tildeling

Tildeling er beslutningen om, hvilken leverandør der skal vinde et offentligt udbud. Efter EU-direktiv 2014/24/EU træffer ordregiveren tildelingsbeslutningen, når tilbuddene er evalueret op mod foruddefinerede tildelingskriterier, og inden kontrakten kan underskrives. Tildelingsfasen er stramt reguleret for at sikre, at vinderen udpeges på et objektivt og efterprøveligt grundlag.

Se aktuelle tildelinger på Cobrief.

Hvordan foregår tildelingen?

Selve tildelingen er resultatet af en struktureret proces:

1. Tilbudsevaluering: Ordregiveren vurderer alle indkomne tilbud op mod kravspecifikationen og tildelingskriterierne.
2. Rangordning efter evalueringsmodel: Tilbuddene point- eller prissættes efter en metode, der er fastlagt før tilbudsåbningen.
3. Valg af vinder: Den leverandør, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud (MEAT), tildeles kontrakten.
4. Underretning om tildelingsbeslutning: Alle deltagere modtager skriftlig underretning om beslutningen og dens begrundelse.
5. Standstill-periode: En lovbestemt ventetid (mindst 10 dage efter kontroldirektivet 89/665/EØF) hvor berørte tilbudsgivere kan klage, før kontrakten underskrives.

Hvad bygger tildelingen på?

Tildelingen skal følge det, der er oplyst i udbudsmaterialet. Tildelingskriterierne og deres vægtning skal være klart angivet før tilbudsfristen, og ordregiveren må ikke ændre dem undervejs. I udbud med forhandling kan ordregiveren bede om et endeligt tilbud, kendt som BAFO (best and final offer), inden tildelingen finder sted.

Almindelige tildelingskriterier er:

• Pris eller totalomkostninger
• Kvalitet (teknisk værdi, funktionalitet, leveringstid)
• Miljø og klima
• Service og opfølgning

Konsekvenser af fejl i tildelingen

Fejl i tildelingsfasen er blandt de hyppigste grunde til klager. I Danmark behandler Klagenævnet for Udbud klagesager efter udbudsloven; overtrædelser kan føre til, at tildelingen omgøres, at kontrakten erklæres uden virkning, eller at ordregiveren skal betale erstatning. Først når standstill-perioden er udløbet og eventuelle klager er behandlet, kan ordregiveren gå videre til kontraktindgåelse.

For leverandører er tildelingsmeddelelserne en vigtig kilde til markedsindsigt. Værktøjer som Cobrief overvåger nye tildelinger i hele EU/EØS og varsler om relevante muligheder i din udbudsprocedure, så du kan analysere, hvilke tilbud der vinder kontrakter.