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Ausschreibungen sind Leistungssport: Wie Christian Martinsen mit öffentlichen Ausschreibungen arbeitet
Christian Martinsen arbeitet seit über 30 Jahren mit öffentlichen Ausschreibungen. In diesem Durchgang zeigt er, wie er von der morgendlichen Ausschreibungsbenachrichtigung um sieben Uhr zu einem vollständigen Angebotsentwurf gelangt, und warum Ausschreibungen für ihn Leistungssport sind, den man trainieren muss.
Christian Martinsen leitet das Beratungsunternehmen Bonka Commercial Management und arbeitet seit 1990 auf der Anbieterseite mit öffentlichen Ausschreibungen. Wir haben uns mit ihm zu einem ganz praktischen Durchgang zusammengesetzt: vom ersten Hinweis, der morgens hereintickt, bis ein vollständiger Angebotsentwurf bereitliegt. Den gesamten Durchgang sehen Sie hier:
Drei Regeln für gute Ausschreibungsarbeit
Bevor wir uns in die Werkzeuge vertiefen, lohnt es sich, Christians drei Grundregeln mitzunehmen. Sie sind einfach, aber die meisten, die Ausschreibungen verlieren, verstoßen gegen mindestens eine davon.
1. Antworten Sie auf das, worum der Kunde bittet. Das klingt selbstverständlich, ist aber das oberste Gebot bei öffentlichen Vergaben. Das Angebot soll die Vergabeunterlagen beantworten, nicht Ihre eigene Geschichte erzählen.
2. Ausschreibungen sind Leistungssport. Trainieren Sie dafür. Ausschreibungen zu gewinnen, ist eine Fähigkeit, die Sie über die Zeit aufbauen, und nichts, was Sie improvisieren, wenn die Frist näher rückt.
3. Fangen Sie früh an. „Ich selbst bin Ehrenmitglied im Club der Endspurt-Freunde", gibt Christian mit einem Grinsen zu. Er weiß, wie es ist, eine Woche vor der Frist anzufangen: furchtbar stressig, und man verliert den Überblick. Genau hier kommt die KI-Unterstützung ins Spiel. Sie bekommen sofort einen ersten Entwurf und nutzen die restliche Zeit für das, was den Wettbewerb tatsächlich entscheidet, nämlich die Qualitätssicherung.
Der Ausschreibungstag beginnt um sieben Uhr
Für Christian beginnt der Tag auf dem Handy. Jeden Morgen um sieben Uhr tickt eine Ausschreibungsbenachrichtigung von Cobrief herein. Er überfliegt sie rasch, um zu sehen, ob irgendwo etwas brennt, und setzt sich danach mit der Scoring-Liste hin.
Die Ausschreibungen, die am besten passen, stehen ganz oben. Die Treffsicherheit steuert er über die CPV-Codes und die Schlagwörter, die er hinterlegt hat, und eine Trefferquote in der Ecke verrät, wie gut jede einzelne Ausschreibung zu seinem Profil passt. Findet er etwas Interessantes, legt er es direkt in die Bewertungsmappe.
Von der Benachrichtigung zur Bewertung in wenigen Minuten
Das heutige Beispiel ist eine Rahmenvereinbarung, die Kriminalomsorgsdirektoratet (die norwegische Justizvollzugsbehörde) am 18. Mai veröffentlicht hat, mit einem Rahmen von 620 Millionen norwegischen Kronen. „Hier gibt es Geld zu verdienen", stellt Christian fest.
Die Unterlagen holt er direkt aus der E-Vergabeplattform und lädt sie in Sekunden hoch. Cobrief liefert sofort eine ausführliche Einschätzung obenauf: um welche Vereinbarung es sich handelt, welcher Kunde, welcher Wert und welche Zuschlagskriterien gelten. Weiter unten stehen die Eignungskriterien und die wichtigsten Vertragsbedingungen zusammengefasst, kurz und prägnant.
Eigene Bewertungskriterien
Hier hört Christian bei der Standardanalyse nicht auf. Er hat in Cobrief seine eigenen Bewertungskriterien aufgebaut, basierend auf den Fragen, die er jedes einzelne Mal beantwortet haben muss.
Ganz oben steht eine einfache Strategieanalyse: Welcher Anteil der Rahmenvereinbarung sind eigentlich IT-Beschaffungen? Die Vereinbarung hat sechs parallele Teillose, und die KI berechnet die Verteilung anhand der Anweisungen, die er hinterlegt hat. „Das hier sofort vor sich zu haben, zack, auf der Stelle, ist riesig", sagt er.
Eine andere Frage betrifft den Rangmechanismus. Es handelt sich um eine parallele Rahmenvereinbarung mit zwischen zwei und sechs Anbietern, und wer auf Rang eins gesetzt wird, kann eine Reihe von Direktaufträgen ohne erneuten Wettbewerb erhalten. Mit anderen Worten: Es lohnt sich, Nummer eins zu werden. Das steht in den Unterlagen, aber Christians Anweisungen holen es im Klartext hervor, mit Verweisen, die Sie direkt in den richtigen Abschnitt führen.
Zum Schluss führt er eine Go/No-go-Analyse durch. Die KI kommt zu einem bedingten Go: Die Vereinbarung ist attraktiv, aber unter bestimmten Bedingungen. Sie müssen über ausreichende Lebenslauf-Kapazität verfügen, sie müssen das Angebot korrekt und tragfähig im Verhältnis zu den Gewinnchancen kalkulieren, und sie müssen einige Datenschutzaspekte handhaben. Der empfohlene nächste Schritt ist, ein Bid-Team zu mobilisieren, mit der Sammlung der Lebensläufe zu beginnen und zu priorisieren, welche Teillose sie angehen.
Von der Entscheidung zum Angebotsentwurf
Wenn die Entscheidung gefallen ist, geht es an das eigentliche Angebot, und wie Christian eingangs sagte: früh eine erste Version aufsetzen.
Cobrief erstellt automatisch einen Bid-Plan. Als Bid-Manager verteilt Christian die Aufgaben im Team und setzt Fristen. Anschließend geht er in den Angebotsraum, wo eine KI-Anweisung ganz oben alles nutzt, was er bereits eingespeist hat: Lebensläufe (die sich auch automatisch aus Flowcase ziehen lassen), Referenzen, Prozessbeschreibungen, die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung, ISO-Zertifikate und andere Formaliendokumente, gesammelt in einer Wissensdatenbank.
Das Ergebnis: Er kann wenige Minuten nach Veröffentlichung der Ausschreibung einen ersten Entwurf vor sich haben. Cobrief hat die Lebensläufe ausgewählt, die am besten zu den Aufgaben aus dem Bid-Plan passen, und die KI hat die Aufgaben beantwortet. Von dort arbeitet er in einem vollständigen Editor weiter: bearbeitet, fügt Abschnitte hinzu und formatiert. Kommt der Kunde mit einer eigenen Vorlage, lädt er sie hoch und bekommt sie fertig ausgefüllt zurück, mit Preisen pro Teillos und Beraterübersicht. Wenn alles fertig ist, exportiert er das gesamte Projekt in fertige Dateien.
Ein letzter Kontrollpunkt mit dem KI-Agenten
Zum Schluss hat Cobrief noch ein kleines Easter Egg: einen KI-Agenten, dem Sie Fragen stellen können. Christian fragt geradeheraus: „Sind alle Aufgaben beantwortet?"
Die Antwort ist nützlich. Die eigentlichen Antworten und die ausgefüllten Vorlagen sind fertig, aber einige Formaliendokumente fehlen noch, unter anderem eine frische steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung und eine aktuelle Bonitätsauskunft. Genau die Art von Details, die man leicht vergisst, und deren Vergessen teuer wird.
Das Handwerk entscheidet weiterhin
Was Christian demonstriert, ist nicht, dass die KI die Arbeit für Sie erledigt. Es ist, dass die KI die Zeitfresser beseitigt, damit Sie früh anfangen und die Zeit für das nutzen können, was Wettbewerbe tatsächlich gewinnt. Wie er schon früher gesagt hat: KI kann dir helfen, ein Angebot zu schreiben, aber nicht, den Wettbewerb für dich zu gewinnen.
Christian Martinsen ist CEO von Bonka Commercial Management (BCM) und berät Unternehmen, die in den öffentlichen Ausschreibungsmarkt einsteigen wollen.