Fachartikel
Schreiben Sie das Angebot für die Person, die es bewerten muss
Wer Ihr Angebot bewertet, sucht keine schönen Formulierungen, sondern Antworten, für die sich Punkte vergeben lassen. Diese Handgriffe machen ein Angebot leichter lesbar und leichter bewertbar.
Man nimmt leicht an, ein gutes Angebot sei eines, das beeindruckend klingt. Doch wer Ihr Angebot bewertet, sucht keine schönen Formulierungen. Diese Person sucht Antworten auf das, wonach die Ausschreibung fragt, und muss Punkte für das vergeben, was tatsächlich dort steht. Je leichter Sie ihr diese Arbeit machen, desto besser stehen Sie da. Wir gehen durch, warum das so ist, und zeigen einige Handgriffe, die ein Angebot leichter bewertbar machen.
Wer Ihr Angebot liest, hat eine Checkliste und wenig Zeit
Ein Angebot in der öffentlichen Beschaffung wird nicht wie eine Erzählung gelesen. Es wird an den Zuschlagskriterien gemessen, Kriterium für Kriterium, oft von mehreren Personen, die ihre Punkte schriftlich begründen müssen. Wir haben früher darüber geschrieben, wie die Vergabestelle Ihr Angebot in Punkte umrechnet, und dieser Vorgang sagt viel darüber aus, wie Sie schreiben sollten.
Wer bewertet, muss Ihre Antwort auf jedes Kriterium finden, sie verstehen und die Punktzahl anschließend begründen können. Eine Antwort, die tief in einem Absatz über etwas anderes steckt, ist schwerer zu finden und schwerer mit Punkten zu belegen.
Zugleich schreibt man das Angebot schnell nach eigenen Maßstäben: gründlich und fachlich stark, aber so aufgebaut, wie die verfassende Person denkt, und nicht so, wie die lesende Person sucht. Ein nützlicher Ausgangspunkt ist das Gegenteil. Nehmen Sie an, die lesende Person hat eine Checkliste und wenig Zeit, und machen Sie es einfach, die Antwort zu finden und abzuhaken.
Unklare Sprache ist ein Risiko, ganz wörtlich
Das geht über Stil hinaus. Im gesamten EWR gilt dieselbe Aufteilung: Das Risiko für Unklarheiten im eigenen Angebot trägt das Unternehmen, das Risiko für Unklarheiten in den Vergabeunterlagen trägt die Vergabestelle. Das folgt aus den Grundsätzen der Gleichbehandlung und der Transparenz in Artikel 18 der Richtlinie 2014/24/EU, die in Deutschland über GWB und VgV umgesetzt sind, und aus ständiger Rechtsprechung, wonach die Unterlagen so zu fassen sind, dass alle durchschnittlich fachkundigen und sorgfältigen Bieter sie gleich verstehen können. In Norwegen steht die erste Hälfte ausdrücklich in der Vergabeverordnung: „Der Anbieter trägt das Risiko für Unklarheiten im Angebot." Die praktische Folge ist überall dieselbe. Die Vergabestelle darf der Bewertung nichts anderes zugrunde legen als das, was in Ihrem Angebot tatsächlich steht. Ist etwas unklar formuliert, geht das zu Ihren Lasten, in Punkten oder im schlimmsten Fall über den Ausschluss.
Vier Handgriffe, die ein Angebot leichter bewertbar machen
1. Folgen Sie Struktur und Wortlaut der Ausschreibung
Werden Sie gebeten zu beschreiben, wie Sie etwas lösen, kann es sich lohnen, genau damit anzufangen. Verwenden Sie dieselben Wörter und dieselbe Reihenfolge wie die Vergabestelle in den Kriterien. Heißt das Kriterium „Lieferfähigkeit und Kapazität", kann es sinnvoll sein, das auch als Überschrift im Angebot zu nutzen statt „Über uns". So findet sich die lesende Person leichter zurecht, und jede Antwort landet dort, wo die Punkte vergeben werden. Das ist eines der Muster, die wir in unserem Beitrag über Angebote, die öffentliche Ausschreibungen gewinnen beschrieben haben. Hier geht es darum, es im Text selbst umzusetzen.
2. Erst das Fazit, dann die Erklärung
Fachleute bauen gern eine Argumentation auf und bringen den Punkt am Ende. In einem Angebot kann es sich lohnen, das umzudrehen. Beginnen Sie jede Teilantwort mit dem Fazit, etwa „Wir besetzen den Auftrag ab dem ersten Tag mit drei Senior-Beratern", und lassen Sie die Begründung folgen. So bekommt die lesende Person die Antwort sofort und kann weiterlesen, um sich ihrer sicher zu werden.
3. Konkret schlägt allgemein
Ein Satz wie „Wir haben lange Erfahrung und hohe Qualität" ist schwer zu bewerten, schlicht weil er sich nicht überprüfen lässt. „Wir haben dieselbe Leistung in den letzten zwei Jahren für drei Kommunen erbracht, mit Reaktionszeiten unter zwei Stunden" gibt der lesenden Person etwas Konkretes an die Hand. Werden Sie konkret, und zeigen Sie, statt zu behaupten. Ein einfacher Test: Lässt sich die Aussage in diesem Satz überprüfen? Wenn nicht, lohnt es sich, ihn umzuschreiben oder zu streichen.
4. Streichen Sie die Füllsel
Kurze Sätze. Ein Punkt nach dem anderen. Überschriften, die sagen, worum es im Abschnitt geht. Seien Sie zurückhaltend mit internen Abkürzungen und Haussprache, und denken Sie daran, dass die bewertende Person Ihren Fachjargon nicht unbedingt teilt. Lässt sich ein Wort streichen, ohne dass der Sinn verschwindet, kann es meist weg.
Testen Sie das Angebot so, wie es gelesen wird
Eines lohnt sich vor der Abgabe: Geben Sie die Ausarbeitung einer Kollegin oder einem Kollegen, die oder der sie nicht geschrieben hat, zusammen mit den Zuschlagskriterien. Bitten Sie darum, die Antwort auf jedes Kriterium zu finden und eigenständig eine Punktzahl zu vergeben. Überall dort, wo diese Person zögert, sucht oder nachfragt, spricht viel dafür, dass es der bewertenden Person genauso geht. Dann wissen Sie, wo der Text noch Arbeit braucht.
Zum Schluss
Klare Sprache heißt nicht, das Angebot einfacher zu machen, als es ist. Es heißt, es leicht lesbar und leicht mit Punkten zu belegen zu machen. Und da das Unternehmen das Risiko für Unklarheiten im eigenen Angebot trägt, ist Klarheit zugleich gutes Risikomanagement. Es dürfte eine der günstigsten Arten sein, ein Angebot zu heben: Sie brauchen nichts Neues zu sagen, sondern es nur deutlicher zu sagen.
Wir bei Cobrief sprechen gern darüber, wie Sie Angebote schreiben, für die sich leicht Punkte vergeben lassen.