Was ist ein KI-Bid-Manager, und worin unterscheidet er sich von Chatbots wie ChatGPT?

Chatbots sind heute überall. Allgemeine KI-Werkzeuge wie ChatGPT und Ähnliches werden für alles eingesetzt, von E-Mail-Entwürfen bis zum Kundenservice. Naturgemäß versuchen viele, sie auch in der Ausschreibungsarbeit zu nutzen. Was wir bei den Lieferanten sehen, mit denen wir sprechen, ist, dass ein allgemeines KI-Werkzeug und ein dedizierter KI-Bid-Manager recht unterschiedliche Probleme lösen. Der Unterschied liegt nicht nur in der Oberfläche, sondern darin, was das System über Sie und über das Verfahren, an dem Sie arbeiten, versteht.

Was also ist eigentlich ein KI-Bid-Manager, und worin unterscheidet er sich von solchen Werkzeugen?

Was macht ein Bid Manager?

Ein Bid Manager ist derjenige, der den Ausschreibungsprozess eines Lieferanten von Anfang bis Ende steuert. Das umfasst die Bewertung, ob ein Verfahren die Teilnahme wert ist, die Koordination des beitragenden Teams, das Schreiben und Qualitätssichern der eigentlichen Bearbeitung, die fristgerechte Abgabe und die Nachverfolgung etwaiger Verhandlungen oder BAFO-Runden danach.

Traditionell ist es eine Rolle, bei der viel Wert darin liegt, viele Stränge gleichzeitig im Kopf zu halten. Der Bid Manager hat den Überblick darüber, welche Verfahren aktiv sind, wo sie im Prozess stehen, welche Anforderungen adressiert werden müssen und wer wofür verantwortlich ist. Die besten Bid Manager erkennen wir an der Kombination aus fachlichem Verständnis, Prozessüberblick und der Fähigkeit, das Richtige aus einem Team herauszuholen.

Was ein KI-Bid-Manager tatsächlich ist

Ein KI-Bid-Manager ist keine neue Rolle. Es ist ein Arbeitswerkzeug (auch bekannt als KI-Agent), das künstliche Intelligenz nutzt, um die Bid-Manager-Arbeit im Alltag zu unterstützen.

Der Unterschied zu einem allgemeinen Sprachmodell ist, dass ein KI-Bid-Manager spezifisch für Ausschreibungsarbeit gebaut ist. Er kennt die Vergabeunterlagen, an denen Sie arbeiten, hat ein Profil dessen, was das Unternehmen liefert, und greift auf eine Wissensdatenbank mit früheren Bearbeitungen und Referenzen zu. Ein allgemeiner Chatbot startet jedes Mal bei null, vergisst den Kontext und kann oft halluzinieren. Das kann in der Ausschreibungsarbeit sowohl umständlich als auch riskant sein. Ein KI-Bid-Manager startet mit dem gesamten Kontext bereits an Bord.

Es ist kein Werkzeug, das den Bid Manager ersetzt. Es ist ein Werkzeug, das diese Rolle sowohl vereinfacht als auch verstärkt, indem es die zeitaufwendigsten und komplexesten Aufgaben übernimmt und den Bid Manager seine Zeit lieber auf die fachlichen Bewertungen verwenden lässt.

Kontextverständnis ist der Kernunterschied

Wenn Sie ein allgemeines KI-Werkzeug bitten, eine Antwort auf ein Zuschlagskriterium zu schreiben, müssen Sie die kompletten Vergabeunterlagen einfügen, erklären, was das Unternehmen tut, und erklären, was für ein Angebot Sie suchen. Das Ergebnis wird nur so gut wie der Kontext, den Sie einfügen können, und es kann verschwinden, wenn Sie eine neue Konversation öffnen.

Ein KI-Bid-Manager hat diesen Kontext bereits. Er weiß, an welchem Verfahren Sie arbeiten, in welcher Branche Sie sind, welche Referenzen und Projekte Sie früher geliefert haben und wie Sie sich für gewöhnlich ausdrücken. Sie müssen den Kontext nicht für jedes einzelne Kriterium neu aufbauen.

Prozessunterstützung: das, was Chatbots fehlt

Allgemeine Chatbots sind nicht für Prozesse gebaut. Sie können auf das antworten, wonach Sie fragen, aber sie merken sich oft nicht, wo Sie in einem Ausschreibungsprozess stehen, was noch aussteht oder welche Anforderungen bereits adressiert sind.

Ein KI-Bid-Manager ist um den Ausschreibungsprozess selbst herum strukturiert: Go/No-go-Bewertung, Herausziehen der Anforderungen aus den Vergabeunterlagen, Beantwortung der Zuschlagskriterien, Qualitätssicherung und Abgabe. Er hilft dabei, die Bewertung über Verfahren hinweg konsistent zu halten, sodass Sie nicht ein Verfahren auf die eine Art bewerten und das nächste auf eine ganz andere.

Hier hebt sich ein dedizierter KI-Bid-Manager von einem konversationsbasierten Sprachmodell ab. Die Bewertung ist strukturiert, gespeichert und über die Zeit vergleichbar. Es wird sowohl eine Konversation als auch ein Arbeitsdokument.

Was der Mensch weiterhin besitzt

Selbst mit gutem Kontextverständnis und Prozessunterstützung gibt es vieles, was ein KI-Bid-Manager nicht tut. Er kann nicht die strategische Bewertung übernehmen, ob Sie an einem Verfahren teilnehmen sollen, auch wenn er ein guter Sparringspartner sein kann. Das erfordert Geschäftsverständnis, Kenntnis der Wettbewerber und oft ein Bauchgefühl dafür, welche Position Sie einnehmen sollten.

Er kann in Verhandlungen nicht argumentieren oder ein Angebot in einem Folgetermin verteidigen. Er kann keine Verantwortung für das übernehmen, was geliefert wird, weder rechtlich noch geschäftlich. Und er kann nicht so zwischen den Zeilen einer Ausschreibung lesen wie ein erfahrener Bid Manager.

Ein guter KI-Bid-Manager kann hingegen durchaus die Perspektive des Auftraggebers auf ein fertiges Angebot als Teil der Qualitätssicherung simulieren, zum Beispiel, indem er zeigt, wie das Angebot aus den Augen des Einkäufers aussieht. Aber die strategische Bewertung, was dort eigentlich stehen soll, liegt weiterhin beim Menschen.

Was wir bei unseren Kunden sehen, ist, dass ein KI-Bid-Manager am wertvollsten wird, wenn die Menschen drumherum wissen, was sie selbst besitzen: die Strategie, die Prioritäten und die Argumentation.

Was sich im Arbeitsalltag ändert

Eine typische Woche eines Bid Managers, bevor KI Teil des Werkzeugkastens wurde, ging dafür drauf, Anforderungen aus Vergabeunterlagen zu suchen, zu lesen und herauszuziehen. Der Rest der Zeit ging in Erstentwürfe, Teamkoordination und Qualitätssicherung.

Mit einem KI-Bid-Manager verschiebt sich die Balance. Viel der Zeit, die früher in Suchen und Lesen ging, geht jetzt in Bewerten und Verbessern. Ein guter KI-Bid-Manager erstellt einen Erstentwurf auf Basis des Verfahrens, des Unternehmensprofils und früherer Bearbeitungen. Der Bid Manager geht dann hinein und verbessert, justiert und fügt das hinzu, was Geschäftsverständnis erfordert.

Das bedeutet, dass ein Bid Manager mehr Verfahren pro Woche bewältigen kann oder mehr Zeit auf die Verfahren verwenden kann, die wirklich zählen.

Ein typischer Arbeitsablauf mit dem KI-Bid-Manager (Agenten)

In der Praxis hängen die Schritte in einem KI-Bid-Manager als Konversation zusammen, nicht als getrennte Werkzeuge. Bei Cobrief sieht dieser Ablauf so aus:

Es beginnt meist damit, dass Sie eine Benachrichtigung zu einem Verfahren bekommen, das relevant aussieht. Sie öffnen es in Cobrief, und der Agent (der KI-Bid-Manager) wartet im Menü darauf, Ihnen beim Start der Ausschreibungsarbeit zu helfen.

Sie können den Agenten um eine Go/No-go-Bewertung bitten: Erfüllen Sie die Eignungskriterien, welche Anforderungen sind obligatorisch, welche Gewichtung verwendet der Auftraggeber. Der Agent zieht das Wichtigste aus den Dokumenten heraus, und Sie treffen die Entscheidung auf Faktenbasis, statt nur aus dem Bauch heraus.

Wenn Sie weitergehen, schreibt der Agent einen Erstentwurf der Bearbeitung auf Basis der Vergabeunterlagen, des Unternehmensprofils und dessen, was Sie aus früheren Angeboten in der Wissensdatenbank gespeichert haben. Er kann das Preisblatt ausfüllen, Lebensläufe aus der Bibliothek ziehen und eine kurze Zusammenfassung für das Bid/No-bid-Meeting erstellen.

Wenn Sie mit dem Verbessern und Anpassen fertig sind, qualitätssichert der Agent das fertige Angebot. Er kann unter anderem simulieren, wie das Angebot aus Auftraggebersicht aussieht, prüfen, ob alle Anforderungen abgedeckt sind, und schauen, ob Preis und Lieferzeit zusammenpassen.

Die ganze Zeit über findet die Arbeit im Dialog mit dem Agenten statt, und das Panel begleitet Sie, egal auf welcher Seite in Cobrief Sie sich befinden. Es ist dieser Zusammenhang zwischen den Schritten, nicht ein einzelnes Werkzeug, der im Alltag den Unterschied macht.

Abschließend

Der schnellste Weg, den Unterschied zwischen einem Chatbot und einem KI-Bid-Manager zu erleben, ist, beide an einem echten Verfahren auszuprobieren. Sie können unseren KI-Bid-Manager hier kostenlos testen. Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie darüber sprechen möchten, was das für Ihre Arbeit mit Ausschreibungen heute bedeutet.