerente de Operaciones de Clientes en NoA Ignite.

Øyvind Aak asiente y añade: -- Ha pasado mucho, y ha pasado rápido. La herramienta ha evolucionado más rápido de lo que hemos podido adoptar todas las funciones, dice con una sonrisa.

NoA Ignite ha pasado de procesos pesados y manuales a cualificar, y descalificar, licitaciones en una fracción del tiempo. -- Es difícil imaginar cómo trabajábamos antes, dice Øyvind Aak. Aquí junto a Henriette Vien.

Construye soluciones digitales para toda Noruega

NoA Ignite es una consultora nórdica con alrededor de 400 empleados distribuidos en Oslo, Estocolmo, Copenhague, Helsinki y Wroclaw. La empresa forma parte de The North Alliance (NoA). NoA Ignite se especializa en productos y servicios digitales centrados en el usuario.

Entre las soluciones que NoA Ignite ha entregado están la app de Ruter, nuevos sitios web, un nuevo viaje de vivienda y una plataforma de servicio digital para Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), y el proyecto AMK para el Fideicomiso de Salud de Vestre Viken, que permite a los operadores del 113 ver situaciones de emergencia en tiempo real a través de cámara móvil.

NoA Ignite también ha entregado proyectos importantes para sitios web como Regjeringen.no y BaneNor.no, con soluciones CMS avanzadas, modelos de contenido e integraciones complejas. -- Regjeringen.no es en realidad uno de los portales de información más grandes del mundo, y allí trabajamos tanto con tecnología como con estructura de contenido, dice Vien.

Cobrief facilita que más personas en NoA Ignite evalúen y contribuyan a los procesos de licitación, y así capten oportunidades que de otro modo podrían haberse pasado por alto.

-- Puede presentar a más licitaciones relevantes

Antes de que Cobrief se convirtiera en parte del flujo de trabajo diario del equipo de ventas de NoA Ignite, el trabajo de licitaciones se caracterizaba por procesos manuales y lentos: los documentos debían descargarse, reenviarse, subirse y hacerse accesibles a múltiples personas.

El equipo de ventas terminaba convirtiéndose en una especie de "guardianes" de toda la información relacionada con licitaciones públicas. Dedicaban mucho tiempo a compartir diversos documentos y archivos y cosas similares entre departamentos todo el tiempo.

-- Ahora todo se comparte en Slack a través de la integración de Cobrief, así que cualquiera que quiera puede seguirlo, dice Aak con satisfacción. El hecho de que más personas puedan ahora evaluar licitaciones de forma rápida e independiente significa que las oportunidades potenciales siempre se captan.

-- No siempre es el equipo de ventas el que detecta todo. Ahora un experto en la materia puede ver rápidamente el potencial de una licitación que podríamos haber pasado por alto. En la práctica, esto significa que podemos presentar a más licitaciones relevantes, dice.

-- Increíblemente eficiente

Hay especialmente dos funciones que el dúo de NoA Ignite destaca. -- La página de aterrizaje de cada licitación se ha convertido en una herramienta clave. Allí obtenemos criterios de evaluación, información clave y valor del contrato rápidamente, sin tener que abrir y leer todo el paquete de la licitación, dice Vien.

Las funciones de IA también entregan beneficios concretos en términos de tiempo ahorrado. El chatbot se usa para encontrar detalles que antes podían tardar mucho en localizar, como requisitos de presencia local, tipo de contrato, plazos y fechas, o condiciones especiales.

-- Usamos la IA para hacer preguntas específicas. En un día de trabajo ajetreado, es increíblemente eficiente. Ahora podemos evaluar rápidamente una licitación. Se pierde muy poco tiempo evaluando si esto es algo para nosotros o no, dice Vien.

-- Licitaciones que realmente ganan

Aunque NoA Ignite hoy usa Cobrief principalmente para cualificación y recopilación de información, ven mayores oportunidades en el horizonte, particularmente en IA y reutilización de presentaciones anteriores.

-- Ahora estamos probando sugerencias de texto basadas en IA, basadas en licitaciones anteriores. Es un camino emocionante hacia adelante, pero la calidad debe ser de primer nivel. No ganas con algo que sea "suficientemente bueno", dice Aak.

Para él, no se trata de ahorrar tiempo en la fase de redacción, sino de usar el tiempo de manera más inteligente. Se trata de eliminar todo lo innecesario al principio y en cambio dedicar la energía donde importa: escribir una licitación que dé en el blanco.

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