e-Certis

e-Certis er Europa-Kommissionens gratis database over, hvilke attester, certifikater og andre beviser hvert EU- og EØS-land bruger i offentlige udbud. Den viser, hvilke dokumenter der dokumenterer, at en leverandør opfylder egnethedskravene og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, for eksempel betalte skatter og afgifter, ingen straffedomme, ingen konkurs og gyldig forsikring. Databasen er særligt nyttig, når du vil afgive tilbud i et andet land.

Hvordan fungerer e-Certis?

Tre ting bliver let blandet sammen:

• ESPD er den egenerklæring, du afgiver sammen med tilbuddet. Den er et foreløbigt bevis: du bekræfter, at du opfylder kravene.
• e-Certis er kataloget. Det fortæller, hvilke dokumenter der bruges som endeligt bevis i hvert land, og hvem der udsteder dem.
• Dokumentation via offentlige registre er, når ordregiveren henter skatteattest, virksomhedsoplysninger og andre data direkte fra registrene. I Norge hedder tjenesten eBevis.

Retsgrundlaget er artikel 61 i udbudsdirektivet (2014/24/EU). Medlemsstaterne skal sørge for, at oplysningerne om attester og beviser i e-Certis holdes ajour, og ordregivere skal primært kræve de typer beviser, der findes i e-Certis. Europa-Kommissionen driver databasen, mens hvert land indlægger og vedligeholder sine egne oplysninger. Både Danmark og Norge er med.

Søgningen er gratis og åben. Du vælger land og det, du skal bruge bevis for, og ser dokumentets navn, hvem der udsteder det, og hvordan det svarer til beviser i andre lande.

Et eksempel: En dansk entreprenør vil afgive tilbud på en vejkontrakt for en norsk kommune. Herhjemme dokumenterer hun med en serviceattest og oplysninger fra CVR. Som dansk virksomhed dokumenterer hun normalt med danske beviser også i Norge, men den norske ordregiver kender dem ikke. I e-Certis ser hun, hvad norske leverandører plejer at aflevere, for eksempel skatteattest fra Skatteetaten og firmaattest fra Brønnøysundregistrene, og hvilke danske dokumenter der svarer til dem. Så kan hun skaffe de rigtige papirer i tide og forklare ordregiveren, hvad de viser.

Hvorfor er e-Certis vigtigt for dig som leverandør?

Det tager tid at skaffe attester, og i et andet land ved du ofte ikke, hvad ordregiveren forventer. e-Certis giver dig svaret, før du afgiver tilbud, ikke efter at du har vundet og fået en kort frist til at dokumentere. Skal du i gang med udbud efter svenske LOU, finske hankintalaki eller de norske regler, er det et godt første opslag.

Databasen hjælper dig også i dialogen med ordregiveren. Beder de om et dokument, der ikke findes i Danmark, kan du vise, hvad det danske modstykke er. Værktøjer som Cobrief hjælper dig med at se, hvilke krav og hvilken dokumentation et udbud efterspørger, så du ved, hvad du skal slå op.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg bruge e-Certis for at afgive tilbud?

Nej. e-Certis er et opslagsværk. Du afleverer ikke noget der, og ordregiveren beder ikke om en bekræftelse fra databasen.

Findes danske og norske dokumenter i e-Certis?

Ja. Danmark er med som EU-land og Norge som EØS-land, så du finder beviser fra begge lande med oplysning om, hvem der udsteder dem.

Er e-Certis det samme som ESPD?

Nej. ESPD er formularen, du udfylder og afleverer med tilbuddet. e-Certis viser, hvilke dokumenter der bruges til at bekræfte det, du har erklæret i ESPD.

Kort sagt: e-Certis er Europas oversigt over attester og beviser. Slå op der, før du afgiver tilbud i et andet land, så undgår du overraskelser, når ordregiveren beder om dokumentation.