El directivo de la consultora se convenció en 10 minutos: – Ahora ahorramos mucho tiempo

– Me convencí en diez minutos. O en realidad antes. Fuimos nosotros quienes contactamos primero a Cobrief, ríe Christian Martinsen.

Es el director comercial de Knowit Noruega. Una de sus muchas responsabilidades es ser el propietario de producto de las herramientas digitales utilizadas en las operaciones de ventas de la consultora nórdica.

Martinsen dice que a Knowit le gusta ser pionero y no duda en probar nuevas herramientas digitales, incluidas las de startups.

– Me encanta que sean una startup que realmente ha dado en el blanco. Probamos muchas herramientas nuevas en Knowit, pero Cobrief es una de las pocas que realmente se ha establecido, dice.

Hay poca distancia entre Knowit y Cobrief. Christian Martinsen y Stine Strandvik comparten frecuentemente comentarios sobre funciones y mejoras que les gustaría ver. Aquí junto al cofundador y CEO de Cobrief, Jonas Klafstad.

Con Cobrief, Knowit obtuvo una herramienta que, según Martinsen, "habla nuestro idioma y entiende cómo trabajamos".

Hoy, alrededor de 20 personas en Knowit usan Cobrief a diario. Aunque Cobrief ofrece seguimiento, soporte al cliente y formación, Knowit eligió hacer todo por su cuenta. No es que hubiera mucho que hacer.

Martinsen dice que Knowit ha dedicado "cero tiempo a implementar Cobrief".

– La usabilidad es la clave para el éxito de cualquier producto. Cobrief obtiene 100 de 100 en usabilidad. Lo vemos en lo rápido que nuestro equipo de ventas lo adoptó, dice Martinsen.

Contratación pública: – Una parte central

Knowit es una consultora nórdica líder con oficinas en seis países y alrededor de 4.000 empleados. La empresa está organizada como un grupo basado en red, compuesto por más de 86 filiales autónomas en cuatro áreas de negocio: Solutions, Experience, Insight y Connectivity. Estas cuatro áreas de negocio ofrecen consultores y servicios de asesoría en tecnología, experiencia de usuario, gestión y desarrollo organizacional, y tecnología integrada.

En Noruega, la empresa tiene alrededor de 1.000 empleados. Para Knowit, la contratación pública es una parte importante del negocio. Martinsen no puede decir exactamente qué porcentaje representa, pero confirma que es significativo.

El sector público noruego adquiere bienes y servicios por alrededor de 800 mil millones de NOK al año. En promedio, se publican 80 nuevas licitaciones cada día. Muchas de estas están relacionadas con TI.

Ver licitaciones disponibles para consultores de TI.

– La contratación pública es algo con lo que trabajamos todos los días. Es una parte central de nuestro negocio, eso puedo decirlo, dice Martinsen.

Rápidamente se dio cuenta de que había algo que vale la pena investigar

Como director comercial, Martinsen es un enlace entre los equipos de ventas de las muchas empresas de Knowit. Su trabajo es coordinar los procesos de ventas y asegurar que las distintas unidades "no se pisen unas a otras". Además, es el responsable del sistema para todas las herramientas utilizadas en soporte de ventas, incluyendo portales y software relacionados con la contratación pública.

Las funciones de IA de Cobrief agilizan tanto la cualificación como la respuesta a licitaciones, mientras que el módulo de información proporciona a Knowit soporte de decisiones basado en datos para un trabajo dirigido a nuevos acuerdos marco.

Explica que Cobrief le fue "servido en bandeja" por un vendedor de Knowit una noche de invierno en noviembre de 2024. El vendedor pensó que era algo que deberían investigar. Martinsen rápidamente se dio cuenta de que había algo interesante.

– Hemos trabajado con contratación pública durante muchos años y nos ha ido bien. Sin embargo, los procesos suelen ser pesados, difíciles de gestionar, complicados en cuanto al acceso y complejos cuando hay que configurar las solicitudes. La experiencia de usuario ha sido todo menos buena.

– Simplemente consume mucho tiempo, dice Martinsen.

– Ahora ahorramos mucho tiempo

Cobrief funciona como una herramienta de soporte de ventas para la contratación pública. Facilita encontrar avisos relevantes, filtrar concursos irrelevantes y obtener una visión completa de plazos y requisitos.

Ha mejorado radicalmente la funcionalidad de búsqueda para Knowit. Martinsen dice que procesos que antes podían tardar días y semanas ahora se completan en minutos.

Tener todo el trabajo de licitaciones reunido en una plataforma garantiza mejor coordinación y uso óptimo de recursos, para que podamos entregar más y mejores propuestas, dicen el dúo de Knowit, Stine Strandvik y Christian Martinsen.

La empresa obtiene rápidamente información relevante, puede ver quién ha ganado anteriormente y decidir con rapidez si seguir un concurso o no.

La función de puntuación de Cobrief, que evalúa la relevancia de cada aviso basándose en palabras clave y criterios predefinidos, también ha demostrado ser muy útil.

– La precisión en las búsquedas es mucho mejor. Ahora ahorramos mucho tiempo en evaluación y cualificación, y podemos dedicar más tiempo a crear propuestas de calidad, dice Martinsen.

– Una herramienta súper fácil de usar para todos

Christian Martinsen cree que Cobrief es adecuado para todas las organizaciones que de alguna forma están involucradas en la contratación pública o desean entrar en ese mercado.

Martinsen añade que Cobrief es adecuado para empresas de todos los tamaños que quieran competir por contratos públicos, ya sean grandes empresas como Knowit o negocios más pequeños y startups.

– Puedes tener muchas opiniones al respecto, pero el hecho es que Noruega tiene un gran sector público. Hay procesos de licitación todos los días, y es un mercado significativo.

Con Cobrief, obtienes una herramienta súper fácil de usar para cualquiera que quiera competir por contratos públicos. Martinsen cree que la implementación fue increíblemente sencilla.

– Es intuitivo, apenas requiere formación, y funciona "directamente de fábrica", dice.