So bauen Sie ein gutes Ausschreibungsteam

Die meisten Lieferanten, die mit öffentlichen Ausschreibungen arbeiten, haben irgendeine Form von Ausschreibungsteam, formell oder informell. Was wir bei unseren Kunden sehen, ist, dass der Unterschied zwischen einem Team, das konsequent gewinnt, und einem, das mittelmäßige Angebote abliefert, davon abhängt, wie das Team organisiert ist.

Rollen, Routinen, Verantwortung und Wissen sind die Bausteine. Wenn sie fehlen, wird jedes Angebot zu einer Art Brandbekämpfung. In diesem Artikel gehen wir durch, was wir bei den Lieferanten funktionieren sehen, mit denen wir sprechen.

Was ein Ausschreibungsteam eigentlich ist

Ein Ausschreibungsteam ist nicht zwangsläufig eine formelle Abteilung. In vielen Lieferantenunternehmen ist es eher ein Netzwerk von Menschen, die zu jedem Angebot beitragen: ein Bid Manager, der koordiniert, Fachspezialisten, die Inhalt liefern, eine Geschäftsführung, die die Entscheidung zur Teilnahme trifft, und ein Qualitätssicherer, der vor der Abgabe gegenliest.

Das Wichtige ist nicht, dass es eine formelle Abteilung gibt. Das Wichtige ist, dass es eine klare Struktur gibt: wer wofür verantwortlich ist, wer die Entscheidungen trifft und wie die Information zwischen ihnen fließt.

Was wir erleben, ist, dass die besten Ausschreibungsteams klein und fokussiert sind. Es ist selten ein großer Apparat. Es ist oft ein Bid Manager mit klarem Mandat, eine Handvoll Fachspezialisten, die wissen, was von ihnen erwartet wird, und ein Entscheidungsträger, der erreichbar ist, wenn er gebraucht wird.

Die Rollen, die da sein müssen

Die meisten Ausschreibungsteams brauchen einige Kernrollen, unabhängig davon, wie viele Personen sie abdecken.

Bid Manager. Derjenige, der den gesamten Prozess steuert. Bewertet Vergabeunterlagen, koordiniert die Arbeit, hält die Fristen und qualitätssichert das fertige Angebot. In kleinen Unternehmen kann es die Geschäftsführung sein, in größeren ist es eine dedizierte Rolle.

Fachspezialisten. Diejenigen, die viel Wissen über das zu Liefernde haben. Sie schreiben die technischen Abschnitte, liefern Beispiele und können für das Geschriebene einstehen. Ohne sie werden die Angebote generisch.

KAM (Kundenverantwortlicher). Bei professionellen Lieferanten gibt es oft einen Kundenverantwortlichen, oder KAM, der über die Zeit eine Beziehung zum Auftraggeber pflegt. Der KAM kann mit Kontext über den Einkäufer, mit Historie zu früheren Verfahren und mit informellem Dialog beitragen, der die Strategie informieren kann. Es ist selten der KAM, der das Angebot schreibt, aber sie sind eine wichtige Quelle für Einblicke.

Angebotsschreiber. Nicht alle haben hier eine dedizierte Person, aber jemand sollte die Hauptverantwortung für die eigentliche Textarbeit haben, also Struktur, Redaktion und roten Faden. Das kann der Bid Manager selbst sein oder eine eigene Rolle in größeren Teams.

Qualitätssicherer. Jemand, der das Angebot mit frischen Augen liest, bevor es abgegeben wird. Am besten nicht dieselbe Person, die es geschrieben hat. Kann ein Kollege, eine externe Person oder eine Kombination aus mehreren sein.

Entscheidungsträger. Derjenige, der das Mandat hat, ja oder nein zur Teilnahme zu sagen, den Preis zu genehmigen und das Angebot zu unterzeichnen. Es ist wichtig, dass diese Person erreichbar ist, wenn Entscheidungen schnell getroffen werden müssen.

Es ist nicht unüblich, dass dieselbe Person mehrere Rollen abdeckt, besonders in kleineren Unternehmen. Aber es ist wichtig, dass klar ist, wer welche Verantwortung in jedem Verfahren trägt.

Übersicht über alle aktiven Verfahren

Ein Ausschreibungsteam, das über die Zeit gewinnt, hat immer den Überblick darüber, was läuft und was kommt. Die guten Bid Manager sind nicht nur reaktiv bei Verfahren, die bereits bekanntgemacht wurden. Sie haben auch Kontrolle darüber, was im Anmarsch ist: welche Verträge bei bestehenden Lieferanten auslaufen, welche Auftraggeber in den Markt gehen wollen und auf welche Segmente man sich vorbereiten sollte. Reaktive und proaktive Ausschreibungsprozesse laufen Seite an Seite.

Jedes einzelne Verfahren ist in einer Phase: in Bewertung, in Bearbeitung, abgegeben, in Verhandlung, gewonnen oder verloren.

Was wir bei den erfolgreichen Lieferanten sehen, ist, dass sie eine gemeinsame Übersicht darüber haben, wo jedes Verfahren steht. Es kann eine Tabelle sein, eine Tafel an der Wand oder ein dediziertes Werkzeug. Das Wichtige ist nicht die Technologie, sondern dass es einen Ort gibt, an dem man sieht, was aktiv ist und wo es steht.

Ohne diese Übersicht können Verfahren vergessen werden, Fristen übersehen werden oder zwei Personen am selben Angebot arbeiten, ohne voneinander zu wissen. Was wir erleben, ist, dass selbst kleine Teams viel Wert aus einer einfachen Übersicht ziehen, solange sie regelmäßig aktualisiert wird.

Klare Aufgabenverteilung

Innerhalb jedes einzelnen Verfahrens gibt es viele Aufgaben, die erledigt werden müssen: die Vergabeunterlagen lesen, Eignung bewerten, verschiedene Teile der Bearbeitung schreiben, Referenzen holen, Preis prüfen, qualitätssichern, abgeben.

Was wir am besten funktionieren sehen, ist, dass jede Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Frist hat. Nicht "wir müssen daran arbeiten", sondern "Anna schreibt den Abschnitt zur Umwelt, fertig bis Mittwoch". Wenn die Verantwortung unklar ist, werden die Aufgaben in letzter Minute oder gar nicht erledigt.

Für größere Angebote kann es sich lohnen, die Arbeit von Anfang bis Ende in ein Aufgabenblatt herunterzubrechen, durch das sich das Team arbeitet. Das reduziert den Stress in der Endphase und macht es einfacher zu sehen, wo es hakt.

Fristkalender mit Puffern

Alle Ausschreibungsteams arbeiten gegen Fristen. Das ist etwas, das die Ausschreibungsarbeit von vielem anderen unterscheidet. Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen einem Team, das einen übersichtlichen Fristkalender mit eingebauten Puffern hat, und einem Team, das ständige Brandbekämpfung betreibt.

Was wir funktionieren sehen, ist ein Kalender, der nicht nur die Abgabefrist zeigt, sondern auch interne Meilensteine: wann der Erstentwurf fertig sein soll, wann die Qualitätssicherung beginnt, wann die eigentliche Abgabe erfolgt. Am besten mit gutem Vorlauf vor der formalen Frist.

Puffer werden unterschätzt. Wenn etwas schiefläuft, etwa ein falsches Dateiformat, eine fehlende Anlage oder ein hängender Server, ist das der Unterschied zwischen einem fertigen Angebot und einem, das in letzter Minute zurückgezogen werden muss.

Eine strukturierte Datengrundlage, auf der das Team aufbauen kann

Einer der größten Unterschiede zwischen einem Ausschreibungsteam, das in Qualität wächst, und einem, das sich nicht entwickelt, ist, wie Wissen geteilt und wiederverwendet wird.

Jedes Angebot, das Sie schreiben, enthält wertvolle Informationen: gute Formulierungen dessen, was das Unternehmen liefert, aktuelle Referenzprojekte, fertig qualitätsgesicherte Beschreibungen, wie Sie Sicherheit, Umwelt oder Lieferung handhaben. Wenn das verstreut auf Dateien auf den eigenen Festplatten liegt, muss es jedes Mal neu geschrieben werden.

Was wir bei den besten Teams sehen, ist, dass sie eine strukturierte und qualitätsgesicherte Datengrundlage aufgebaut haben, in der fertige Texte, Dokumente, Referenzen, Cases und Kundeninformationen an einem Ort gesammelt sind. In der Praxis wird es zu einem verlässlichen Ort, an dem Fakten darüber stehen, was das Unternehmen kann, getan hat und wofür es einstehen kann. Eine solche Grundlage wird oft Wissensdatenbank genannt.

Das bedeutet nicht, dass jede Bearbeitung gleich wird. Es bedeutet, dass das Team jedes Verfahren von einer soliden Grundlage aus startet und die Zeit darauf verwendet, anzupassen, statt alles neu zu schreiben.

Auch hier bezieht unsere Funktion, Angebote mit KI zu schreiben, viel ihres Wertes: sie arbeitet gegen die Wissensdatenbank und kann für jedes Verfahren relevanten Inhalt herausziehen, sodass das Team nicht mit leerem Blatt anfängt.

Rhythmus: wöchentliche und monatliche Routinen

Ein gutes Ausschreibungsteam hat einen guten Rhythmus. Dieser Rhythmus ist nicht etwas, das einmal eingerichtet und dann vergessen wird; er braucht regelmäßige Pflege.

Was wir funktionieren sehen, sind einige feste Routinen: eine kurze wöchentliche Durchsicht der aktiven Verfahren, eine monatliche Bewertung neuer Chancen und eine gründlichere Marktanalyse für die Geschäftsleitung in festen Abständen. Es kann nach viel klingen, aber das ist es, was dafür sorgt, dass nichts zwischen den berüchtigten Stühlen liegen bleibt.

Zudem ist es wert, einige Routinen rund um den eigentlichen Vergabeprozess zu haben, denen das Team folgt. Wie starten Sie ein neues Angebot? Wie wird Go/No-go entschieden? Wer unterschreibt was und wann? Routinen geben Vorhersagbarkeit und machen, dass Sie nicht jedes Mal bei leeren Seiten beginnen müssen.

KI als Verstärker, nicht als Ersatz

Ein gut organisiertes Ausschreibungsteam mit soliden Routinen holt viel mehr aus KI heraus als ein Team ohne Struktur. Das liegt daran, dass KI vorhandene Kompetenz verstärkt. Sie ersetzt sie nicht. KI funktioniert am besten, wenn sie auf einen bestehenden Prozess aufbauen darf, mit klaren Rollen, guten Dokumenten und disziplinierter Qualitätssicherung.

Für ein Team, das die Wissensdatenbank und die Routinen am Platz hat, kann KI viel der zeitaufwendigen Arbeit übernehmen: Anforderungen aus Vergabeunterlagen herausziehen, Erstentwürfe erstellen, Verfahren in der Go/No-go-Phase bewerten und qualitätssichern, dass alle Anforderungen adressiert sind.

Mehr darüber, wie KI in die Rolle des Bid Managers passt, lesen Sie in unserem Artikel über den KI-Bid-Manager. Wir haben auch darüber geschrieben, was Angebote, die gewinnen, vom Rest unterscheidet.

Aber es ist weiterhin das Team, das gewinnt, nicht die KI. Es sind weiterhin die Menschen, die die strategischen Entscheidungen treffen und das Geschäftsverständnis besitzen.

Abschließend

Ein gutes Ausschreibungsteam wird über die Zeit aufgebaut. Rollen, Routinen, Wissen und Rhythmus verstärken sich gegenseitig, wenn sie am Platz sind, und aus dieser Grundlage wird jedes einzelne Angebot besser.

Was wir sehen, ist, dass die Lieferanten, die in Ausschreibungen am besten abschneiden, sich zuerst gut organisieren. Danach fokussieren sie sich auf die Werkzeuge.

Wir bei Cobrief nehmen uns gerne Zeit für ein Gespräch darüber, wie unser KI-Bid-Manager eine gute Lösung in Ihren Ausschreibungs- und Angebotsprozessen werden kann.