Sollten kleine Unternehmen auf öffentliche Ausschreibungen setzen?

„Ausschreibungen sind wohl eher etwas für die großen Anbieter.“ Das ist einer der häufigsten Gründe, die kleine Unternehmen nennen, um kein Angebot in öffentlichen Vergabeverfahren abzugeben. Das Bild hält der Wirklichkeit aber schlechter stand, als viele denken. Wir nehmen hier vier der häufigsten Mythen und sehen uns an, was tatsächlich gilt.

Mythos 1: „Das ist zu viel Papierkram“

Papierkram war eine echte Hürde, und genau deshalb wurden die Regeln geändert. Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, europaweit als ESPD bekannt) sorgt dafür, dass Sie nicht sofort alle Nachweise einreichen müssen. Sie erklären zunächst, dass die Anforderungen erfüllt sind, und in der Regel muss nur der Zuschlagsempfänger am Ende alles belegen. Die Hürde für eine Teilnahme ist niedriger als früher.

Mythos 2: „Die Aufträge sind zu groß für uns“

Große Aufträge gibt es, aber sie müssen nicht als ein einziges großes Paket ausgeschrieben werden. Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte ist der Auftraggeber verpflichtet, eine Aufteilung in kleinere Lose zu prüfen, unter anderem damit kleinere Anbieter mitbieten können. Entscheidet er sich gegen eine Aufteilung, muss er das begründen. Die Regel stammt aus der EU-Vergaberichtlinie (2014/24/EU, Artikel 46) und ist in Deutschland im GWB verankert, das die Losvergabe sogar zum Regelfall macht. Das bedeutet: Sie können häufiger als früher auf ein Los bieten, für das Ihre Kapazität tatsächlich reicht.

Mythos 3: „Die Etablierten gewinnen sowieso“

Es stimmt, dass manche Anbieter oft gewinnen. Aber der Auftraggeber muss das Angebot anhand der festgelegten Zuschlagskriterien auswählen, nicht danach, wer am größten oder bekanntesten ist. Wenn Sie bei einem stark gewichteten Unterkriterium gut sind, können Sie einen größeren Anbieter schlagen. Lokale Präsenz, Flexibilität und Spezialkompetenz sind oft Vorteile, die kleine Unternehmen haben.

Mythos 4: „Unser Unternehmen ist zu jung, um sich zu qualifizieren“

Viele Verfahren stellen Eignungskriterien an die Erfahrung, zum Beispiel dass der Anbieter eine bestimmte Zahl vergleichbarer Leistungen erbracht haben oder eine bestimmte Zahl von Jahren in einem Bereich tätig gewesen sein muss. Für ein neu gegründetes Unternehmen sieht das nach einer verschlossenen Tür aus: Die Firma hat die Historie nicht, obwohl die Menschen darin seit Jahren im Fach arbeiten.

Das Gründungsdatum des Unternehmens und die Kompetenz im Unternehmen sind aber zwei verschiedene Dinge, und die Regeln sind weniger kategorisch, als viele denken. Die Vergaberichtlinie erlaubt es dem Auftraggeber, Nachweise über Ausbildung und berufliche Qualifikation der Personen zu verlangen, die die Leistung tatsächlich erbringen, nicht nur über das Unternehmen als juristische Person. Eignungskriterien müssen zudem verhältnismäßig sein, also nicht strenger als es der Auftrag erfordert.

Norwegen liefert dazu ein nützliches Beispiel. Die norwegische Beschaffungsbehörde DFØ schreibt in ihrem Leitfaden für den Einkauf von Beratungsleistungen, dass neu gegründete Anbieter die erforderliche Erfahrung nachweisen können, indem sie auf Erfahrung verweisen, die die angebotenen Personen oder Ressourcen im Dienst anderer als des Anbieters erworben haben. DFØ empfiehlt den Einkäufern außerdem, die Erfahrung der Beschäftigten ebenso zu werten wie die des Unternehmens selbst, da Erfahrungsanforderungen sonst neu gegründete Betriebe ausschließen können. Die norwegische Beschwerdestelle für öffentliche Aufträge, KOFA, hat genau das bewertet. Im Fall 2023/1152 war der ausgewählte Anbieter ein verhältnismäßig junges Unternehmen, und die Kammer ging davon aus, dass ein Eignungskriterium zur Erfahrung es nicht ausschließt, Erfahrung zu berücksichtigen, die die Beschäftigten anderswo erworben haben. Norwegische Entscheidungen binden Auftraggeber in Deutschland nicht, sie beruhen aber auf Regeln derselben Richtlinie.

Das heißt nicht, dass alles erlaubt wäre. Der Auftraggeber kann weiterhin Anforderungen an die Erfahrung des Unternehmens selbst stellen, und jedes Verfahren muss konkret gelesen werden. Es heißt aber, dass ein junges Unternehmen mit erfahrenen Leuten seltener chancenlos ist, als die Anforderungsliste vermuten lässt. Unser Rat: Dokumentieren Sie die Erfahrung Ihrer Schlüsselpersonen konkret (Lebensläufe und Referenzprojekte früherer Arbeitgeber), und wenn die Anforderung als absolute Unternehmenserfahrung formuliert ist, stellen Sie die Frage vor Ablauf der Fragefrist an den Auftraggeber: Kann die Erfahrung der angebotenen Schlüsselpersonen die Anforderung erfüllen? Die Frage kostet nichts, und die Antwort wird für alle Teil der Vergabeunterlagen.

Die EU zieht in dieselbe Richtung

Das ist keine nationale Besonderheit. Die EU arbeitet aktiv daran, kleine und mittlere Unternehmen an den Markt zu lassen, unter anderem genau über die Aufteilung in Lose und weniger Dokumentation in der ersten Runde. Die Überlegungen aus diesem Artikel gelten deshalb genauso für einen Anbieter, der in anderen Ländern Europas bieten will.

Was Sie tun sollten

Wenn Sie sich in einem der Mythen wiedererkennen, gibt es keinen Grund, auf die perfekte Gelegenheit zu warten. So kommen Sie in Gang:

• Sehen Sie nach, was in Ihrem Fach tatsächlich ausgeschrieben wird. Suchen Sie in Cobrief nach dem, was Sie liefern. Viele sind überrascht, wie viele Verfahren es in ihrer eigenen Branche und Region gibt. Richten Sie gern eine Ausschreibungsbenachrichtigung ein, dann müssen Sie nicht manuell nachsehen.
• Lesen Sie die Anforderungen, bevor Sie Zeit in das Angebot stecken. Gehen Sie die Bekanntmachung und die Eignungskriterien früh durch. Erfüllen Sie sie, oder kann die Erfahrung der Beschäftigten zählen, wie oben beschrieben? Ist etwas unklar, stellen Sie dem Auftraggeber vor der Frist eine Frage.
• Achten Sie auf Lose. Sie müssen nicht die gesamte Leistung übernehmen. Ist das Verfahren aufgeteilt, können Sie auf das Los bieten, für das Ihre Kapazität reicht.
• Fangen Sie klein an. Wählen Sie für den ersten Versuch ruhig ein kleineres Verfahren. Beim ersten geht es genauso sehr darum, den Prozess zu lernen, wie darum zu gewinnen.

Zum Schluss

Öffentliche Ausschreibungen sind nicht den Großen vorbehalten. Die Regeln sind im Gegenteil darauf gebaut, mehr Anbieter hereinzulassen: einfachere Dokumentation in der ersten Runde, Aufteilung in Lose und Eignungskriterien, die im Verhältnis zum Auftrag stehen müssen. Die größte Barriere ist oft der Glaube, dass das nichts für uns ist.

Wir bei Cobrief sprechen gern darüber, wie ein kleineres Unternehmen mit öffentlichen Ausschreibungen anfangen kann.