Con Cobrief, Inventura puede experimentar más: – Nos da una ventaja estratégica

Thomas Tinnesand está sentado en la oficina de Inventura en Oslo, en Fridtjof Nansens Plass, con vistas directas a Rådhusplassen. Es socio y director de ventas y marketing, y señala hacia el ayuntamiento.

Thomas Tinnesand, socio y director de ventas y marketing en Inventura.

– Es casi simbólico que podamos mirar directamente a uno de los edificios públicos más emblemáticos del país. Gran parte de nuestro trabajo consiste en entender cómo funciona el sector público y cómo podemos navegar por las licitaciones que se publican, dice.

En la oficina de Stavanger está su colega Karl Sletbakk, abogado y Responsable de Licitaciones para el sector público.

Él es quien primero pone las licitaciones sobre la mesa. Cada día, es responsable de identificar nuevos concursos, evaluarlos y pasarlos dentro de la organización.

Karl Sletbakk, abogado y responsable de licitaciones para el sector público en Inventura.

– Presentamos más de cien propuestas al año y evaluamos quizás tres veces más concursos. Tener procesos y herramientas que hagan el trabajo más eficiente es absolutamente crítico, dice.

Asistiendo a otros con el trabajo de licitaciones

Inventura es hoy una de las consultoras más experimentadas de Noruega en contratación y compras.

La empresa asiste a entidades contratantes públicas con análisis de necesidades, estrategias de concurso y documentos contractuales, y gestiona procesos de licitación de principio a fin.

Al mismo tiempo, ayudan a proveedores privados a navegar el mercado de licitaciones públicas, un panorama que muchos encuentran tanto exigente como difícil de navegar.

– Lideramos grandes licitaciones en nombre de entidades contratantes, pero también participamos nosotros mismos cuando el sector público solicita asistencia en contratación. Esto nos da una comprensión única de los mecanismos del mercado, y nos permite ayudar a nuestros clientes a entregar mejor, dice Tinnesand.

Cobrief se convirtió en un cambio radical

Para Tinnesand y Sletbakk, la introducción de Cobrief marca un claro antes y después en cómo trabajan con licitaciones.

Antes, tenían que ir a plataformas como Doffin, abrir documentos y leer múltiples páginas para entender de qué se trataba realmente un concurso.

Hoy, reciben todo directamente en su bandeja de entrada. Cobrief extrae parámetros clave como alcance, requisitos, duración, valor y requisitos de competencia, haciendo la evaluación mucho más fácil.

– Seguimos el desarrollo de cerca, y cuando las funciones estuvieron listas, era el momento adecuado para cambiar. Ahora Cobrief es una parte integrada de cómo trabajamos, dice Sletbakk.

Tinnesand asiente y añade:

– El resumen nos permite tomar una decisión de seguir/no seguir en minutos. Evitamos perder tiempo con pistas falsas. Libera capacidad y nos permite concentrar nuestra energía en los concursos que realmente importan, dice Thomas Tinnesand en Inventura.

– Nos da una ventaja estratégica

Los títulos de las licitaciones a menudo pueden ser engañosos, pero con Cobrief, Inventura obtiene el contexto necesario para distinguir lo relevante de lo irrelevante.

Un ejemplo clásico es cuando un título dice "adquisición de excavadora". Antes, Karl Sletbakk tenía que abrir el documento de licitación para verificar si se trataba de comprar la máquina, lo cual no es relevante, o de prestar asistencia en su adquisición, que está en el corazón de su negocio.

– Ahora puedo verlo en el resumen en segundos, explica Sletbakk.

La mayor eficiencia es tanto sobre calidad como sobre velocidad. Según Sletbakk, Inventura ahorra alrededor de quince minutos por concurso en la evaluación inicial.

Cuando la empresa evalúa aproximadamente 300 concursos al año, eso equivale a casi dos semanas laborales liberadas.

Para Tinnesand, la flexibilidad es igualmente importante.

– Cuando el coste de evaluar nuevos mercados disminuye, es más fácil experimentar. Podemos explorar áreas fuera de nuestra zona de confort sin comprometer mucho tiempo. Eso nos da una ventaja estratégica.

– Un beneficio para toda la sociedad

Como consultora, Inventura ha desarrollado una profunda experiencia tanto en licitaciones privadas como públicas. Tinnesand y Sletbakk están encantados de compartir sus experiencias con otros que quieran tener éxito en un mercado exigente.

– Lee los requisitos formales cuidadosamente. En el mercado privado, a veces puedes salirte con desviaciones, pero en concursos públicos arriesgas ser rechazado, dice Tinnesand.

Sletbakk asiente.

– Muchos subestiman cuánto tiempo se necesita para crear una buena propuesta. No puedes simplemente usar una presentación estándar que enviarías a un cliente privado. Necesitas sistemas de calidad, documentación, y debes adaptar cada propuesta al concurso específico. Si no te lo tomas en serio, te quedarás fuera.

Para ambos, está claro que herramientas como Cobrief facilitan la entrada.

– Las entidades contratantes públicas quieren competencia. Cuando los proveedores descubren y entienden más fácilmente las licitaciones, reciben más propuestas de calidad. Eso es sin duda un beneficio para la sociedad, dice Tinnesand.