Cómo Compass Group mantiene el control total sobre 300 licitaciones al año

Cada año, Compass Group y la división de limpieza Eir Renhold responden a más de 300 licitaciones. Desde cantinas en bases militares hasta servicios de limpieza en algunos de los mayores edificios comerciales del país, y desde la restauración offshore hasta Hard-FM y la gestión integral de instalaciones. Con cerca de 10.000 empleados distribuidos en más de 630 ubicaciones y unos ingresos combinados de casi 10.000 millones de NOK, este es uno de los grupos de FM más completos de Noruega.

Detrás de la impresionante cartera de licitaciones se encuentran, entre otras, Henriette Haugsnes, responsable de Planificación y Licitaciones en Eir Renhold, y Marcelle Mauritzson, gestora de licitaciones para la división de alimentación de Compass Group. Solo Eir Renhold responde a más de 120 licitaciones de limpieza al año, y a nivel de grupo el total alcanza entre 300 y 350 respuestas.

Eso significa que los equipos presentan licitaciones casi todos los días.

Mayor riesgo de perder algo en un proceso manual

Los equipos contaban con un sistema que funcionaba bien: cada licitación que se valoraba quedaba registrada en una hoja de Excel que recogía estado, responsabilidad y plazos. Las notificaciones llegaban por correo electrónico desde distintos portales y había que trasladarlas manualmente a la lista. El problema estaba un paso antes, en la propia capa de notificaciones.

– El sistema de avisos que utilizábamos enviaba a veces el mismo mensaje varias veces a lo largo de unos días, dice Haugsnes. – Te quedabas con la duda de si alguien ya lo había recogido o si estabas a punto de iniciar un proceso paralelo al de un compañero. Si olvidábamos registrar la licitación en la lista, en la práctica desaparecía. Para asegurarnos de no perder nada, construimos muchas rutinas adicionales que en realidad no deberían haber sido necesarias.

Como grupo global, Compass Group adopta un enfoque estructurado a la hora de decidir qué licitaciones priorizar. Evalúan cada concurso de forma integral, no solo en función del valor del contrato, sino también de si las condiciones y los términos sientan las bases para una colaboración sostenible y previsible en el tiempo.

– Esas condiciones pueden estar repartidas en cientos de páginas, y sacarlas a la luz nos ha llevado un tiempo que habríamos aprovechado mejor en la propia propuesta, dice Haugsnes. – Hemos vivido la situación de estar casi listas para presentar y tener que retirarnos porque las condiciones contractuales no eran compatibles con lo que podemos defender. Es una situación que queremos evitar, y que una buena visión temprana del proceso nos ayuda a gestionar.

Control total y evaluación de calidad más rápida

Con Cobrief, el día a día es muy distinto. Ahora todas las notificaciones de licitaciones se reúnen en una única plataforma, ya provengan de portales públicos de contratación o de clientes privados con sus propios sistemas. Cada notificación aparece una sola vez, con responsabilidad y estado claros.

Uno de los equipos de licitaciones más experimentados de Noruega en facility management: Marcelle Mauritzson y Henriette Haugsnes en Compass Group.

– Ahora descartamos rápidamente lo que no es relevante, y lo que sí lo es recibe inmediatamente una persona responsable. Tenemos el control total de lo que hay en el pipeline y de quién es responsable de qué, dice Haugsnes.

Las funciones de IA de Cobrief analizan automáticamente los pliegos y reúnen en un solo lugar los criterios de adjudicación, las condiciones contractuales, los requisitos de documentación y las posibles señales de alerta. Esto da al equipo una visión completa al inicio del proceso y facilita mucho decidir si una licitación es la adecuada, sin tener que dedicar horas a rebuscar entre documentos.

– Obtenemos una visión completa de inmediato. Eso nos permite tomar decisiones informadas sobre si participar, y evitamos descubrir obstáculos críticos a mitad de la elaboración de la respuesta, dice Haugsnes.

Para Marcelle Mauritzson, que se incorporó a Compass Group con una trayectoria como redactora publicitaria, lo más valioso es el tiempo liberado para escribir.

– Lo que más tiempo consume en el trabajo de licitaciones es la documentación interna: certificados fiscales, capacidad financiera, referencias. Lo que de verdad disfruto es redactar la propuesta en sí. Estamos creando un relato que conecte con el cliente, y eso es lo que gana el contrato, dice Mauritzson.

– Ahora Cobrief saca a la luz la información que necesito, así que puedo dedicar mi energía a redactar una propuesta buena y personal. Eso marca una diferencia real en el día a día, añade.

Ganar más, perder menos

El volumen de licitaciones es prácticamente el mismo que antes. Pero la calidad es mayor, y el riesgo de perder oportunidades se ha reducido significativamente.

– Ahora es más difícil perder licitaciones. Tenemos visibilidad total en Cobrief, y nada se queda en el camino como pasaba antes, dice Haugsnes.

El tiempo que se ahorra en trabajo manual se reinvierte en mejores propuestas.

– El tiempo que liberas se nota luego en la calidad de lo que entregas, dice Mauritzson.

Henriette Haugsnes y Marcelle Mauritzson de Compass Group con Tellef Tveit, Director Comercial en Cobrief.

Compass Group también destaca su colaboración con Cobrief como un factor clave de su éxito.

– Realmente escucháis nuestras sugerencias. Hay muy poca distancia entre el feedback y las mejoras reales en el producto. Y me gusta lo proactivos que sois al venir directamente a vernos. Eso significa mucho para la colaboración, dice Haugsnes.