Wie KI Vergabedaten in Markteinblicke verwandelt

Öffentliche Beschaffung ist nicht nur ein Strom einzelner Verfahren. Es ist ein Markt mit Auftraggebern, die Beschaffungsmuster über die Zeit haben, mit Lieferanten, die gewinnen und verlieren, und mit Kategorien, die wachsen oder schrumpfen. Trotzdem sehen wir, dass viele Lieferanten ihren Fokus vor allem auf die frischesten Bekanntmachungen legen, die hereinkommen. KI macht es einfacher, den Blick zu heben und das ganze Bild zu sehen.

Markteinblicke aus Vergabedaten bedeuten nicht, einen einzelnen Vertrag zu finden, auf den man bieten kann. Es geht darum zu verstehen, welche Verträge existieren, wer sie gewinnt und wo Raum ist, mehr zu gewinnen. Wir gehen durch, was das in der Praxis heißt.

Was Markteinblicke aus Ausschreibungen eigentlich bedeuten

Es lohnt sich, zwei Arten von Einsichten in der Ausschreibungswelt zu unterscheiden. Die eine ist operativ: Welches Verfahren sollen Sie jetzt prüfen, wann ist die Frist, welche Anforderungen gelten. Das ist täglich nützlich, und hier kommen Benachrichtigung und Suche ins Spiel.

Markteinblicke sind etwas anderes. Es geht darum, den Markt über die Zeit zu sehen. Welche Auftraggeber kaufen was. Welche Lieferanten gewinnen welche Verträge. Wie viel Geld innerhalb einer Kategorie tatsächlich den Besitzer wechselt. Welche Trends sich über Monate und Jahre bewegen.

Was wir bei unseren Kunden sehen, ist, dass diese Art Markteinblicke umso wichtiger werden, je größer der Lieferant wird. Sie steuern, wo das Unternehmen in Kompetenz investiert, auf welche Segmente es setzt und wo es sich entscheidet, nicht teilzunehmen.

Was die Daten Ihnen tatsächlich zeigen können

Vergabedaten bestehen aus drei Hauptarten von Informationen: Planung, Verfahren und Ergebnisse. Alles liegt offen zugänglich auf Doffin für norwegische Verträge und auf Tenders Electronic Daily (TED) für Verträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. In Deutschland sind Bekanntmachungen ebenfalls auf service.bund.de, dem Bundesanzeiger und den Landesvergabeportalen zugänglich, plus TED für oberschwellige Verfahren.

Vorinformationen und indikative Bekanntmachungen geben ein frühes Signal, was im Anmarsch ist. Sie sind streng genommen nicht bekanntmachungspflichtig, aber die meisten Auftraggeber veröffentlichen sie trotzdem. Die Auftragsbekanntmachungen zeigen, was gerade jetzt nachgefragt wird. Die Ergebnisse, also die Zuschlagsbekanntmachungen, zeigen, was tatsächlich gekauft wurde, von wem und über welchen Zeitraum.

Der Preis wird in der Zuschlagserteilung in der Regel angegeben, aber nicht immer. Es publizieren auch nicht alle Auftraggeber die Zuschlagsdaten, sodass das Bild, das Sie bekommen, oft unvollständig ist. Zusammen über die Zeit ergibt es trotzdem ein Bild des Marktes: wie groß er ist, wo er wächst, wo er auf wenige Lieferanten konzentriert ist und wo er fragmentiert ist.

Es ist diese Art Gesamtbild, das Sie selten bekommen, wenn Sie eine Bekanntmachung nach der anderen lesen.

Welche Art Einsicht KI Ihnen herausziehen hilft

Es gibt viele nützliche Einsichten, die Vergabedaten Ihnen geben können. Einige der häufigsten Fragen der Lieferanten, mit denen wir sprechen, sind:

• Welche Auftraggeber kaufen das, was wir liefern, und wie oft?
• Welche Segmente wachsen, und welche sind stabil oder rückläufig?
• Welche Verträge laufen aus und werden neu ausgeschrieben?
• Welche Gewichtungen und Bewertungsmodelle verwenden Auftraggeber in unserer Kategorie?

Die Fragen oben variieren darin, wie viele Daten sie erfordern. Marktsegmentwachstum und kommende Wiederausschreibungen können oft aus den Bekanntmachungen allein gelesen werden, während Fragen danach, wer tatsächlich gewinnt, davon abhängen, wie vollständig die Zuschlagsdaten sind.

KI hilft nicht, indem sie die Antworten magisch findet. Sie hilft, indem sie es viel schneller macht, Struktur aus chaotischen Daten herauszuziehen, sodass Sie Fragen stellen können, ohne auf einen Analysten zu warten, der nächste Woche Zeit hat.

Konkrete Beispiele für Markteinblicke in der Praxis

Es ist einfacher zu verstehen, was Markteinblicke bedeuten, wenn es konkret wird. Schauen wir uns ein paar hypothetische Beispiele an, die illustrieren, wie solche Einsichten genutzt werden können.

Stellen Sie sich ein IT-Beratungsunternehmen vor, das entdeckt, dass eine bestimmte Provinz systematisch lokale Lieferanten den günstigsten Alternativen vorzieht. Das kann die Strategie ändern: Statt über den Preis zu konkurrieren, kann das Unternehmen Zeit darauf verwenden, lokale Präsenz in der Region aufzubauen.

Oder stellen Sie sich einen Anbieter von Bürodienstleistungen vor, der sieht, dass eine Rahmenvereinbarung, in die er nie hineingekommen ist, immer wieder von denselben drei Unternehmen gewonnen wird. Das ist vielleicht kein Verfahren, in dem er eine echte Chance hat. Oder vielleicht kann er mit jemandem eine Zusammenarbeit eingehen, um seine Chancen zu erhöhen? Die Einsicht kann die Go/No-go-Bewertung für zukünftige Rahmenvereinbarungen im selben Segment ändern.

Ein drittes Beispiel: Ein Anbieter von Umweltdienstleistungen entdeckt, dass ein neues Segment innerhalb der Klima- und Umweltsanierung bei kommunalen Auftraggebern schnell wächst. Dann kann er rechtzeitig Kompetenz aufbauen, bevor der Wettbewerb richtig losgeht.

Was KI auf der Marktseite nicht tun kann

Wie wir früher angesprochen haben, gibt es immer noch viel, was KI nicht macht. Auf der Marktseite ist das Wichtigste zu erinnern, dass KI die Zukunft nicht vorhersagen kann. Sie kann zeigen, was passiert ist und was anscheinend im Anmarsch ist, aber die Entscheidung, zu setzen oder nicht, liegt weiterhin beim Menschen.

KI kann auch nicht den direkten Dialog darüber ersetzen, was der Auftraggeber plant, oder das aufgreifen, was in Marktanalysen, Lieferantengesprächen und informellen Unterhaltungen besprochen wird. Unser KI-Bid-Manager kann hingegen durchaus die Perspektive des Auftraggebers auf ein Angebot als Teil der Qualitätssicherung simulieren, wozu wir mehr in unserem Artikel über den KI-Bid-Manager geschrieben haben.

Was wir bei unseren Kunden sehen, ist, dass KI das faktenbasierte Fundament liefert. Die menschliche Schicht obendrauf ist das, was die Einsicht nutzbar macht.

Welche Art Arbeitsablauf das eröffnet

Markteinblicke funktionieren am besten, wenn sie Teil eines Rhythmus sind, nicht ein Einmalbericht. Wir sehen, dass die Lieferanten, die am meisten daraus herausholen, einige feste Checkpunkte aufgebaut haben:

• Eine gründliche und regelmäßige Marktdurchsicht für die Geschäftsleitung, mit Daten zu Verträgen, Gewinnern und Trends
• Eine Vorabanalyse, bevor das Unternehmen sich entscheidet, in einen neuen Sektor oder eine neue Geografie zu investieren
• Eine laufende Wettbewerbsbeobachtung, sodass es keine Überraschung gibt, wenn ein Akteur sich in dasselbe Feld hineinbewegt

Es ist diese Art kontinuierlicher Arbeitsablauf, für den unsere Funktion Markteinblicke gebaut ist. Sie bekommen aggregierte Daten, durchsuchbare Ansichten und automatische Zusammenfassungen, die es möglich machen, den Marktüberblick zu halten, ohne einen dedizierten Analysten zu haben.

Der KI-Agent von Cobrief kann auch direkt mit der Marktanalyse für Sie arbeiten, im Konversationsformat. Sie können ihn fragen, wer in einer Kategorie Verträge gewinnt, welche Wettbewerber ein bestimmter Auftraggeber gewöhnlich wählt oder welche Vertragswerte in einem Segment typisch sind, und Antworten mit Verweisen auf die Quelldaten bekommen.

Abschließend

Markteinblicke sind nicht nur ein Bericht, der herumliegt. Sie sind Teil der Strategie dafür, wie das Unternehmen mit öffentlicher Beschaffung arbeitet. Wenn die Daten am Platz sind, werden die Fragen klarer und die Entscheidungen faktenbasierter.

Das Schöne daran, Markteinblicke und tägliche Angebotsarbeit im selben Werkzeug zu haben, ist, dass Sie, wenn Sie eine Chance identifiziert haben, direkt im selben Agenten weiterarbeiten können. Mehr darüber, wie der Agent die eigentliche Angebotsarbeit unterstützt, lesen Sie in unserem Artikel über den KI-Bid-Manager.

Wir bei Cobrief nehmen uns gerne Zeit für ein Gespräch darüber, wie Markteinblicke in Ihre heutige Arbeit mit öffentlicher Beschaffung passen.