So bauen Sie eine Ausschreibungsbenachrichtigung, die wirklich trifft

Eine gute Ausschreibungsbenachrichtigung soll die Arbeit mit Doffin einfacher machen, nicht mühsamer. Trotzdem erleben wir, dass viele Lieferanten ihre Benachrichtigung nach ein paar Wochen aufgeben, nicht weil sie nicht funktioniert, sondern weil sie zu viel meldet. Die Benachrichtigungen füllen den Posteingang, und die relevanten Chancen ertrinken im Rauschen. In Deutschland erleben Anbieter dasselbe Phänomen, wenn sie service.bund.de oder Landesvergabeportale ohne saubere Filter abonnieren.

Wir haben viele Setups über die Jahre gesehen, die gut funktionierenden und die, die kippen. In diesem Artikel teilen wir, was wir bei den Lieferanten beobachten, die eine Benachrichtigung gebaut haben, die tatsächlich nützlich ist.

Was eine gute Ausschreibungsbenachrichtigung eigentlich für Sie tun soll

Im Gegensatz zur Ausschreibungssuche, bei der Sie selbst hineingehen und nach relevanten Bekanntmachungen suchen, wenn Sie Zeit haben, ist die Benachrichtigung ein passives Werkzeug, das liefert, worum Sie gebeten haben. Es lohnt sich, klar zu sein, was Sie aus ihr herausholen wollen, bevor Sie etwas konfigurieren.

Eine gute Benachrichtigung kombiniert in der Regel drei oder vier Filter: CPV-Codes für die Breite, Schlüsselwörter für die Präzision, Geografie, wo es relevant ist, und eine Art Relevanzbewertung auf Basis des Unternehmensprofils. Es ist die Kombination, die Treffsicherheit ergibt, nicht ein einzelner Filter allein.

Beginnen Sie mit den CPV-Codes, aber hören Sie dort nicht auf

CPV-Codes sind das Fundament der meisten Benachrichtigungs-Setups, und es gibt einen Grund dafür. Sie sind standardisiert, und Auftraggeber verwenden sie in allen Bekanntmachungen. Aber sie sind auch "gröber" als Sie denken.

Was wir bei den Lieferanten sehen, mit denen wir sprechen, ist, dass sie mit ein oder zwei Codes starten, die sie für passend halten, und dann überrascht sind, was außerhalb fällt. Es gibt rund zehntausend CPV-Codes zur Auswahl, und derselbe Dienst kann unter mehreren recht unterschiedlichen Zweigen liegen. Ein IT-Sicherheitsanbieter kann seine Treffer sowohl unter Beratungsleistungen (72er-Codes) als auch unter Unternehmensdienstleistungen (79er-Codes) finden.

Es lohnt sich, etwas Zeit damit zu verbringen, im CPV-Baum zu stöbern. Schauen Sie, was neben den Codes liegt, an die Sie zuerst gedacht haben, und testen Sie, ob einige davon auch relevante Treffer liefern.

Schlüsselwörter und Volltext sind gute Präzisionswerkzeuge

Wenn die CPV-Codes Ihnen die Breite geben, sind die Schlüsselwörter das, was die Präzision liefert. Hier können Sie die spezifischen Projekte einfangen, die nicht zwangsläufig einen offensichtlichen Code bekommen haben.

Ein Beispiel: Wenn Sie im Bereich "Smart Building" oder "Gebäudeautomation" arbeiten, können Sie Bekanntmachungen einfangen, die als reine Bauaufträge CPV-getaggt sind, deren Inhalt sich aber tatsächlich um Automation dreht. Es ist nichts falsch an der Codierung des Auftraggebers, aber das Schlüsselwort trifft oft präziser als der Code allein.

Gleichzeitig ist es wert zu warnen, Schlüsselwort-Filter nicht zu eng zu setzen. Wenn Sie verlangen, dass sowohl "Automation" als auch "Smart" im Text stehen müssen, verlieren Sie alle Bekanntmachungen, die nur eines der beiden Wörter verwenden. Eine Kombination aus breiten CPV-Filtern und engeren Schlüsselwort-Filtern liefert meist die beste Balance: eine Liste mit vielen Treffern, in der Sie selbst auswählen, und eine mit wenigen Treffern, die fast immer relevant sind.

Geografie: wie viel oder wenig soll die Benachrichtigung filtern?

Für viele Lieferanten ist die Region wichtig. Wenn Sie physisch vor Ort liefern müssen, ergibt es wenig Sinn, Benachrichtigungen zu Kommunen zu bekommen, in denen Sie nicht tätig sind. Dann ist es sinnvoll, gleich einen geografischen Filter zu setzen.

Für andere ist Geografie fast irrelevant. Digitale Dienste, Beratungsleistungen und landesweite Rahmenvereinbarungen sollten nicht dadurch herausgefiltert werden, wo der Auftraggeber sitzt. Das ist eine der häufigsten Stolperfallen, die wir sehen: Ein Unternehmen setzt den geografischen Filter auf eine bestimmte Region und entdeckt erst Monate später, dass ihm eine landesweite Rahmenvereinbarung mit einem Auftraggeber aus einer anderen Region durchgegangen ist.

Ein guter Ausgangspunkt ist, mit der Geografie am Anfang großzügig zu sein und nachzuziehen, sobald Sie gesehen haben, was für Treffer Sie tatsächlich bekommen.

Was wir als typische Stolperfallen sehen

Wenn wir Benachrichtigungs-Setups gemeinsam mit Lieferanten durchgehen, tauchen dieselben Dinge immer wieder auf.

Die erste ist zu viele CPV-Codes. Wenn die Liste sehr lang wird, wird die Benachrichtigung so breit, dass sie ihren Zweck verliert. Sie bekommen alles Mögliche gemeldet, was unter derselben allgemeinen Kategorie liegt, und das Wichtige geht unter.

Die zweite ist das Gegenteil: nur ein oder zwei Codes. Es fühlt sich sicher an, bedeutet aber fast immer, dass Ihnen reale Chancen entgehen, die etwas anders codiert wurden, als Sie angenommen hatten.

Die dritte ist, dass die Filter nie aktualisiert werden. Ein Lieferant, der einen neuen Service gelauncht oder ein neues geografisches Gebiet erschlossen hat, hat oft eine Benachrichtigung, die immer noch die Lage von vor längerer Zeit widerspiegelt.

Und die vierte, vielleicht am meisten unterschätzte: die Filter werden nie getestet, bevor sie starten. Es lohnt sich, einen Blick auf die zurückliegenden Bekanntmachungen zu werfen, die gematcht hätten, bevor Sie die Benachrichtigung laufen lassen. Dann sehen Sie schnell, ob die Filter zu breit, zu eng oder einfach etwas schief sind.

So wird die Benachrichtigung mit der Zeit besser

Sie werden die Filter beim ersten Versuch nie perfekt hinbekommen, und das sollen Sie auch nicht. Was wir am besten funktionieren sehen, ist, die Benachrichtigung als etwas zu betrachten, das im Laufe der Zeit feinjustiert wird.

Ein einfacher Kniff ist, kurz zu notieren, welche Treffer Sie öffnen und Zeit darauf verwenden und welche Sie sofort verwerfen. Nach einer Zeit der tatsächlichen Nutzung haben Sie eine kleine Datengrundlage, die Ihnen zeigt, wo die Filter gut treffen und wo sie danebenliegen. Dann werden die Anpassungen konkret.

Für diejenigen, die einen leichteren Weg dorthin wollen, ist die Ausschreibungsbenachrichtigung in Cobrief um ein Unternehmensprofil herum gebaut. Sie weist jeder Ausschreibung eine Relevanzbewertung zu, basierend darauf, was das Unternehmen tatsächlich liefert, und nicht nur welche Codes der Auftraggeber gewählt hat. Das macht die Feinjustierung einfacher, weil das System aus Ihren Prioritäten lernt.

Ebenso hat unsere Ausschreibungssuche dieselben Filter wie die Benachrichtigung, sodass Sie das Setup gegen historische Daten testen können, bevor Sie die Benachrichtigung in Betrieb nehmen.

Abschließend

Eine gut gebaute Ausschreibungsbenachrichtigung ist eine der wenigen Investitionen in die Ausschreibungsarbeit, die jede Woche zurückzahlt, und das über lange Zeit. Es braucht nur etwas Arbeit, sie richtig einzurichten, und etwas Feinjustierung unterwegs. Übrigens: Bei Cobrief ist die Ausschreibungsbenachrichtigung komplett kostenlos. Mehr darüber, wie Doffin mit der norwegischen Vergabelandschaft zusammenhängt, lesen Sie in unserem Artikel über Doffin.

Wir bei Cobrief sparren gerne mit denen, die das Setup gemeinsam durchgehen wollen. Melden Sie sich einfach, wenn Sie sich etwas fragen.