Lyreco ahora responde a más licitaciones que nunca: – Una herramienta que nos da una ventaja sólida

– Para nosotros, el mercado de licitaciones es extremadamente importante. Por eso dependemos de herramientas que nos permitan trabajar aún mejor con los procesos de licitación, dice Patricia Patoka, responsable de licitaciones en Lyreco Noruega.

Con Cobrief en el equipo, Lyreco ahora puede responder a más licitaciones que antes. Con Cobrief, también han automatizado hasta un 50 por ciento de la correspondencia de productos.

– Podemos dedicar más tiempo a evaluaciones más cualitativas y responder a más licitaciones. Tenemos reuniones regulares donde revisamos el estado de lo que estamos trabajando, y siguen llegando nuevas solicitudes de licitación. Ahora podemos trabajar en aún más simultáneamente, entregar más, trabajar más en satisfacer las necesidades del cliente y ganar más, dice Patricia Patoka.

Patoka forma parte del equipo de Lyreco que trabaja con procesos de licitación. Junto con su colega Bjørn Ove Asprem, explica que no es raro que el equipo trabaje en un número de dos dígitos de licitaciones en paralelo, con el mercado público representando una gran parte.

– Las organizaciones públicas son clientes estables, y si ganamos un contrato, puede durar cuatro años. Eso nos da previsibilidad y estabilidad a largo plazo, dice Bjørn Ove Asprem.

El equipo de licitaciones de Lyreco aspira a estar a la vanguardia en el uso de IA en el trabajo de licitaciones. Cobrief es absolutamente central para lograrlo, dicen los responsables de licitaciones Patricia Patoka y Bjørn Ove Asprem.

Una corporación de miles de millones de NOK

Lyreco es uno de los proveedores líderes a nivel mundial de productos y servicios para el lugar de trabajo. En Noruega, la facturación de Lyreco en 2024 fue de casi 2 mil millones de NOK.

Con 21 tiendas en todo el país, muchos pueden asociar a Lyreco con tiendas tradicionales de material de oficina. Pero el motor principal del negocio noruego de la empresa es el mercado corporativo y las entregas al sector público.

En la sede noruega de la corporación familiar de origen francés, un equipo dedicado trabaja exclusivamente con procesos de licitación. Las licitaciones públicas representan la mayoría de este trabajo.

Son especialistas que conocen tanto las regulaciones como los clientes, y tienen un objetivo claro: ganar tantos contratos como sea posible.

– Entregamos a empresas, municipios y condados de todo el país. Puede ser desde cuadernos y bolígrafos hasta productos de limpieza, mobiliario de oficina o soluciones de café. Todo lo necesario para que un lugar de trabajo u organización funcione, dice Patricia Patoka.

Más tiempo para análisis de riesgo exhaustivos

El camino hacia un contrato firmado es largo. Ganar licitaciones va mucho más allá del precio.

Para cada concurso, Lyreco debe preparar propuestas completas donde no solo presentan productos y precios, sino que también documentan medidas ambientales, capacidad de entrega, calidad y niveles de servicio.

La ventaja de estos contratos es que son estables y a largo plazo, a menudo cuatro años. Al mismo tiempo, la complejidad es mayor. Deben realizarse análisis de riesgo exhaustivos. Puede pasar mucho con proveedores, evolución de precios y otros factores a lo largo de un período contractual de varios años.

Al mismo tiempo, no siempre es fácil liberar tiempo en el ajetreado día a día para hacer este trabajo tan a fondo como siempre desean. Con Cobrief, sin embargo, se ha liberado tiempo.

– Nos ahorra mucho tiempo

Cada licitación a menudo contiene entre 150 y 1.000 líneas de productos que necesitan ser comparadas con los productos y precios de Lyreco.

– Es un trabajo enorme seleccionar los productos correctos e ingresarlos en los formatos requeridos por la entidad contratante, dice Asprem.

Este proceso era antes manual y consumía mucho tiempo. Todo tenía que ser comparado y documentado a mano, y quitaba tiempo valioso de evaluaciones más estratégicas. Para agilizar el proceso de licitación y asegurar mayor calidad, Lyreco adoptó Cobrief en el verano de 2024.

Cobrief nos ayuda a seleccionar los productos correctos automáticamente, basándose en licitaciones anteriores y nuestros propios datos de producto. También puede sugerir respuestas de texto a las preguntas de la documentación de la licitación basándose en nuestros propios textos, dice Patricia Patoka.

– Ya no tenemos que pasar horas recreando trabajo que hemos hecho antes. Nos ahorra mucho tiempo y nos permite concentrar nuestra energía en lo que realmente importa: la estrategia y cómo podemos ganar la licitación, añade Asprem.

Ver licitaciones disponibles para material de oficina.

– Una herramienta que nos da una ventaja sólida

Con Cobrief en el equipo, Lyreco ahora puede responder a más licitaciones que antes. Anteriormente, el equipo tenía que hacer priorizaciones difíciles y a menudo renunciar a concursos. Puede haber habido licitaciones que podrían haber ganado, pero la carga total de trabajo hacía que fueran despriorizadas.

Con Cobrief, Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem y el resto del equipo de licitaciones han automatizado hasta un 50 por ciento de la correspondencia de productos.

– Ahora podemos hacer una evaluación inicial más rápidamente y ver si una licitación es relevante o no. También obtenemos una indicación de precio más precisa en las primeras fases del proceso, dice Patoka.

Para Lyreco, la tecnología y las soluciones innovadoras, de las cuales Cobrief es un ejemplo, forman parte de una estrategia más amplia para desarrollar el negocio.

– Los contratos de licitación son estables y relativamente a largo plazo. Además, vemos un enfoque ambiental cada vez más fuerte en las licitaciones, lo cual nos conviene ya que trabajamos activamente con la sostenibilidad. Con Cobrief, obtenemos tanto más tiempo como mayor calidad en nuestras respuestas; eso nos fortalece en la competencia, dice Asprem.

Tanto él como Patoka están convencidos de que el uso inteligente de la IA será decisivo en el futuro.

– Debemos usar las herramientas disponibles. Si no lo hacemos, de repente estaremos dos pasos detrás de nuestros competidores. Ahora tenemos una herramienta que nos da una ventaja sólida, dice Patoka.