Cuando la inteligencia artificial se convierte en parte de tu forma de trabajar

Un mejor punto de partida

Lo que hizo relevante a Cobrief para AIDER no fueron promesas de automatización, sino cómo la solución cambió el flujo de trabajo en los procesos de licitación.

En lugar de empezar con un documento en blanco, el equipo ahora recibe un primer borrador estructurado de una propuesta. El borrador se basa en entregas anteriores, materiales existentes y los requisitos específicos del proceso de contratación. Esto significa que el trabajo comienza con la evaluación del contenido, los requisitos y la relevancia, en lugar de construir el texto desde cero.

– Lo que nos fascinó fue cómo Cobrief realmente entiende lo que hay que responder, y utiliza nuestro propio archivo para crear un primer borrador. Eso significa que llegamos rápidamente a la sustancia profesional, dice Klas Forfang, Director de Innovación en AIDER.

El resultado es más tiempo para evaluaciones y priorización.

– Cobrief nos ayuda a trasladar el tiempo del trabajo manual a las evaluaciones profesionales. Ahí es donde está el valor para nosotros.

AIDER tiene aproximadamente 2.000 empleados en 55 oficinas en Noruega.

Simplemente una mejor forma de trabajar

Para AIDER, la inteligencia artificial no es un proyecto paralelo ni un experimento. Es algo que debe funcionar en la práctica para tener impacto.

– Para nosotros, la IA no es una palabra de moda. Es un requisito previo para escalar nuestra experiencia de manera sensata. Si queremos responder a más licitaciones sin sobrecargar la organización, necesitamos trabajar de manera más inteligente, dice Forfang.

Cuando tienes alrededor de 2.000 empleados trabajando desde 55 oficinas en Noruega, las herramientas deben funcionar en las operaciones diarias. Cobrief ha sido fácil de adoptar, sin formación prolongada ni procesos pesados.

– La gente empieza rápidamente. Eso significa que la solución realmente la utilizan más personas.

Una mejor priorización genera mayor precisión

El beneficio no se limita al ahorro de tiempo. Cobrief también ha facilitado la evaluación de en qué concursos debería participar AIDER.

Con una visión más rápida de los requisitos, el alcance y las expectativas, la base para la toma de decisiones se vuelve más clara. Esto se traduce en mayor precisión y un uso más enfocado de los recursos.

– Entonces podemos concentrar nuestros esfuerzos en las licitaciones que realmente nos convienen, tanto profesional como estratégicamente. Eso genera mejor calidad y hace que el trabajo de licitaciones sea más manejable con el tiempo, dice Forfang.

Mejor flujo de trabajo

Forfang es claro en que esta no es una solución utilizada solo en un rincón de la organización. Las experiencias se comparten, se discuten y se ajustan sobre la marcha, y el uso ha evolucionado al ritmo de las necesidades de los equipos.

No se trata de reemplazar la experiencia, sino de liberarla.

– La tecnología debe apoyar a nuestros profesionales, no quitarles el trabajo. Cuando ya no tenemos que dedicar tiempo a tareas repetitivas, podemos invertir más tiempo en lo que realmente crea valor.

Para AIDER, Cobrief se ha convertido en un ejemplo concreto de cómo la inteligencia artificial tiene el mayor impacto cuando está estrechamente integrada en el proceso de trabajo, y cuando el enfoque pasa de la tecnología al beneficio real.

– Esto nos ha dado mejor flujo, mayor calidad y más capacidad donde realmente importa. Es una forma de trabajar que vamos a continuar, dice Forfang.

Una herramienta que hace posible el progreso

Un aider es también el nombre de una herramienta de escalada. Un dispositivo que se usa cuando la pared se pone empinada y el progreso se detiene. No para hacer el trabajo del escalador, sino para hacer posible seguir adelante.

Es un paralelo adecuado a cómo se usa Cobrief en el trabajo de licitaciones de AIDER. Una herramienta que no reemplaza la experiencia profesional, sino que ayuda a los profesionales a avanzar cuando el proceso se vuelve pesado y consume mucho tiempo.

Y eso es a menudo exactamente lo que se necesita.